Pipefy

Esta reseña de Pipefy aborda para qué se utiliza Pipefy, sus características principales, los planes de precios y las limitaciones de Pipefy, sus agentes de IA y sus capacidades de integración, sus puntos fuertes y débiles, y cómo se compara con otras herramientas de flujo de trabajo. Pipefy es una plataforma de automatización de procesos «sin código» diseñada para equipos empresariales, en lugar de para desarrolladores. Pipefy convierte un proceso empresarial en un «tubo»: un tablero de fases en el que cada solicitud es una ficha que se desplaza de principio a fin. Los formularios recogen la solicitud, los campos almacenan los datos, las automatizaciones mueven las fichas y envían correos electrónicos, y los agentes de IA pueden leer documentos o tomar decisiones rutinarias a lo largo del proceso. Los equipos de operaciones, finanzas y recursos humanos la utilizan para sustituir los hilos de correo electrónico, las hojas de cálculo y las tareas repetitivas por flujos de trabajo con seguimiento, sin tener que esperar a que intervenga el departamento de TI. Pipefy se fundó en 2015 en Curitiba (Brasil) y también cuenta con una oficina en San Francisco.

¿Para qué se utiliza Pipefy?

Pipefy se utiliza para procesos empresariales estructurados y repetibles, con pasos y responsables claros. Algunos ejemplos típicos son las solicitudes de compra y las aprobaciones de adquisición, la gestión de cuentas por pagar y de facturas, los procesos de RR. HH. como la incorporación y la salida de empleados, los procesos de selección de personal, la incorporación de clientes, la atención al cliente y las solicitudes de servicio de TI, así como la revisión de contratos. Cada proceso es un «pipe» con su propio formulario, fases, campos y permisos, y los «pipes» conectados pueden transferir el trabajo de un equipo a otro. En resumen, Pipefy ofrece un software de gestión de procesos para procesos personalizados: los equipos automatizan los flujos de trabajo que antes se gestionaban en las bandejas de entrada, y los responsables ven todas las tareas pendientes en un solo lugar.

Pipefy se dirige a los departamentos más que a los desarrolladores, y está diseñado para dar soporte a los procesos de RR. HH., finanzas y servicios de atención al cliente con las mismas herramientas. Un responsable de procesos de finanzas o RR. HH. puede diseñar el flujo de trabajo, mientras que el departamento de TI mantiene el control sobre el acceso, las integraciones y la seguridad. El objetivo es la eficiencia operativa y la eficiencia de los procesos: menos trabajo manual, menos solicitudes perdidas, un acceso más rápido a los datos y un registro claro de quién aprobó qué. Según la propia página web de Pipefy, entre sus clientes se encuentran Accenture, BASF, IBM y Kraft Heinz, y su público objetivo son los equipos de medianas empresas y los departamentos más grandes que gestionan las mismas solicitudes cada semana.

Características principales

Pipefy ofrece las siguientes características principales para gestionar flujos de trabajo y procesos empresariales:

• Tubos y fases: cada proceso es un tablero de fases al estilo kanban. Las tarjetas contienen los datos de la solicitud, y cada fase tiene sus propios campos obligatorios, de modo que nada avanza si falta información.
• Formularios y portales: los formularios de inicio recogen las solicitudes de empleados, clientes o proveedores, y los portales agrupan varios formularios en un único punto de acceso con la imagen de marca de la empresa. Los usuarios invitados pueden participar sin necesidad de una suscripción de pago.
• Automatizaciones: las reglas sin código mueven tarjetas, crean tarjetas relacionadas, actualizan campos y envían correos electrónicos cuando ocurre algo en un «pipe». Cada plan incluye un número mensual de tareas de automatización.
• Agentes de IA: agentes que revisan documentos, leen currículos, responden a preguntas o analizan solicitudes de crédito dentro de un flujo de trabajo, ya sea de forma autónoma o con una persona que apruebe el resultado.
• Bases de datos: tablas de registros, como proveedores o empleados, a las que los flujos pueden consultar y conectarse.
• Plantillas de procesos: flujos de trabajo ya preparados para compras, incorporación de personal, cuentas por pagar y servicios de asistencia, que puedes adaptar en lugar de empezar desde cero.
• Informes y paneles de control: vistas en tiempo real del volumen de tarjetas, el tiempo dedicado a cada fase y los elementos pendientes, para que los equipos puedan realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento, generar informes sobre el rendimiento de los flujos de trabajo y tomar decisiones basadas en datos sobre los cuellos de botella, sin necesidad de herramientas de análisis independientes.
• Integraciones y API: Zapier en el plan gratuito; integraciones nativas y acceso a la API en los planes de pago; además de conexiones con herramientas como Slack, Microsoft Teams y WhatsApp.
• Interfaces: pantallas personalizadas sobre los flujos de trabajo y las bases de datos (2 en el plan Starter, 20 en el plan Business y 100 en el plan Enterprise).
• Seguridad y gobernanza: acceso basado en roles en el plan Business, y seguridad de nivel empresarial con SSO, autenticación de dos factores y marca blanca en el plan Enterprise.

