Microsoft Forms

Dieser Testbericht zu Microsoft Forms befasst sich mit den Einsatzmöglichkeiten des Formular-Generators, seinen wichtigsten Funktionen, der Preisgestaltung von Microsoft Forms innerhalb von Microsoft 365, seinen Einschränkungen, dem Vergleich mit Google Forms sowie der Frage, wann ein anderes Tool besser geeignet ist. Sie erstellen Umfragen, Formulare und Quizze im Browser oder in den mobilen Apps, teilen einen Link oder einen QR-Code und sammeln die Antworten an einem Ort, wobei Diagramme erstellt werden, sobald Antworten eingehen. Die Formularantworten werden automatisch zusammen mit dem Formular gespeichert, und Sie können die Antworten zur weiteren Analyse ganz einfach in Microsoft Excel exportieren. Da Microsoft Forms Teil von Microsoft 365 ist, bietet es eine nahtlose Integration mit Microsoft Outlook, Teams und OneDrive und ist in den meisten Unternehmens- und Bildungsabonnements ohne zusätzliche Kosten enthalten.

Wofür wird Microsoft Forms verwendet?

Microsoft Forms wird zur Datenerfassung innerhalb einer Organisation und bei Kunden verwendet.

Kundenfeedback und internes Feedback

Typische Anwendungsfälle sind internes Feedback und Mitarbeiterbefragungen, die Anmeldung zu Veranstaltungen, Kundenfeedback-Formulare, Umfragen in Besprechungen, Lernkontrollen und Quizze in Schulen. Lehrkräfte nutzen den Quizmodus, um Antworten automatisch zu benoten, und Personal- sowie Betriebsteams verwenden die Funktion für Anfragen und Anmeldungen, die andernfalls per E-Mail abgewickelt würden. Führungskräfte nutzen wiederkehrende Umfragen, um Fortschritte im Zeitverlauf zu verfolgen.

Ein Formular-Generator, keine Umfrageplattform

Es handelt sich um einen Formular-Generator für einfache Umfragen, Online-Umfragen und benutzerdefinierte Formulare, nicht um eine vollwertige Umfrageplattform für fortgeschrittene Nutzer. Wenn die Antworten bestimmte Aktionen auslösen sollen, lässt sich Microsoft Forms mit Microsoft Power Automate verbinden, sodass eine neue Antwort eine Aufgabe erstellen, eine Genehmigung versenden oder eine Zeile zu einer Liste hinzufügen kann.

Wichtigste Funktionen

• Fragearten: Auswahl, Text, Bewertung, Datum, Rangfolge, Likert-Skala, Net Promoter Score und Datei-Upload (Datei-Upload ist für Arbeits- und Schulkonten verfügbar) sowie Abschnitte zur Unterteilung langer Formulare.
• Verzweigungen: Bedingte Logik leitet die Teilnehmer je nach ihren Antworten zu unterschiedlichen Fragen oder Abschnitten weiter.
• Quizze: Legen Sie richtige Antworten und Punkte fest, geben Sie automatisches Feedback und lassen Sie die Teilnehmer ihre Punktzahl einsehen.
• Automatisch generierte Berichte: Übersichtsdiagramme werden aktualisiert, sobald Antworten eingehen; Ergebnisse können über einen Übersichts-Link geteilt werden.
• Excel und Microsoft 365: Öffnen Sie Antwortdaten in Microsoft Excel, fügen Sie Formulare zu Teams, OneNote, PowerPoint oder SharePoint hinzu und bearbeiten Sie ein Formular gemeinsam mit mehreren Benutzern als Mitautoren.
• Freigabe und Zugriff: Jeder mit dem Link oder nur Personen in Ihrer Organisation, mit der Option, Namen zu erfassen.
• Vorlagen und Designs: Anpassbare Vorlagen und Hintergrunddesigns mit einer begrenzten Auswahl an Schriftarten und Layouts.
• Microsoft Copilot: Mit einer Microsoft 365 Copilot-Lizenz entwirft Copilot Fragen anhand einer Eingabeaufforderung und fasst Freitextantworten zusammen.

