Pipefy

In deze Pipefy-recensie wordt besproken waarvoor Pipefy wordt gebruikt, wat de belangrijkste functies zijn, wat de tariefplannen en limieten van Pipefy zijn, hoe het zit met de AI-agenten en integratiemogelijkheden, waar het platform uitblinkt en waar het tekortschiet, en hoe het zich verhoudt tot andere workflowtools. Pipefy is een ‘no-code’-platform voor procesautomatisering dat is ontwikkeld voor zakelijke teams in plaats van voor ontwikkelaars. Pipefy zet een bedrijfsproces om in een ‘pipe’: een bord met fasen waarin elk verzoek een kaartje is dat van begin naar eind beweegt. Formulieren verzamelen het verzoek, velden bevatten de gegevens, automatiseringen verplaatsen kaartjes en versturen e-mails, en AI-agenten kunnen onderweg documenten lezen of routinematige beslissingen nemen. Operations-, financiële en HR-teams gebruiken het om e-mailconversaties, spreadsheets en repetitieve taken te vervangen door traceerbare workflows, zonder te hoeven wachten op IT. Pipefy is in 2015 opgericht in Curitiba, Brazilië, en heeft ook een kantoor in San Francisco.

Waarvoor wordt Pipefy gebruikt?

Pipefy wordt gebruikt voor gestructureerde, herhaalbare bedrijfsprocessen met duidelijke stappen en verantwoordelijken. Typische voorbeelden zijn inkoopaanvragen en goedkeuringen voor aankopen, crediteurenadministratie en factuurverwerking, HR-processen zoals het in- en uitschrijven van medewerkers, wervingspijplijnen, het onboarden van klanten, klantenondersteuning en IT-serviceverzoeken, en contractbeoordeling. Elk proces is een ‘pipe’ met een eigen formulier, fasen, velden en machtigingen, en onderling verbonden pipes kunnen werk van het ene team naar het andere doorgeven. Kortom, Pipefy biedt procesbeheersoftware voor op maat gemaakte processen: teams automatiseren workflows die voorheen in inboxen bleven hangen, en managers zien alle openstaande taken op één plek.

Pipefy richt zich op afdelingen in plaats van op ontwikkelaars, en is ontworpen om HR-processen, financiën en klantenservice met dezelfde tools te ondersteunen. Een proceseigenaar bij financiën of HR kan de workflow ontwerpen, terwijl IT de controle behoudt over toegang, integraties en beveiliging. Het doel is operationele efficiëntie en procesefficiëntie: minder handmatig werk, minder verloren verzoeken, snellere toegang tot gegevens en een duidelijk overzicht van wie wat heeft goedgekeurd. Volgens de eigen website van Pipefy behoren Accenture, BASF, IBM en Kraft Heinz tot de klanten, en ligt de focus op middelgrote teams en grotere afdelingen die elke week dezelfde verzoeken verwerken.

Belangrijkste functies

Pipefy biedt de volgende belangrijkste functies voor het beheer van workflows en bedrijfsprocessen:

