Workato Workbot

Cette analyse porte sur les utilisations du bot, le fonctionnement des commandes et des recettes, les tarifs, ses points forts et ses limites, ainsi que sa comparaison avec d’autres outils d’automatisation par chat. Workbot fait partie intégrante de la plateforme Workato ; il ne s’agit pas d’un produit distinct : chaque commande, bouton et notification du bot est piloté par une recette Workato. Il s'intègre au logiciel de messagerie instantanée de votre entreprise, ce qui permet à vos collaborateurs d'accéder à des données, d'approuver des demandes ou de créer des enregistrements dans des applications telles que Salesforce, Jira ou Zendesk sans avoir à changer d'onglet. Workato a annoncé pour la première fois Workbot pour Slack le 25 janvier 2016 ; la documentation couvre désormais Slack, Microsoft Teams et Workplace.

À quoi sert Workbot ? Surveillance, ChatOps et bot de demandes

La présentation de Workato cite trois utilisations principales. La première concerne la surveillance et les notifications d’événements : une recette surveille une application et publie un message sur un canal ou à l’attention d’un utilisateur lorsqu’un événement se produit, comme une nouvelle transaction à forte valeur ajoutée, un paiement échoué ou un ticket urgent. La deuxième est une assistance ChatOps, où les équipes d’assistance ou informatiques traitent les demandes et répondent aux questions directement depuis Slack ou Teams. La troisième est un bot de demande qui rationalise l’allocation des ressources, par exemple les demandes d’accès, les nouveaux ordinateurs portables ou les licences logicielles nécessitant une étape de validation.

Le point commun est de réduire les allers-retours entre les applications : plus besoin de passer d’un onglet à l’autre pour trouver les informations pertinentes. Au lieu d’ouvrir cinq outils, l’utilisateur tape une commande ou clique sur un bouton dans le chat, et Workbot récupère les informations pertinentes ou effectue la tâche. Un exemple simple permet d’illustrer cette valeur ajoutée : afficher les détails d’une opportunité depuis Salesforce, créer un nouveau ticket dans Jira ou publier le résumé d’un ticket Zendesk dans un canal.

Fonctionnalités clés

• Commandes : une commande suit le modèle « application + action + données », par exemple « GitHub create issue ». Workbot intègre une compréhension du langage naturel ; ainsi, « créer un ticket dans GitHub » fonctionne également. Chaque commande peut nécessiter des paramètres, tels qu’un titre, une description ou un responsable.
• Les recettes derrière chaque commande : le déclencheur « Nouvelle commande » lance une recette, la recette communique avec d’autres applications, puis une action « Publier une réponse » renvoie le résultat dans le chat.
• Notifications : toute recette Workato peut publier un message via Workbot lorsqu’un événement métier se produit, avec des boutons permettant à l’utilisateur d’agir en conséquence.
• Messages enrichis dans Slack : Workbot prend en charge le Block Kit de Slack pour les mises en page, ainsi que les fenêtres modales pour les formulaires. Une recette peut se mettre en pause et attendre l’action de l’utilisateur ; ainsi, une seule recette peut gérer plusieurs étapes d’une conversation.
• Événements : le déclencheur « Nouvel événement » réagit aux événements de l’API Slack Events et aux composants interactifs tels que les clics sur des boutons et les soumissions de fenêtres modales.
• Microsoft Teams : Workbot pour Teams est fourni avec des commandes Salesforce prédéfinies, et les équipes peuvent créer leurs propres commandes sans avoir à coder.
• Connecteurs : comme il fonctionne sur Workato, Workbot peut se connecter à toutes les applications prises en charge par Workato, ce qui lui permet d’automatiser des workflows sur une grande variété d’outils. Les administrateurs gèrent les connexions auxquelles chaque instance du bot peut accéder.

Tarification de Workbot

Workato ne publie pas ses tarifs, et Workbot n’est pas vendu séparément ; il est inclus dans un abonnement Workato. Selon la documentation de facturation de Workato, les clients ayant souscrit à partir de février 2024 sont soumis à un modèle basé sur l’utilisation, dans lequel l’édition et le volume des tâches déterminent le coût. Selon des estimations de tiers, les éditions d’entrée de gamme s’élèveraient à environ 10 000 dollars par an, les déploiements en entreprise étant bien plus coûteux (Latenode, Costbench). Il ne s’agit pas de chiffres fournis par le fournisseur.

