Workato Workbot

In deze review wordt besproken waarvoor de bot wordt gebruikt, hoe commando’s en recepten werken, wat de prijzen zijn, waarin de bot uitblinkt en waar hij tekortschiet, en hoe hij zich verhoudt tot andere tools voor chatautomatisering. Workbot maakt deel uit van het Workato-platform en is geen afzonderlijk product: elk commando, elke knop en elke melding in de bot wordt aangestuurd door een Workato-recept. De bot is geïntegreerd in de chatsoftware van je bedrijf, zodat gebruikers toegang hebben tot gegevens, verzoeken kunnen goedkeuren of records kunnen aanmaken in apps zoals Salesforce, Jira of Zendesk zonder van tabblad te hoeven wisselen. Workato kondigde Workbot voor Slack voor het eerst aan op 25 januari 2016; de documentatie omvat nu Slack, Microsoft Teams en Workplace.

Waar wordt Workbot voor gebruikt? Monitoring, ChatOps en een verzoekbot

In het eigen overzicht van Workato worden drie belangrijke toepassingen genoemd. De eerste betreft monitoring en gebeurtenismeldingen: een recept houdt een app in de gaten en plaatst een bericht in een kanaal of stuurt dit naar een gebruiker wanneer er iets gebeurt, zoals een nieuwe lucratieve deal, een mislukte betaling of een urgent ticket. De tweede toepassing is een ChatOps-helpdesk, waarbij support- of IT-teams verzoeken in behandeling nemen en vragen beantwoorden vanuit Slack of Teams. De derde toepassing is een verzoekbot die het toewijzen van middelen stroomlijnt, bijvoorbeeld toegangsverzoeken, nieuwe laptops of softwarelicenties met een goedkeuringsstap.

De rode draad is dat er minder tussen apps hoeft te worden geschakeld: je hoeft niet meer tussen tabbladen te wisselen om relevante informatie te vinden. In plaats van vijf tools te openen, typt een gebruiker een commando of klikt op een knop in de chat, waarna Workbot de relevante informatie ophaalt of de taak uitvoert. Een eenvoudig voorbeeld illustreert de meerwaarde: het weergeven van opportunity-details uit Salesforce, het aanmaken van een nieuwe issue in Jira of het plaatsen van een Zendesk-ticketsamenvatting in een kanaal.

Belangrijkste functies

• Commando’s: een commando volgt het patroon app + actie + gegevens, zoals „GitHub create issue“. Workbot beschikt over ingebouwde natuurlijke taalverwerking, dus „create an issue in GitHub“ werkt ook. Elk commando kan om parameters vragen, zoals een titel, beschrijving of toegewezen persoon.
• Recepten achter elk commando: de trigger „Nieuw commando“ start een recept, het recept communiceert met andere apps en een „Antwoord plaatsen“-actie stuurt het resultaat terug naar de chat.
• Meldingen: elk Workato-recept kan via Workbot een bericht plaatsen wanneer er een zakelijke gebeurtenis plaatsvindt, met knoppen zodat de gebruiker erop kan reageren.
• Rijke berichten in Slack: Workbot ondersteunt Slack’s Block Kit voor lay-outs en modale vensters voor formulieren. Een recept kan pauzeren en wachten op actie van de gebruiker, zodat één recept meerdere stappen van een gesprek kan afhandelen.
• Gebeurtenissen: de trigger ‘Nieuwe gebeurtenis’ reageert op gebeurtenissen uit de Slack Events API en op interactieve componenten, zoals klikken op knoppen en het indienen van modale vensters.
• Microsoft Teams: Workbot voor Teams wordt geleverd met vooraf ingestelde Salesforce-opdrachten, en teams kunnen zonder te programmeren hun eigen opdrachten maken.
• Connectors: omdat Workbot op Workato draait, kan het verbinding maken met elke app die Workato ondersteunt, waardoor het workflows in een breed scala aan tools kan automatiseren. Beheerders bepalen tot welke verbindingen elke instantie van de bot toegang heeft.

Prijzen van Workbot

Workato publiceert geen prijzen en Workbot wordt niet afzonderlijk verkocht; het wordt geleverd bij een Workato-abonnement. Volgens de factureringsdocumentatie van Workato gelden voor klanten die zich vanaf februari 2024 hebben aangemeld een op gebruik gebaseerd model, waarbij de editie en het aantal taken bepalend zijn voor de kosten. Schattingen van derden plaatsen instapedities op ongeveer $10.000 per jaar, terwijl zakelijke implementaties aanzienlijk hoger uitvallen (Latenode, Costbench). Dit zijn geen cijfers van de leverancier.

