Microsoft Power Automate

Dieser Power Automate-Testbericht befasst sich mit den Einsatzbereichen von Microsoft Power Automate, den wichtigsten Funktionen, den Preisen und Lizenzbedingungen, dem Unterschied zwischen Cloud- und Desktop-Flows, den Stärken und Schwächen der Lösung sowie einem Vergleich mit anderen Automatisierungstools. Power Automate ist Teil der Microsoft Power Platform, neben Power Apps, Power BI und Copilot Studio. Es startete 2016 als Microsoft Flow und wurde 2019 in Power Automate umbenannt. Sie erstellen automatisierte Workflows in einem Browser-Designer ohne Programmieraufwand oder beschreiben sie dem integrierten KI-Copilot, und sie werden als Dienste in der Microsoft-Cloud ausgeführt. Für Aufgaben innerhalb von Windows-Anwendungen, die über keine API verfügen, ermöglichen Desktop-Flows die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) auf Ihrem eigenen PC oder auf einem von Microsoft gehosteten Rechner.

Wofür wird Microsoft Power Automate verwendet?

Power Automate wird zur Automatisierung von Aufgaben, sich wiederholenden Vorgängen und ganzen Geschäftsprozessen eingesetzt, vor allem in Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten, um die Effizienz zu steigern und den manuellen Aufwand zu reduzieren. Häufige Anwendungsfälle sind Genehmigungen in Microsoft Teams, das Speichern von E-Mail-Anhängen in SharePoint oder OneDrive, das Versenden von Benachrichtigungen bei Änderungen an Listenelementen, das Kopieren von Formularantworten in Excel, die Synchronisierung von Datensätzen zwischen Dynamics 365 CRM und anderen Diensten sowie die Erstellung geplanter Berichte für Power BI. Desktop-Flows übernehmen Aufgaben, die ausschließlich in einer Benutzeroberfläche stattfinden: die Eingabe von Rechnungsdaten in einen alten ERP-Bildschirm, das Extrahieren von Daten aus Websites, das Ausfüllen von Terminal- und Mainframe-Anwendungen oder das Organisieren von Dateien und Ordnern.

Geschäftsanwender erstellen Workflows für ihr eigenes Team selbst. IT-Teams und Entwickler übernehmen die umfangreicheren Workflows, fügen eine Fehlerbehandlung hinzu und stellen sie unter Governance. Da dieselben Lizenzen sowohl Power Apps-Flows als auch Dataverse-Daten abdecken, nutzen viele Unternehmen Power Automate als Logikschicht hinter ihren Power Apps.

Wichtigste Funktionen

• Cloud-Flows: automatisierte, sofortige und zeitgesteuerte Abläufe, die durch ein Ereignis, eine Schaltfläche oder einen Zeitplan ausgelöst werden und Bedingungen, Schleifen sowie Genehmigungsvorgänge umfassen. Mehr als 1.000 Konnektoren decken Microsoft 365, Dynamics 365, Salesforce, SAP und Hunderte weiterer Dienste ab.
• Desktop-Flows (RPA): Power Automate für den Desktop zeichnet Aktionen in Windows- und Web-Apps auf und spielt sie wieder ab – mit über 400 vorgefertigten Aktionen, Ausnahmebehandlung und Unterstützung für SAP, Citrix, Java-Anwendungen und Terminalemulatoren (Microsoft Learn).
• Überwachte und unbeaufsichtigte Bots: Überwachte Bots werden ausgeführt, während ein Benutzer angemeldet ist; unbeaufsichtigte Bots laufen auf einem Server oder einer von Microsoft gehosteten virtuellen Maschine, ohne dass jemand am Bildschirm sitzt.
• Process-Mining-Funktionen: Analysieren Sie Ereignisprotokolle und Aufzeichnungen von Aufgaben, um Erkenntnisse darüber zu gewinnen, an welchen Stellen ein Geschäftsprozess verlangsamt wird, bevor Sie ihn automatisieren.
• KI und Copilot: Beschreiben Sie einen Ablauf in natürlicher Sprache und lassen Sie die KI die erste Version erstellen; AI Builder erweitert die KI-Funktionen um Dokumentenverarbeitung und Textanalyse.
• Vorlagen: Vorgefertigte Abläufe für gängige Aufgaben, vom Speichern von Outlook-Anhängen bis hin zu Genehmigungen in Teams.
• Sicherheit und Governance: Umgebungen, rollenbasierter Zugriff, Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten und Administratoranalysen für die IT, damit das Unternehmen die Automatisierung kontrolliert skalieren kann.