Planes de precios de Pipefy

Pipefy cuenta con un plan gratuito y dos planes de pago que se comercializan a través del departamento de ventas, además de un plan especial para pequeñas empresas. Los detalles que figuran a continuación proceden de la página de precios de Pipefy a fecha de septiembre de 2026.

• Starter (gratuito): hasta 10 usuarios y 5 procesos, 50 tarjetas nuevas al mes, 15 tareas de automatización al mes, 500 registros en la base de datos, 2 GB de almacenamiento, 205 llamadas a la API al mes, 2 interfaces, 1 conexión de flujo de trabajo, sin usuarios invitados y Zapier como única integración. No se necesita tarjeta de crédito.
• Business: precio a consultar, facturado por usuario. Usuarios, procesos y tarjetas ilimitados, 300 tareas de automatización al mes, 10 000 registros en la base de datos, 20 GB de almacenamiento, 500 llamadas a la API al mes, 20 interfaces, conexiones de flujo de trabajo ilimitadas, integraciones nativas y acceso a la API, hasta 100 usuarios invitados y acceso basado en roles.
• Enterprise: precio a medida. 2.000 tareas de automatización al mes, 10.000 llamadas a la API al mes, límites personalizados de base de datos y almacenamiento, SSO, autenticación de dos factores, marca blanca y usuarios invitados ilimitados.

Todos los planes incluyen 1.000 créditos de IA de un solo uso. Cuando se agoten, se pueden comprar créditos adicionales. Las principales características empresariales que diferencian los planes son los límites de tareas de automatización y de API, los límites más elevados de base de datos y almacenamiento, los usuarios invitados y las funciones empresariales como el SSO. El plan Starter solo cubre automatizaciones básicas, por lo que es mejor utilizarlo para probar un proceso antes de pagar.

Plan especial para pequeñas empresas

Pipefy también ofrece un paquete para pymes destinado a empresas de entre 11 y 200 empleados: una oferta de precio fijo con, según Pipefy, hasta un 90 % de descuento sobre los paquetes habituales. El precio exacto lo facilita el departamento de ventas, por lo que es el plan por el que debes preguntar si eres una pequeña empresa que ha superado los límites de base de datos y almacenamiento del plan gratuito.

Un aspecto que puede suponer una sorpresa en cuanto al coste es el límite de tareas de automatización. El plan Business incluye 300 tareas de automatización al mes para toda la cuenta, y un «pipe» muy activo con varias reglas por tarjeta puede agotar ese límite rápidamente. Comprueba cuántas tareas activará tu proceso y cuántos créditos de IA utilizarán tus agentes antes de elegir un plan. Los precios de las tarifas de pago solo están disponibles a través del departamento de ventas, así que solicita un presupuesto por tipo de usuario.

Agentes de IA de Pipefy y automatización de procesos sin código

Pipefy incorporó los agentes de IA a su plataforma en marzo de 2025 (comunicado de prensa). Un agente es un paso de IA configurado dentro de un flujo: lee la ficha y sus archivos adjuntos, sigue las instrucciones escritas y, a continuación, actualiza campos, mueve la ficha o redacta una respuesta. Los agentes pueden ejecutarse de forma autónoma o esperar a que una persona apruebe el resultado, lo cual es importante para las decisiones financieras y de RR. HH. Las funciones de IA de Pipefy también te ayudan a crear un primer borrador de un proceso, extraer datos de documentos e introducirlos en campos y resumir fichas largas, de modo que el software se encarga de la lectura manual y la introducción de datos, mientras que las personas mantienen el control de la decisión.

Pipefy informa de que sus clientes tenían en funcionamiento más de 4.700 agentes en agosto de 2025. La empresa también afirma que Accenture ha puesto más de 450 de ellos en producción. Tómese estas cifras como datos facilitados por el proveedor. Todos los planes incluyen 1.000 créditos de IA de un solo uso, por lo que es posible realizar una prueba piloto con el plan gratuito antes de pagar por más.

¿Cómo funciona Pipefy? Crea fácilmente procesos estructurados

Pipefy funciona de la misma manera para todos los procesos. Empieza con una de las plantillas de proceso o con un «pipe» en blanco y, a continuación, enumera las fases que realmente tiene tu proceso, por ejemplo: Solicitud, Revisión, Aprobación y Finalizado. Añade los campos que necesita cada fase y marca aquellos que deben rellenarse antes de que una tarjeta pueda avanzar. Crea el formulario de inicio, prueba el flujo con unas cuantas solicitudes reales y añade automatizaciones solo cuando el flujo sea estable. Conecta una base de datos para los datos recurrentes, como los proveedores, y añade un agente de IA para el paso que requiera más lectura manual. Pipefy también te permite describir un flujo de trabajo mediante indicaciones en lenguaje natural y hacer que la IA redacte la primera versión del flujo, que luego podrás perfeccionar. El plan gratuito es suficiente para modelar un proceso de principio a fin, y la interfaz intuitiva es lo suficientemente fácil de usar como para que los usuarios sin conocimientos técnicos puedan gestionar las tareas del día a día. Los procesos complejos con muchas ramificaciones llevan más tiempo: planifica primero las fases en papel y recurre al soporte informático o a un socio para las integraciones.

