Formstack

Dieser Formstack-Testbericht befasst sich mit den Einsatzbereichen von Formstack, den wichtigsten Funktionen, den Preisen, den Produkten „Forms“, „Documents“ und „Sign“, der Compliance, den Stärken und Schwächen sowie dem Vergleich mit anderen Formular-Tools. Formstack richtet sich an Unternehmen, die mehr als nur eine schnelle Umfrage benötigen: bedingte Logik und Zahlungsabwicklung, die Einbindung der erfassten Daten in ein CRM, aus diesen Daten erstellte Dateien sowie Signaturen, die den Prozess abschließen. Der Ansatz ist einfach: eine Plattform zur Vereinfachung der Prozesse rund um die Datenerfassung. Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Laut Formstack nutzen mehr als 32.000 Unternehmen die Plattform, und im Juni 2025 hat sich das dahinterstehende Unternehmen in „Intellistack“ umbenannt, wobei die Formstack-Produkte und der Name beibehalten wurden.

Wofür wird Formstack verwendet?

Formstack wird zur Datenerfassung und für die darauf folgenden Geschäftsprozesse genutzt. Typische Beispiele sind die Kundenerfassung und das Onboarding, Anträge und Anmeldungen, Bestellformulare mit Zahlungsabwicklung, Veranstaltungsanmeldungen, Personalanfragen mit Genehmigungsworkflows, Umfragen und Marktforschung sowie Patienten- oder Studentenformulare im Gesundheitswesen und im Bildungsbereich. Auch Marketingteams nutzen es zur Lead-Erfassung auf ihrer Website und für Marktforschung, da jede Eingabe direkt in das CRM geleitet werden kann, wo sie sowohl dem Marketing als auch dem Vertrieb zur Verfügung steht. Teams erstellen Formulare schnell per Drag-and-Drop, leiten jede Übermittlung an die richtigen Ansprechpartner weiter und senden die Formulardaten an die Geschäftstools, auf die sie bereits setzen, wie beispielsweise Salesforce, HubSpot oder eine Tabellenkalkulation.

Der Unterschied zu einem einfachen Formular-Generator liegt darin, was nach dem Absenden geschieht. Formstack kann aus den erfassten Daten einen Vertrag, eine Rechnung oder ein Schreiben erstellen, diese zur Unterschrift versenden und das Ergebnis speichern – so ersetzt ein einziger Schritt mehrere manuelle Arbeitsschritte. Deshalb nutzen Organisationen in regulierten Bereichen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen, dem Versicherungswesen und der öffentlichen Verwaltung die Lösung, um Fehler zu reduzieren und Zeit bei der Papierarbeit zu sparen. Es ist zudem eine gängige Wahl für Bildungsdienstleistungen wie Zulassungsverfahren und Studienfinanzierung.

Wichtigste Funktionen

• Formstack Forms: Ein Drag-and-Drop-Formular-Generator mit bedingter Logik, Berechnungen, Datei-Uploads, Speichern und Fortsetzen, Zahlungsfeldern (Stripe, PayPal und andere) sowie Vorlagen. Formulare können in eine Website eingebettet oder als Link geteilt werden.
• Workflows und Genehmigungen: Leiten Sie eine Eingabe durch Genehmigungsschritte, weisen Sie Benutzerrollen und Berechtigungen zu und versenden Sie bei jedem Schritt Benachrichtigungen.
• Formstack Documents: Erstellen Sie PDF- und Word-Dateien aus Formulardaten oder CRM-Datensätzen, einschließlich KI-gestützter Dokumentenerstellung.
• Formstack Sign: Rechtsverbindliche elektronische Signaturen mit Prüfpfaden und ohne Gebühren pro Umschlag.
• Integrationen: Mehr als 100 native Integrationen, darunter Salesforce, HubSpot, Microsoft, Google Drive, Airtable, Amazon S3, Stripe und PayPal sowie Zapier und Make für weitere Tools. Über die API in den Enterprise-Tarifen lässt sich Formstack mit ERP-Systemen und anderen internen Diensten verbinden.
• Salesforce-native Versionen: Formstack for Salesforce läuft innerhalb von Salesforce und schreibt direkt in Salesforce-Objekte (AppExchange-Eintrag).
• Sicherheitskontrollen: Datenverschlüsselung, Zugriffskontrolle pro Benutzer und Funktionen zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen wie HIPAA, PCI und DSGVO.
• Berichte und Analysen: Anzeige der Anzahl der Einsendungen, der Abbrüche und der unvollständigen Einsendungen sowie Export der Daten in Tabellenkalkulationen oder andere Dienste.