• Pipes en fasen: elk proces is een bord in kanban-stijl dat uit fasen bestaat. Kaarten bevatten de verzoekgegevens en elke fase heeft zijn eigen verplichte velden, zodat er niets verdergaat als er informatie ontbreekt.
• Formulieren en portalen: startformulieren verzamelen verzoeken van medewerkers, klanten of leveranciers, en portalen groeperen meerdere formulieren in één toegangspunt met huisstijl. Gastgebruikers kunnen deelnemen zonder een betaald account.
• Automatiseringen: ‘no-code’-regels verplaatsen kaarten, maken gekoppelde kaarten aan, werken velden bij en versturen e-mails wanneer er iets gebeurt in een pipe. Elk abonnement omvat een maandelijks aantal automatiseringstaken.
• AI-agenten: agenten die documenten controleren, cv’s lezen, vragen beantwoorden of kredietaanvragen analyseren binnen een workflow, hetzij zelfstandig, hetzij met een persoon die het resultaat goedkeurt.
• Databases: tabellen met records, zoals leveranciers of medewerkers, die pijplijnen kunnen raadplegen en waarmee ze verbinding kunnen maken.
• Proces-sjablonen: kant-en-klare pijplijnen voor inkoop, onboarding, crediteurenadministratie en servicedesks die u kunt aanpassen in plaats van helemaal vanaf nul te beginnen.
• Rapporten en dashboards: realtime overzichten van kaartvolumes, bestede tijd per fase en achterstallige posten, zodat teams prestatiestatistieken kunnen bijhouden, rapporten over workflowprestaties kunnen genereren en datagestuurde beslissingen kunnen nemen over knelpunten, zonder aparte analysetools.
• Integraties en API: Zapier in het gratis abonnement, native integraties en API-toegang in betaalde abonnementen, plus koppelingen met tools zoals Slack, Microsoft Teams en WhatsApp.
• Interfaces: aangepaste schermen bovenop pijplijnen en databases (2 bij Starter, 20 bij Business, 100 bij Enterprise).
• Beveiliging en governance: op rollen gebaseerde toegang bij Business, en beveiliging op enterprise-niveau met SSO, tweefactorauthenticatie en white labelling bij Enterprise.

Prijsplannen van Pipefy

Pipefy heeft één gratis abonnement en twee betaalde abonnementen die via de verkoopafdeling worden aangeboden, plus een speciaal abonnement voor kleine bedrijven. De onderstaande details zijn afkomstig van de prijspagina van Pipefy per september 2026.

• Starter (gratis): maximaal 10 gebruikers en 5 processen, 50 nieuwe kaarten per maand, 15 automatiseringstaken per maand, 500 databaserecords, 2 GB opslagruimte, 205 API-aanroepen per maand, 2 interfaces, 1 workflow-koppeling, geen gastgebruikers en Zapier als enige integratie. Er is geen creditcard nodig.
• Business: prijs op aanvraag, facturering per gebruiker. Onbeperkt aantal gebruikers, processen en kaarten, 300 automatiseringstaken per maand, 10.000 databaserecords, 20 GB opslagruimte, 500 API-aanroepen per maand, 20 interfaces, onbeperkte workflowverbindingen, native integraties en API-toegang, maximaal 100 gastgebruikers en op rollen gebaseerde toegang.
• Enterprise: prijs op maat. 2.000 automatiseringstaken per maand, 10.000 API-aanroepen per maand, aangepaste limieten voor database en opslagruimte, SSO, tweefactorauthenticatie, white labelling en onbeperkt aantal gastgebruikers.

Elk abonnement bevat 1.000 AI-credits voor eenmalig gebruik. Als deze op zijn, kunnen extra credits worden aangeschaft. De belangrijkste zakelijke functies die de abonnementen van elkaar onderscheiden, zijn de limieten voor automatiseringstaken en API-aanroepen, hogere limieten voor database en opslag, gastgebruikers en enterprise-functies zoals SSO. Het Starter-abonnement dekt alleen basisautomatiseringen, dus dit kun je het beste gebruiken om één proces te testen voordat je betaalt.

Speciaal pakket voor kleine bedrijven

Pipefy biedt ook een MKB-pakket aan voor bedrijven met 11 tot 200 medewerkers: een aanbieding tegen een vaste prijs met, in de woorden van Pipefy, tot 90% korting op de reguliere pakketten. De exacte prijs wordt opnieuw door de verkoopafdeling opgegeven, dus dit is het pakket waar je naar moet vragen als je een klein bedrijf bent dat de database- en opslaglimieten van het gratis pakket is ontgroeid.

Een kostenverrassing waar je op moet letten, is het aantal toegestane automatiseringstaken. Het Business-pakket omvat 300 automatiseringstaken per maand voor het hele account, en een drukke ‘pipe’ met meerdere regels per kaart kan dat snel opgebruiken. Controleer hoeveel taken je proces zal activeren en hoeveel AI-credits je medewerkers zullen verbruiken, voordat je een abonnement kiest. De prijzen zijn alleen verkrijgbaar via de verkoopafdeling, dus vraag om een offerte per gebruikerstype.