Preise für Microsoft Forms

Kostenlose Version vs. Microsoft 365-Business-Abonnements

Microsoft Forms hat keinen separaten Preis. Es ist in Microsoft 365 enthalten, und die von Ihnen bereits bezahlte Lizenz legt die Grenzen fest.

• Kostenlose Version: Jeder kann mit einem kostenlosen Microsoft-Konto (Outlook.com oder Hotmail) Formulare erstellen. Laut Microsoft-Support kann ein Formular auf einem kostenlosen Privatkonto bis zu 200 Antworten aufnehmen.
• Microsoft 365 Personal und Family: Bei den kostenpflichtigen Privatabonnements erhöht sich diese Obergrenze auf 1.000 Antworten pro Formular.
• Business- und Bildungsabonnements: Forms ist in den Abonnements „Business Basic“, „Business Standard“ und „Business Premium“, in Office 365 E1, E3 und E5 sowie in den Bildungsabonnements enthalten, mit bis zu 5.000.000 Antworten pro Formular. Ab dem 1. Juli 2026 liegen die Preise laut Microsoft-Preisliste bei 7 US-Dollar für „Business Basic“, 14 US-Dollar für „Business Standard“ und 22 US-Dollar für „Business Premium“ pro Benutzer und Monat.

Was kostenpflichtige Tarife zusätzlich bieten

Eine kostenseitige Überraschung ist das Antwortlimit für persönliche Konten: Bei einer öffentlichen Umfrage ist das Limit von 200 Antworten bei einem kostenlosen Konto schnell erreicht. Ein weiterer Haken sind die Add-ons: Für Copilot-Funktionen ist eine separate Microsoft 365 Copilot-Lizenz erforderlich, und Zahlungsfunktionen sind überhaupt nicht integriert.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Formulare und Umfragen in Microsoft Forms

Die Formularerstellung dauert nur wenige Minuten. Melden Sie sich unter forms.cloud.microsoft an, wählen Sie „Neues Formular“ oder „Neues Quiz“ oder beginnen Sie mit einer der Vorlagen und fügen Sie die Fragen nacheinander hinzu. Legen Sie Pflichtfragen fest, fügen Sie Verzweigungen hinzu, wählen Sie ein Design aus und teilen Sie das Formular dann per Link, QR-Code, E-Mail oder über einen Teams-Beitrag. Um Feedback innerhalb von Microsoft-Tools zu sammeln, können Sie ein Formular auch direkt in einen Teams-Kanal, eine SharePoint-Seite oder eine PowerPoint-Folie einfügen. Copilot kann anhand einer kurzen Beschreibung einen ersten Entwurf für benutzerdefinierte Umfragen erstellen, sofern Ihre Organisation über eine Microsoft Copilot-Lizenz verfügt.

Einschränkungen bei Microsoft Forms: Wer kann antworten und wie viele Antworten können Sie sammeln?

Jedes Konto kann bis zu 400 Formulare mit jeweils bis zu 200 Fragen erstellen. Um Antworten aus der Öffentlichkeit zu sammeln, gibt der Eigentümer das Formular mit der Einstellung „Jeder kann antworten“ frei; die Befragten müssen sich dann nicht anmelden. Formulare, die auf „Nur Personen in meiner Organisation“ eingestellt sind, erfordern eine Anmeldung; auf diese Weise beschränken Teams das interne Feedback. Bei Fragen mit Datei-Upload werden die Dateien im OneDrive des Eigentümers gespeichert, sodass sie bei Formularen, die anonyme Antworten von außerhalb der Organisation zulassen, nicht verfügbar sind. Microsoft hat den Dienst auf forms.cloud.microsoft verlegt; alte Links von forms.office.com leiten weiterhin weiter.

