Workato Workbot

Esta reseña aborda para qué se utiliza el bot, cómo funcionan los comandos y las recetas, los precios, sus puntos fuertes y débiles, y cómo se compara con otras herramientas de automatización de chat. Workbot forma parte de la plataforma Workato, no es un producto independiente: cada comando, botón y notificación del bot se basa en una receta de Workato. Se integra en el software de chat de tu empresa, por lo que los usuarios pueden acceder a datos, aprobar solicitudes o crear registros en aplicaciones como Salesforce, Jira o Zendesk sin tener que cambiar de pestaña. Workato anunció por primera vez Workbot para Slack el 25 de enero de 2016; actualmente, la documentación incluye Slack, Microsoft Teams y Workplace.

¿Para qué se utiliza Workbot? Supervisión, ChatOps y un bot de solicitudes

La propia descripción general de Workato señala tres usos principales. El primero es la supervisión y las notificaciones de eventos: una receta supervisa una aplicación y publica un mensaje en un canal o se lo envía a un usuario cuando ocurre algo, como un nuevo acuerdo de gran valor, un pago fallido o un ticket urgente. El segundo es una línea de asistencia de ChatOps, en la que los equipos de soporte o de TI reciben solicitudes y responden a preguntas desde dentro de Slack o Teams. El tercero es un bot de solicitudes que agiliza la asignación de recursos, por ejemplo, solicitudes de acceso, nuevos portátiles o licencias de software con un paso de aprobación.

El denominador común es que se reduce el cambio constante entre aplicaciones: ya no hay que alternar entre pestañas para encontrar información relevante. En lugar de abrir cinco herramientas, el usuario escribe un comando o hace clic en un botón en el chat, y Workbot recupera la información relevante o realiza la tarea. Una forma sencilla de apreciar su valor es con un ejemplo: mostrar los detalles de una oportunidad de Salesforce, crear una nueva incidencia en Jira o publicar un resumen de un ticket de Zendesk en un canal.

Características principales

• Comandos: un comando sigue el patrón «aplicación + acción + datos», como «GitHub create issue». Workbot cuenta con comprensión del lenguaje natural integrada, por lo que «crear un ticket en GitHub» también funciona. Cada comando puede solicitar parámetros, como un título, una descripción o un responsable.
• Recetas detrás de cada comando: el desencadenante «Nuevo comando» inicia una receta, la receta se comunica con otras aplicaciones y una acción de respuesta de «Publicar» envía el resultado de vuelta al chat.
• Notificaciones: cualquier receta de Workato puede publicar un mensaje a través de Workbot cuando se produce un evento empresarial, con botones para que el usuario pueda actuar en consecuencia.
• Mensajes enriquecidos en Slack: Workbot es compatible con el Block Kit de Slack para diseños y con ventanas modales para formularios. Una receta puede pausarse y esperar a que el usuario actúe, por lo que una sola receta puede gestionar varios pasos de una conversación.
• Eventos: el desencadenante «Nuevo evento» reacciona a los eventos de la API de eventos de Slack y a componentes interactivos como los clics en botones y el envío de ventanas modales.
• Microsoft Teams: Workbot para Teams incluye comandos predefinidos de Salesforce, y los equipos pueden crear sus propios comandos sin necesidad de programar.
• Conectores: al ejecutarse en Workato, Workbot puede conectarse a todas las aplicaciones compatibles con Workato, lo que le permite automatizar flujos de trabajo en una amplia variedad de herramientas. Los administradores gestionan a qué conexiones puede acceder cada instancia del bot.

Precios de Workbot

Workato no publica los precios, y Workbot no se vende por separado, sino que se incluye con una suscripción a Workato. Según la documentación de facturación de Workato, los clientes que se hayan dado de alta a partir de febrero de 2024 están sujetos a un modelo basado en el uso, en el que la edición y el volumen de tareas determinan el coste. Las estimaciones de terceros sitúan las ediciones básicas en unos 10 000 dólares al año, siendo los costes de las implementaciones empresariales mucho más elevados (Latenode, Costbench). Estas cifras no proceden del proveedor.