Pipefy AI-agenten en procesautomatisering zonder code

Pipefy heeft in maart 2025 AI-agenten aan zijn platform toegevoegd (persbericht). Een agent is een geconfigureerde AI-stap binnen een pijplijn: deze leest de kaart en de bijlagen, volgt geschreven instructies en werkt vervolgens velden bij, verplaatst de kaart of stelt een antwoord op. Agents kunnen zelfstandig werken of wachten tot een persoon het resultaat goedkeurt, wat van belang is voor financiële en HR-beslissingen. De AI-functies van Pipefy helpen je ook bij het maken van een eerste concept van een pipe, het extraheren van gegevens uit documenten naar velden en het samenvatten van lange kaarten, zodat de software het handmatig lezen en invoeren van gegevens overneemt terwijl mensen de controle over de beslissing behouden.

Pipefy meldt dat zijn klanten in augustus 2025 meer dan 4.700 agents in gebruik hadden. Het bedrijf zegt ook dat Accenture er meer dan 450 in productie heeft genomen. Beschouw dit als cijfers van de leverancier. Elk abonnement bevat 1.000 AI-credits voor eenmalig gebruik, dus je kunt eerst een proefproject uitvoeren met het gratis abonnement voordat je voor meer betaalt.

Hoe werkt Pipefy? Bouw eenvoudig gestructureerde processen

Pipefy werkt voor elk proces op dezelfde manier. Begin met een van de processjablonen of een lege ‘pipe’, en zet vervolgens de fasen op een rij die jouw proces daadwerkelijk doorloopt, bijvoorbeeld Aanvraag, Beoordeling, Goedkeuring en Voltooid. Voeg de velden toe die elke fase nodig heeft, en markeer de velden die moeten worden ingevuld voordat een kaart verder kan. Maak het startformulier, test de pijplijn met een paar echte aanvragen en voeg pas automatiseringen toe als de workflow stabiel is. Koppel een database voor terugkerende gegevens, zoals leveranciers, en voeg een AI-agent toe voor de stap die de meeste handmatige controle vereist. Met Pipefy kun je een workflow ook beschrijven in natuurlijke taal, waarna de AI een eerste versie van de pijplijn opstelt die je vervolgens kunt verfijnen. Het gratis abonnement is voldoende om één proces van begin tot eind te modelleren, en de intuïtieve interface is gebruiksvriendelijk genoeg voor niet-technische gebruikers om dagelijkse taken te beheren. Complexe processen met veel vertakkingen vergen meer tijd: plan de fasen eerst op papier en schakel IT-ondersteuning of een partner in voor integraties.

Hoe Pipefy integreert: integratiemogelijkheden en het serviceportaal

Pipefy kan op drie manieren worden geïntegreerd met andere apps en software. Zapier werkt bij elk abonnement, inclusief het Starter-abonnement. Business en Enterprise bieden native integraties met tools zoals Slack, Microsoft Teams en WhatsApp, plus de GraphQL API voor aangepaste koppelingen met ERP-, HR- en financiële systemen. Workflow-koppelingen verbinden pipes met elkaar, zodat een inkoopaanvraag een kaart in de crediteurenadministratie kan aanmaken zodra deze is goedgekeurd. Het serviceportaal is de toegangspoort voor verzoeken: medewerkers, klanten of leveranciers kiezen een formulier, dienen het in en volgen de status ervan, terwijl gastgebruikers bij de Business- en Enterprise-abonnementen kunnen deelnemen zonder een betaald account. Voor klantenondersteuning en interne dienstverlening vervangt dit een gedeelde inbox door één traceerbare wachtrij per type verzoek.