Il faut toutefois garder à l’esprit que chaque commande et chaque notification correspondent à l’exécution d’une recette ; ainsi, un bot très actif augmente votre consommation de tâches. Renseignez-vous auprès de Workato sur la manière dont les commandes, les notifications et les clics sur les boutons de Workbot sont comptabilisés chaque mois dans votre forfait avant de le déployer au sein d’une grande organisation utilisant Slack ou Teams.

Fonctionnement des commandes Workbot dans le logiciel de messagerie instantanée de votre entreprise

Pour créer une commande, vous devez créer une recette avec le déclencheur « Nouvelle commande » de Workbot, définir le nom de la commande et une indication, puis choisir les champs de saisie que l’utilisateur doit remplir. Ajoutez des actions pour les applications concernées par la commande, puis terminez par « Publier une réponse » pour renvoyer le résultat. Pour des flux plus riches dans Slack, la recette peut ouvrir une fenêtre modale (à l’aide de l’ID du déclencheur de la commande), publier un message Block Kit avec des boutons, et attendre l’action de l’utilisateur avant de continuer. C’est pourquoi Workbot convient aux équipes qui utilisent déjà Workato : le bot n’est qu’un autre moyen d’interagir avec les recettes qu’elles connaissent, et il peut aider les utilisateurs dans leurs tâches quotidiennes tout en garantissant que chaque action s’effectue toujours via une recette contrôlée.

Les points forts et les limites de Workbot

Points forts :

• Permet de mettre en œuvre de véritables automatisations dans de nombreuses applications professionnelles, et pas seulement de simples réponses par chat, avec des fonctionnalités de surveillance et d’alertes intégrées.
• Une seule recette peut gérer une conversation en plusieurs étapes avec des boutons, des formulaires et des validations.
• Fonctionne à la fois sur Slack et Microsoft Teams.
• La gouvernance et les connecteurs proviennent de la plateforme Workato au sens large.

Inconvénients :

• N'a de sens que si vous utilisez déjà Workato ou prévoyez de l'acheter.
• Pas de tarification publique ; les coûts dépendent de votre contrat et de votre utilisation des tâches.
• La création de commandes efficaces nécessite des compétences en matière de « recettes », et pas seulement une simple invite.
• Les fonctionnalités de Teams et de Slack diffèrent, et la plupart des documentations détaillées se concentrent sur Slack.

Comparaison de Workbot

• Workato : la plateforme d’automatisation sur laquelle fonctionne Workbot.
• Slack Workflow Builder : les workflows sans code de Slack, plus simples et moins chers pour les tâches effectuées directement dans Slack.
• Microsoft Copilot Studio : l'outil de création d'agents de Microsoft pour Teams et le Web.
• Microsoft Power Automate : des flux et des processus de validation qui s'affichent dans Teams.
• Zapier et Make : des outils d’automatisation plus légers proposant des étapes pour Slack et Teams.
• Tray.ai et n8n : d’autres plateformes d’automatisation capables de piloter des chatbots.
• Voiceflow : un générateur d’agents IA destinés aux clients plutôt qu’aux opérations internes de ChatOps.

Workbot en vaut-il la peine ?

Workbot est utile pour les entreprises qui utilisent déjà Workato et souhaitent que leurs collaborateurs puissent utiliser ces automatisations depuis Slack ou Teams : validations, recherches, alertes et demandes de service sans quitter la conversation. Ce n’est pas une raison suffisante pour acheter Workato en soi, et les équipes qui recherchent une expérience plus légère pour des workflows simples au sein d’une conversation trouveront leur bonheur avec Slack Workflow Builder ou Power Automate. Si vous avez besoin d’aide pour concevoir des commandes Workbot ou les « recettes » qui les sous-tendent, les agences d’automatisation et les développeurs de LowCodeDevs peuvent vous aider.

Sources

• Présentation de Workbot, documentation Workato : plateformes et principaux cas d’utilisation.
• Commandes Workbot, documentation Workato : syntaxe des commandes, paramètres et déclencheur « Nouvelle commande ».
• Block Kit, fenêtres modales et attente d’une action de l’utilisateur, documentation Workato : messages enrichis et flux en plusieurs étapes dans Slack.
• Déclencheurs Workbot pour Slack, documentation Workato : le déclencheur d’événement « New ».
• Annonce de Workbot pour Slack, Workato : lancement en janvier 2016.
• Workbot pour Microsoft Teams, Centre de produits Workato : commandes Teams.
• Facturation et utilisation, documentation Workato : le modèle de facturation basé sur l'utilisation.
• Tarifs de Workato, Latenode et Costbench : estimations de prix par des tiers.