Preise von Formstack

Formstack verkauft „Forms“ separat und „Documents“ sowie „Sign“ nur als Teil der Suite. Die Tarife unterscheiden sich hinsichtlich Funktionen, Erstellern und Limits, daher ist es wichtig, sie mit Ihren Prozessen abzugleichen. Die folgenden Tarife stammen von der Formstack-Preisseite (Stand: September 2026).

• Forms: 83 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder 99 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung. Ein Ersteller-Benutzer, 25 Formulare, 1.000 Einsendungen pro Formular und 2 GB Speicherplatz.
• Suite (Formulare + Dokumente + Sign): 250 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung oder 299 $ bei monatlicher Abrechnung. Drei Benutzer mit Erstellungsberechtigung, 100 Formulare, 5.000 Einsendungen pro Formular, 10 GB Speicherplatz, 250 Dokumentenzustellungen pro Monat und unbegrenzte elektronische Signaturen.
• Enterprise- und Salesforce-Tarife: individuelle Preisgestaltung. Der Enterprise-Tarif umfasst zusätzlich einen Success Manager, SSO, eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Einsendungen sowie API-Zugriff.

Es gibt keinen kostenlosen Tarif. Formstack bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion von „Forms“ an, für die keine Kreditkarte erforderlich ist.

Achten Sie darauf, wie sich die Limits auf Ihre Nutzung auswirken. Der „Forms“-Tarif berücksichtigt Builder-Benutzer, Formulare und Einsendungen pro Formular. Ein Team, das einen zweiten Builder oder mehr als 25 Formulare benötigt, wechselt daher zum „Suite“- oder „Enterprise“-Tarif. „Documents“ und „Sign“ können nicht separat erworben werden. Compliance-Anforderungen, wie z. B. HIPAA mit einer Business-Associate-Vereinbarung, werden in der Regel in höheren Tarifen abgedeckt; klären Sie dies daher mit dem Vertrieb, bevor Sie sich festlegen.

Formstack Forms, Documents und Sign: von der Datenerfassung bis zur Unterschrift

Die drei Produkte sind auf die Zusammenarbeit ausgelegt. „Forms“ erfasst die Daten. „Documents“ wandelt diese in eine fertige Datei um: So wird beispielsweise aus einem Versicherungsantrag ein ausgefülltes PDF-Dokument oder aus einem Kundenauftrag ein Vertrag mit den Kundendaten. „Sign“ sendet diese Datei dann zur Unterschrift und gibt die unterzeichnete Kopie mit einem Prüfpfad zurück. Jedes Produkt funktioniert innerhalb der Suite auch eigenständig, sodass ein Team Dateien aus Salesforce-Datensätzen ohne Formular erstellen oder beliebige PDF-Dateien zur Unterschrift versenden kann. Da die drei Komponenten integriert sind, müssen die gleichen Daten nur einmal eingegeben werden, was Fehler reduziert.

Für Low-Code-Teams ersetzt diese Kette eine Vielzahl separater Tools und vereinfacht den Übergang von papierbasierten zu digitalen Prozessen. Der Nachteil ist, dass jeder Schritt ein Formstack-Produkt ist; ein späterer Wechsel eines Teils bedeutet daher, dass die Verbindung neu aufgebaut werden muss.

Compliance-Anforderungen und Sicherheit

Formstack wird häufig aufgrund seiner Compliance-Funktionen ausgewählt. Es unterstützt HIPAA-, PCI- und DSGVO-Anforderungen durch Datenverschlüsselung, Prüfpfade und Zugriffskontrolle und veröffentlicht eine HIPAA-Seite für Formstack Sign. Kunden aus dem Gesundheitswesen beschränken Integrationen auf Dienste, die denselben Datenschutzstandards entsprechen. Formstack ist ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar; es gibt keine selbst gehostete Version.