Waar Pipefy uitblinkt — en waar het tekortschiet

Sterke punten:

• Bedrijfsteams kunnen hun eigen processen ontwerpen en aanpassen zonder te hoeven programmeren.
• Faseregels en verplichte velden zorgen ervoor dat verzoeken volledig en controleerbaar blijven.
• Portalen en gastgebruikers betrekken leveranciers en medewerkers erbij zonder extra licenties.
• AI-agenten zijn geïntegreerd in de workflow, met menselijke goedkeuring waar nodig.
• Een intuïtieve interface die zowel kleine teams als grote afdelingen snel onder de knie kunnen krijgen.

Nadelen:

• Betaalde prijzen worden niet gepubliceerd, dus voor het opstellen van een begroting is een gesprek met de verkoopafdeling nodig, zelfs voor het pakket voor kleine bedrijven.
• Het aantal automatiseringstaken en API-aanroepen is per maand beperkt, zelfs in het Business-pakket.
• Het meest geschikt voor gestructureerde processen; minder geschikt voor vrij vormgegeven projectwerk of groepsprojecten.
• De basisautomatiseringen en de limieten voor gegevensopslag van het gratis abonnement zijn alleen voldoende voor een proefproject.
• Voor complexe integraties die verder gaan dan de standaardintegraties is de API of een partner nodig.

Hoe Pipefy zich verhoudt tot andere oplossingen

• Kissflow: een goed alternatief voor low-code-workflows en goedkeuringsprocessen.
• Process Street: processen waarbij de checklist centraal staat, sterk in terugkerende procedures.
• Smartsheet: werkbeheer en projectopvolging op basis van spreadsheets.
• ClickUp: alles-in-één projectbeheer in plaats van procesautomatisering.
• Airtable: een flexibele database met interfaces en automatiseringen.
• Microsoft Power Automate: de Microsoft 365-optie voor workflows en RPA.
• Zapier en Make: automatisering van integraties tussen apps, geen procesborden.
• Creatio, Appian en Camunda: zwaardere procesplatforms voor complexe bedrijfsworkflows.

Is Pipefy de moeite waard?

Pipefy is de moeite waard voor zakelijke teams met specifieke behoeften op het gebied van bedrijfsvoering, financiën, HR en inkoop, die hetzelfde aanvraagproces meerdere keren per maand uitvoeren en dit op één gestructureerde, traceerbare en geautomatiseerde plek willen beheren zonder ontwikkelaars. De functies dekken de meeste backoffice-taken, en dankzij de gebruiksvriendelijke builder kunnen niet-technische gebruikers zelf pipes aanmaken en aanpassen. Het gratis abonnement is ruim genoeg om één proces te testen. Het is minder geschikt voor kleine teams die gepubliceerde prijzen nodig hebben, voor grootschalige automatisering die de maandelijkse taaklimieten overschrijdt, of voor projectwerk dat geen vaste stappen volgt. Als je hulp nodig hebt bij het ontwerpen van processen of het integreren van Pipefy met je systemen, kunnen low-code-bureaus en ontwikkelaars op LowCodeDevs dit voor je regelen.

Bronnen

• Pipefy-tarieven: abonnementen, limieten, AI-credits en factureringsmodel.
• Startpagina van Pipefy: functies, klanten en positionering.
• Pipefy voegt AI-agenten toe: de lancering van AI-agenten in maart 2025.
• Beoordelingssites zoals Copy.ai en Software Advice vermelden nog steeds vier abonnementen, waaronder een “Unlimited”-abonnement, en prijzen per gebruiker van $20 en $34. Op de huidige prijspagina van Pipefy staan alleen Starter, Business en Enterprise vermeld, waarbij de prijzen op aanvraag worden verstrekt; deze pagina volgt de informatie van de leverancier.
• Accenture neemt meer dan 450 AI-agenten van Pipefy in gebruik: casestudy van de leverancier.
• Pipefy bereikt 4.700 AI-agenten, Brazil Economy: cijfers over agenten en klanten.