La sorpresa en cuanto a costes que hay que tener en cuenta es que cada comando y notificación supone la ejecución de una receta, por lo que un bot muy activo aumenta tu consumo de tareas. Pregunta a Workato cómo se contabilizan los comandos, las notificaciones y los clics en botones de Workbot en tu plan cada mes antes de implementarlo en una gran organización que utilice Slack o Teams.

Cómo funcionan los comandos de Workbot en el software de chat de tu empresa

Para crear un comando, debes crear una receta con el desencadenador «Nuevo comando» de Workbot, establecer el nombre del comando y una sugerencia, y elegir los campos de entrada que el usuario debe rellenar. Añade acciones para las aplicaciones con las que debe interactuar el comando y, a continuación, finaliza con «Publicar respuesta» para devolver el resultado. Para flujos más completos en Slack, la receta puede abrir una ventana modal (utilizando el ID del desencadenante del comando), publicar un mensaje de Block Kit con botones y esperar a la acción del usuario antes de continuar. Por eso Workbot es ideal para equipos que ya trabajan con Workato: el bot es simplemente otra forma de interactuar con las recetas que ya conocen, y puede ayudar a las personas con las tareas cotidianas mientras te aseguras de que cada acción siga ejecutándose a través de una receta regulada.

Donde destaca Workbot — y dónde se queda corto

Puntos fuertes:

• Ejecuta automatizaciones reales en numerosas aplicaciones empresariales, no solo simples respuestas de chat, con supervisión y alertas integradas.
• Una sola receta puede gestionar una conversación de varios pasos con botones, formularios y aprobaciones.
• Funciona tanto en Slack como en Microsoft Teams.
• La gobernanza y los conectores provienen de la plataforma más amplia de Workato.

Inconvenientes:

• Solo tiene sentido si ya utilizas Workato o tienes previsto adquirirlo.
• No hay precios públicos; los costes dependen de tu contrato y del uso que le des a las tareas.
• Crear buenos comandos requiere habilidades para elaborar recetas, no solo una indicación.
• Las funciones de Teams y Slack difieren, y la mayoría de la documentación detallada se centra en Slack.

Comparativa de Workbot

• Workato: la plataforma de automatización en la que se ejecuta Workbot.
• Slack Workflow Builder: los flujos de trabajo sin código propios de Slack, más sencillos y económicos para tareas dentro de Slack.
• Microsoft Copilot Studio: el generador de agentes de Microsoft para Teams y la web.
• Microsoft Power Automate: flujos y aprobaciones que se publican en Teams.
• Zapier y Make: herramientas de automatización más ligeras con pasos para Slack y Teams.
• Tray.ai y n8n: otras plataformas de automatización que pueden gestionar bots de chat.
• Voiceflow: un generador de agentes de IA orientados al cliente, en lugar de a operaciones internas de ChatOps.

¿Merece la pena Workbot?

Workbot merece la pena para las empresas que ya utilizan Workato y quieren que sus empleados utilicen esas automatizaciones desde Slack o Teams: aprobaciones, búsquedas, alertas y solicitudes de servicio sin salir del chat. No es una razón para adquirir Workato por sí solo, y los equipos que busquen una experiencia más sencilla para flujos de trabajo básicos dentro del chat encontrarán mejores opciones en Slack Workflow Builder o Power Automate. Si necesitas ayuda para diseñar comandos de Workbot o las recetas que hay detrás de ellos, las agencias de automatización y los desarrolladores de LowCodeDevs pueden echarte una mano.

Fuentes

• Descripción general de Workbot, documentación de Workato: plataformas y principales casos de uso.
• Comandos de Workbot, documentación de Workato: sintaxis de los comandos, parámetros y el desencadenante «Nuevo comando».
• Block Kit, ventanas modales y espera a la acción del usuario, documentación de Workato: mensajes enriquecidos y flujos de varios pasos en Slack.
• Desencadenantes de Workbot para Slack, documentación de Workato: el desencadenante de evento «Nuevo».
• Anuncio de Workbot para Slack, Workato: lanzamiento en enero de 2016.
• Workbot para Microsoft Teams, Workato Product Hub: comandos de Teams.
• Facturación y uso, documentación de Workato: el modelo de facturación basado en el uso.
• Precios de Workato, Latenode y Costbench: estimaciones de precios de terceros.