Microsoft Forms vs. Google Forms als Formular-Generator

Beide sind kostenlose Online-Formularersteller mit ähnlichen Fragetypen, Quizfragen und bedingter Logik. Microsoft Forms hat innerhalb von Microsoft 365 die Nase vorn, wo die nahtlose Integration mit Teams, SharePoint, Excel und Power Automate sofort einsatzbereit ist und Business-Tarife weitaus mehr Antworten pro Formular zulassen. Google Forms eignet sich am besten für Nutzer von Google Workspace: Der Formular-Generator von Google übermittelt Antworten direkt an Google Tabellen, bietet mehr Add-ons und ein kostenloses Google-Konto unterliegt keiner Begrenzung auf 200 Antworten, wodurch Google Forms für größere öffentliche Umfragen völlig kostenlos ist. Google Forms punktet mit einigen zusätzlichen Funktionen, wie Add-ons und dem Importieren von Fragen aus anderen Formularen. Keines der beiden Tools ist für fortgeschrittenere Funktionen wie Zahlungen, umfangreiches Branding oder die Offline-Datenerfassung ausgelegt. Für diese Zwecke eignet sich ein spezielles Umfrage-Tool mit kostenpflichtigen Tarifen besser.

Wo Microsoft Forms glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• In den meisten Microsoft 365-Tarifen enthalten und für den privaten Gebrauch kostenlos.
• Intuitive Benutzeroberfläche: Das Erstellen eines ersten Umfrageformulars dauert nur wenige Minuten.
• Funktioniert mit Teams, Excel, SharePoint und Power Automate.
• Sehr hohe Antwortlimits bei Business- und Education-Abonnements.

Nachteile:

• Einfache Anpassungsmöglichkeiten: wenige Designs, kein benutzerdefiniertes CSS und eingeschränkte Layout-Steuerung.
• Weniger Fragetypen, Integrationen und erweiterte Funktionen als bei speziellen Formular-Generatoren in kostenpflichtigen Tarifen.
• Obergrenze von 200 Antworten bei kostenlosen Privatkonten.
• Keine Zahlungsabwicklung, kein Offline-Modus und keine berechneten Felder.

Wie Microsoft Forms im Vergleich abschneidet

• Google Forms: das kostenlose Pendant für Google Workspace und Google Tabellen.
• Microsoft Power Apps: Vollwertige Geschäftsanwendungen, wenn ein Formular nicht ausreicht.
• Cognito Forms: Berechnungen, Zahlungen und sich wiederholende Abschnitte.
• Formstack: Unternehmensformulare mit Dokumenten und elektronischen Signaturen.
• Typeform: Formulare mit jeweils nur einer Frage und mehr Gestaltungsfreiheit.
• Tally: ein großzügiger kostenloser Tarif mit Bearbeitungsmöglichkeiten wie bei Dokumenten.
• involve.me: Quizze, Rechner und Lead-Trichter für das Marketing.

Lohnt sich Microsoft Forms?

Microsoft Forms lohnt sich für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten, es deckt internes Feedback, Anmeldungen, Umfragen und Quizze ab, und Power Automate wandelt Antworten in Workflows um. Weniger geeignet ist es für öffentliche Umfragen über ein kostenloses Privatkonto, für Formulare, die Zahlungen oder ein starkes Branding erfordern, sowie für Marktforschung, die komplexe Logik und Analysen benötigt. In diesen Fällen ist ein spezieller Formular-Generator oder eine kleine App die bessere Wahl – und die Low-Code-Agenturen und Entwickler auf LowCodeDevs können diese erstellen.

Quellen

• Formular-, Fragen-, Antwort- und Zeichenbeschränkungen in Microsoft Forms: Formulare pro Konto, Fragen pro Formular und Antwortbeschränkungen je nach Tarif.
• Aktualisierungen zu Preisen und Paketen von Microsoft 365: Preise für Business-Tarife ab dem 1. Juli 2026.
• Microsoft 365 Business Basic: Forms im Tarif enthalten.
• Google Forms vs. Microsoft Forms, Content Snare: Funktionsvergleich (verfasst von einem Mitbewerber).
• Microsoft Forms-Testbericht, TechRadar: Funktionen und Einschränkungen.