Een kostenverrassing om op te letten is dat elke opdracht en melding als een uitgevoerde ‘recipe’ telt, dus een drukke bot verhoogt je taakverbruik. Vraag Workato hoe Workbot-opdrachten, meldingen en knopklikken maandelijks meetellen voor je abonnement, voordat je het uitrolt naar een grote Slack- of Teams-organisatie.

Hoe Workbot-opdrachten werken in de chatsoftware van je bedrijf

Om een commando te maken, maak je een recept aan met de Workbot-trigger ‘Nieuw commando’, stel je de naam van het commando en een hint in, en kies je de invoervelden die een gebruiker moet invullen. Voeg acties toe voor de apps waarop het commando invloed moet hebben, en sluit af met ‘Post reply’ om het resultaat terug te sturen. Voor uitgebreidere workflows in Slack kan het recept een modaal venster openen (met behulp van de trigger-ID uit het commando), een Block Kit-bericht met knoppen plaatsen en wachten op de actie van de gebruiker voordat het verdergaat. Daarom is Workbot geschikt voor teams die al met Workato werken: de bot is gewoon een andere manier om met vertrouwde recepten te werken, en hij kan mensen helpen bij dagelijkse taken terwijl je ervoor zorgt dat elke actie nog steeds via een gecontroleerd recept verloopt.

Waar Workbot uitblinkt — en waar het tekortschiet

Sterke punten:

• Voert echte automatiseringen uit in tal van bedrijfsapps, niet alleen eenvoudige chatreacties, met ingebouwde monitoring en waarschuwingen.
• Eén recept kan een meerstapsgesprek afhandelen met knoppen, formulieren en goedkeuringen.
• Werkt zowel in Slack als in Microsoft Teams.
• Beheer en koppelingen zijn afkomstig van het bredere Workato-platform.

Nadelen:

• Alleen zinvol als u Workato al gebruikt of van plan bent aan te schaffen.
• Geen openbare prijsinformatie; de kosten zijn afhankelijk van je contract en het gebruik van taken.
• Het bouwen van goede commando's vereist vaardigheden in het opstellen van recepten, niet alleen een prompt.
• De functies van Teams en Slack verschillen, en de meeste gedetailleerde documentatie richt zich op Slack.

Hoe Workbot zich verhoudt

• Workato: het automatiseringsplatform waarop Workbot draait.
• Slack Workflow Builder: de eigen 'no-code'-workflows van Slack, eenvoudiger en goedkoper voor taken binnen Slack.
• Microsoft Copilot Studio: de agentbouwer van Microsoft voor Teams en het web.
• Microsoft Power Automate: flows en goedkeuringen die in Teams worden gepost.
• Zapier en Make: lichtere automatiseringstools met stappen voor Slack en Teams.
• Tray.ai en n8n: andere automatiseringsplatforms die chatbots kunnen aansturen.
• Voiceflow: een builder voor klantgerichte AI-agenten in plaats van interne ChatOps.

Is Workbot de moeite waard?

Workbot is de moeite waard voor bedrijven die al Workato gebruiken en willen dat mensen die automatiseringen vanuit Slack of Teams kunnen gebruiken: goedkeuringen, opzoekacties, meldingen en serviceverzoeken zonder de chat te verlaten. Het is op zichzelf geen reden om Workato aan te schaffen, en teams die een lichtere ervaring willen voor eenvoudige workflows in de chat, zijn beter af met Slack Workflow Builder of Power Automate. Als je hulp nodig hebt bij het ontwerpen van Workbot-commando’s of de recepten die erachter zitten, kunnen de automatiseringsbureaus en ontwikkelaars op LowCodeDevs je helpen.

Bronnen

• Workbot-overzicht, Workato-documentatie: platforms en belangrijkste gebruiksscenario’s.
• Workbot-opdrachten, Workato-documentatie: syntaxis van opdrachten, parameters en de trigger ‘Nieuwe opdracht’.
• Block Kit, modals en wachten op gebruikersactie, Workato-documentatie: uitgebreide berichten en meerstapsworkflows in Slack.
• Workbot-triggers voor Slack, Workato-documentatie: de 'New'-gebeurtenistrigger.
• Aankondiging van Workbot voor Slack, Workato: de lancering in januari 2016.
• Workbot voor Microsoft Teams, Workato Product Hub: Teams-opdrachten.
• Facturering en gebruik, Workato-documentatie: het op gebruik gebaseerde factureringsmodel.
• Prijzen van Workato, Latenode en Costbench: prijsramingen van derden.