Preise für Microsoft Power Automate

Power Automate wird pro Benutzer oder pro Bot abgerechnet, die Abrechnung erfolgt jährlich. Die folgenden Tarife stammen von der Power Automate-Preisseite (Stand: September 2026).

• Kostenlose Testversion: 30 Tage Cloud-Flows mit Standard-Konnektoren.
• Power Automate Premium: 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Cloud-Flows mit Premium-Konnektoren, überwachte Desktop-Flows, Prozess- und Aufgaben-Mining sowie Dataverse-Speicher.
• Power Automate Process: 150 US-Dollar pro Bot und Monat. Ein unbeaufsichtigter Bot oder ein Cloud-Flow, der für das gesamte Unternehmen lizenziert ist.
• Power Automate Hosted Process: 215 US-Dollar pro Bot und Monat. Entspricht dem „Process“-Tarif, zusätzlich mit einer von Microsoft gehosteten virtuellen Maschine zur Ausführung des Bots.
• Process-Mining-Add-on: 5.000 US-Dollar pro Mandant pro Monat, zusätzlich zu „Premium“, mit 100 GB Speicherplatz für Mining-Daten.

Was kostenlos ist: Die meisten Microsoft 365 Business- und Enterprise-Lizenzen enthalten bereits Power Automate-Cloud-Flows mit Standard-Konnektoren wie SharePoint, Outlook, Teams und Excel (Microsoft Learn-Lizenzierung). Power Automate für den Desktop kann zudem kostenlos unter Windows 10 und 11 für lokale, überwachte Automatisierung installiert werden.

Eine mögliche Kostenüberraschung sind Premium-Konnektoren. Ein Flow, der Salesforce, SQL Server, eine HTTP-Anfrage oder einen benutzerdefinierten Konnektor nutzt, erfordert eine Premium-Lizenz für jeden Benutzer, der ihn ausführt, und Microsoft 365 E5 enthält diese nicht. Für unbeaufsichtigte RPA ist pro Bot eine „Process“- oder „Hosted Process“-Lizenz erforderlich. Erfassen Sie Ihre Konnektoren und Bots, bevor Sie die Kosten für das gesamte Unternehmen schätzen, und wenden Sie sich an Microsoft oder einen Partner, um Unternehmenspreise für große Volumina zu erhalten.

Anwendungsfälle: Cloud-Flows vs. Desktop-Flows für Geschäftsprozesse

Cloud-Flows werden in der Microsoft-Cloud ausgeführt und verbinden Dienste über APIs. Sie sind die richtige Wahl, wenn die beteiligten Anwendungen über Konnektoren verfügen: Sie sind schneller, einfacher zu warten und unabhängig vom Bildschirmlayout. Desktop-Flows automatisieren die Benutzeroberfläche von Windows- und Web-Apps so, wie eine Person klicken und tippen würde. Verwenden Sie sie für Legacy-Anwendungen, interne Tools und Websites ohne API.

Beide arbeiten zusammen, und diese Kombination ist eine der Hauptfunktionen von Power Automate. Ein Cloud-Flow kann einen Desktop-Flow aufrufen, ihm Daten übergeben und fortfahren, sobald der Bot fertig ist – so wird der Großteil der End-to-End-Automatisierung aufgebaut. Für diese Verknüpfung ist ein Arbeits- oder Schulkonto mit einer Premium-Lizenz erforderlich. Die kostenlose Desktop-Version, bei der man sich mit einem Microsoft-Konto anmeldet, kann Flows lokal erstellen und ausführen, lässt sich jedoch nicht von Cloud-Flows aus auslösen, Flows teilen oder unbeaufsichtigt ausführen. Windows Home-Editionen können Desktop-Flows erstellen, diese jedoch nicht aus der Cloud heraus ausführen.