Cómo se integra Pipefy: capacidades de integración y el portal de servicios

Pipefy se integra con otras aplicaciones y programas de tres formas. Zapier funciona en todos los planes, incluido el Starter. Los planes Business y Enterprise añaden integraciones nativas con herramientas como Slack, Microsoft Teams y WhatsApp, además de la API GraphQL para conexiones personalizadas con sistemas ERP, de RR. HH. y financieros. Las conexiones de flujos de trabajo vinculan los «pipes» entre sí, de modo que una solicitud de compra puede crear una ficha en la contabilidad de acreedores una vez aprobada. El portal de servicios es la puerta de entrada para las solicitudes: los empleados, clientes o proveedores eligen un formulario, lo envían y siguen su estado, mientras que los usuarios invitados en los planes Business y Enterprise pueden participar sin necesidad de una licencia de pago. Para la atención al cliente y la prestación de servicios internos, esto sustituye una bandeja de entrada compartida por una cola con seguimiento por tipo de solicitud.

En qué destaca Pipefy — y en qué se queda corto

Puntos fuertes:

• Los equipos de negocio pueden diseñar y modificar sus propios procesos sin necesidad de programar.
• Las reglas de fase y los campos obligatorios garantizan que las solicitudes estén completas y sean auditables.
• Los portales y los usuarios invitados permiten incorporar a proveedores y empleados sin necesidad de licencias adicionales.
• Los agentes de IA se integran en el flujo de trabajo, con aprobación humana cuando es necesario.
• Una interfaz intuitiva que tanto los equipos pequeños como los grandes departamentos pueden aprender a utilizar rápidamente.

Contras:

• Los precios pagados no se publican, por lo que para elaborar un presupuesto es necesario contactar con el departamento de ventas, incluso en el caso del paquete para pequeñas empresas.
• Las tareas de automatización y las llamadas a la API tienen un límite mensual, incluso en el plan Business.
• Ideal para procesos estructurados; menos adecuado para proyectos de formato libre o proyectos en grupo.
• Las automatizaciones básicas y los límites de almacenamiento de datos del plan gratuito solo son suficientes para una prueba piloto.
• Las integraciones complejas que van más allá de las nativas requieren la API o un socio.

Comparativa de Pipefy

• Kissflow: una alternativa muy similar para flujos de trabajo y aprobaciones con poco código.
• Process Street: procesos basados en listas de verificación, ideal para procedimientos recurrentes.
• Smartsheet: gestión del trabajo y seguimiento de proyectos basados en hojas de cálculo.
• ClickUp: gestión de proyectos «todo en uno» en lugar de automatización de procesos.
• Airtable: una base de datos flexible con interfaces y automatizaciones.
• Microsoft Power Automate: la opción de Microsoft 365 para flujos y RPA.
• Zapier y Make: automatización de la integración entre aplicaciones, no tableros de procesos.
• Creatio, Appian y Camunda: plataformas de procesos más complejas para flujos de trabajo empresariales complejos.

¿Merece la pena Pipefy?

Pipefy merece la pena para equipos empresariales con necesidades específicas en operaciones, finanzas, RR. HH. y compras, que ejecutan el mismo proceso de solicitud muchas veces al mes y quieren gestionarlo en un único lugar estructurado, con seguimiento y automatizado, sin necesidad de desarrolladores. Sus funciones cubren la mayoría de las tareas administrativas, y el generador, fácil de usar, permite a los usuarios sin conocimientos técnicos crear y modificar los flujos por sí mismos. El plan gratuito es lo suficientemente generoso como para probar un proceso. No es tan adecuado para equipos pequeños que necesiten precios publicados, para la automatización de grandes volúmenes que superen los límites mensuales de tareas, ni para proyectos que no sigan pasos fijos. Si necesitas ayuda para diseñar procesos o integrar Pipefy con tus sistemas, las agencias de «low-code» y los desarrolladores de LowCodeDevs pueden encargarse de ello.

Fuentes

• Precios de Pipefy: planes, límites, créditos de IA y modelo de facturación.
• Página de inicio de Pipefy: características, clientes y posicionamiento.
• Pipefy incorpora agentes de IA: el lanzamiento de los agentes de IA en marzo de 2025.
• Sitios de reseñas como Copy.ai y Software Advice siguen mostrando cuatro planes, incluido un plan «Ilimitado», y precios por usuario de 20 y 34 dólares. La página actual de precios de Pipefy solo muestra los planes Starter, Business y Enterprise, con precios de pago bajo petición; esta página sigue la información del proveedor.
• Accenture adopta más de 450 agentes de IA de Pipefy: caso práctico del proveedor.
• Pipefy alcanza los 4.700 agentes de IA, Brazil Economy: cifras de agentes y clientes.