Erste Schritte mit Formstack

Starten Sie die 14-tägige Testphase, wählen Sie eine Vorlage aus, die Ihrem Prozess entspricht, und passen Sie die Felder an. Der Drag-and-Drop-Editor ist für einfache Formulare intuitiv zu bedienen; bedingte Logik, Berechnungen und Genehmigungsschritte erfordern etwas mehr Einarbeitungszeit. Verbinden Sie die Geschäftstools, an die die Daten weitergeleitet werden müssen, bevor Sie das Formular freigeben, testen Sie einige Übermittlungen und prüfen Sie, was jeder einzelne Nutzer sehen kann. Entscheiden Sie sich erst dann für ein kostenpflichtiges Abonnement, wenn Sie wissen, wie viele Ersteller, Formulare und Einsendungen Sie benötigen, da diese Limits den Preis bestimmen. Viele Teams erstellen und veröffentlichen schnell ein erstes Formular – oft noch am selben Tag – und entdecken die fortgeschritteneren Funktionen erst später.

Wo Formstack glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Formulare, Dokumente und elektronische Signaturen auf einer Plattform, ganz ohne Programmierkenntnisse.
• Starke Compliance-Funktionen für das Gesundheitswesen, den Finanzsektor und den Bildungsbereich.
• Tiefe Salesforce-Integration, einschließlich Salesforce-nativer Versionen.
• Genehmigungsworkflows, Benutzerrollen und Berechtigungen für größere Teams.

Nachteile:

• Für kleine Teams teuer, da es keinen kostenlosen Tarif gibt; daher am besten für größere Budgets geeignet.
• Planbeschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Builder-Benutzer, Formulare und Einreichungen pro Formular.
• „Documents“ und „Sign“ sind nur im Rahmen der Suite erhältlich.
• Geringere Gestaltungsflexibilität als bei Formular-Baukästen im Typeform-Stil; einige Teams empfinden den Editor als veraltet und bemängeln fehlende moderne Layout-Optionen.
• Nur Cloud-basiert, kein Selbsthosting.

Formstack im Vergleich

• Google Forms: kostenlos und einfach, für schnelle Umfragen ohne Workflows oder Compliance-Kontrollen.
• Microsoft Forms: die Microsoft 365-Option für interne Umfragen und Quizze.
• Cognito Forms: ein kostengünstigerer Formular-Generator mit Berechnungen, Zahlungsfunktionen und Dokumentenausgabe.
• Typeform: dialogorientierte Formulare mit ansprechenderem Design, weniger Fokus auf Dokumente und Compliance.
• Tally: ein großzügiger kostenloser Formular-Generator für einfache Anwendungen.
• airSlate: Automatisierung von Dokumenten-Workflows und elektronischen Signaturen als Alternative zu „Documents“ und „Sign“.
• Knack: Ein Datenbank- und App-Generator, wenn Formulare Teil eines größeren internen Tools sind.

Lohnt sich Formstack?

Formstack lohnt sich für Unternehmen, die regulierte, wiederholbare Prozesse wie Erfassung, Anträge oder Genehmigungen abwickeln und Formulare, Dokumente und Signaturen auf einer sicheren Plattform vereinen möchten. Es ist eine gute Wahl für Teams, die mit Salesforce arbeiten, sowie für das Gesundheitswesen oder den Finanzsektor, wo Compliance wichtiger ist als der Preis. Für kleine Teams, die lediglich Online-Formulare oder Umfragen benötigen, ist die Lösung weniger geeignet, da Google Forms, Tally oder Cognito Forms deutlich kostengünstiger sind und die meisten grundlegenden Anforderungen erfüllen. Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung von Formularen, Dokumentvorlagen oder Workflows benötigen, können die Low-Code-Agenturen und Entwickler auf LowCodeDevs diese Aufgabe übernehmen.

Quellen

• Formstack-Preise: Tarife, Preise, Limits und die kostenlose Testversion.
• Formstack Sign HIPAA-Seite: HIPAA-konforme elektronische Signaturen.
• Formstack auf Salesforce AppExchange: die Salesforce-native Version.
• Intellistack kündigt Namensänderung an, Business Wire: die Umbenennung des Unternehmens im Juni 2025.
• Formstack, Wikipedia: Gründung im Jahr 2006 und der Name FormSpring.
• Was ist Formstack?, OMN1 Solution: Anwendungsfälle und Funktionen.
• Formstack-Alternativen, FormGrid: Preise und Alternativen (verfasst von einem Mitbewerber).