Power Automate Desktop: kostenlos unter Windows

Power Automate für den Desktop ist in Windows 11 enthalten und kann unter Windows 10 über den Microsoft Store oder mit dem MSI-Installationsprogramm (Installationsanleitung) installiert werden. Mit einem kostenlosen Microsoft-Konto erhalten Sie den Recorder, den Drag-and-Drop-Designer, über 400 Aktionen sowie Browser-Automatisierung in Microsoft Edge, Chrome und Firefox, wobei die Flows in OneDrive gespeichert werden. Die Anwendung läuft unter Windows 10, Windows 11 und Windows Server; ARM-Geräte werden nicht unterstützt. Es ist eine praktische Möglichkeit, RPA zu erlernen, Desktop-Flows zu erstellen und persönliche Aufgaben zu automatisieren, bevor ein Team für einen Premium-Tarif bezahlt. Sie können es wie jede andere Windows-App deinstallieren, wenn Sie es nicht benötigen.

Wo Microsoft Power Automate glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Enge Integration mit Microsoft 365, Teams, SharePoint, Dataverse, Dynamics 365 und Power BI.
• Cloud-Abläufe und RPA auf einer Plattform, sodass API- und Benutzeroberflächen-Automatisierung denselben Prozess nutzen können.
• Standardkonnektoren sind oft bereits in Microsoft 365 enthalten.
• Unternehmensweite Governance, Umgebungen und Schutz vor Datenverlust für die IT.

Nachteile:

• Die Lizenzierung ist komplex: Premium-Konnektoren, Tarife pro Benutzer und pro Bot sowie Add-ons.
• Der Designer lässt sich bei großen Abläufen nur schwer verwalten; Fehlerbehandlung und Debugging erfordern Übung.
• Außerhalb des Microsoft-Ökosystems lassen sich mit anderen Tools reibungsloser Verbindungen zu weiteren SaaS-Anwendungen herstellen.
• Desktop-Abläufe brechen ab, wenn sich der Bildschirm einer Anwendung ändert, und müssen gewartet werden.

Wie schneidet Microsoft Power Automate im Vergleich ab?

• Zapier: Einfachere Anbindung von SaaS-Anwendungen mit Tausenden von Integrationen; keine RPA.
• Make: visuelle Szenarien mit mehr Kontrolle über die Datenzuordnung, zu einem günstigeren Preis bei hohen Volumina.
• n8n: Open Source und selbst hostbar, beliebt bei technischen Teams.
• UiPath und Automation Anywhere: RPA-Plattformen für Unternehmen mit fortgeschrittenerer Bot-Orchestrierung.
• Microsoft Power Apps: der App-Builder innerhalb derselben Power Platform; beide werden oft gemeinsam lizenziert und genutzt.
• AppSheet: Googles No-Code-App-Builder mit Automatisierungs-Bots, das am ehesten vergleichbare Produkt in Google Workspace.

Lohnt sich Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate lohnt sich für Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen und Genehmigungen, Benachrichtigungen sowie Datenflüsse zwischen ihren eigenen Tools automatisieren möchten, da Standardabläufe in der Regel bereits enthalten sind. Es ist auch eine gute Wahl, wenn einige Schritte noch in älteren Desktop-Anwendungen ausgeführt werden, da Cloud-Abläufe und RPA auf einer einzigen Plattform zusammenlaufen. Weniger geeignet ist es für kleine Teams, deren Apps größtenteils außerhalb von Microsoft laufen – hier sind Zapier oder Make einfacher – oder für Unternehmen, die unbeaufsichtigte Bots in großem Maßstab benötigen, ohne pro Bot zu zahlen. Wenn Sie Hilfe beim Erstellen von Workflows, beim Bereinigen von Lizenzen, beim Hinzufügen von KI-Schritten oder beim Aufbau von RPA benötigen, können die Low-Code-Agenturen und Entwickler auf LowCodeDevs diese Aufgaben übernehmen.

Quellen

• Preise für Power Automate: Tarife, Preise und was jeweils enthalten ist.
• Arten von Power Automate-Lizenzen: Microsoft 365-Rechte, Standard- und Premium-Konnektoren.
• Voraussetzungen für Desktop-Flows und Vergleich der Konten: kostenlose versus Premium-Desktop-Funktionen, Windows-Editionen.
• Power Automate installieren: Microsoft Store und MSI-Installation.
• Was ist Power Automate?: Cloud-Flows, Desktop-Flows und Process Mining.
• Microsoft Power Automate, Wikipedia: Geschichte und die Umbenennung von Microsoft Flow.
• Power Automate-Alternativen, Gumloop: Alternativen zum Vergleich (verfasst von einem Mitbewerber).