Microsoft Power Apps

Dieser Power Apps-Testbericht befasst sich mit den Einsatzbereichen von Microsoft Power Apps, den wichtigsten Funktionen, den Preisen und Lizenzbedingungen von Power Apps, der Einbindung in die Microsoft Power Platform, den Stärken und Schwächen der Lösung sowie dem Vergleich mit anderen Low-Code-Tools. Power Apps ist eine Suite aus Apps, Diensten, Konnektoren und einer Datenplattform zur Erstellung benutzerdefinierter Geschäftsanwendungen. Sie können Apps auf der Grundlage von Daten erstellen, die in Microsoft Dataverse oder in Datenquellen wie SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365 und SQL Server gespeichert sind. Die Apps lassen sich in einem Browser und auf mobilen Geräten ausführen (Microsoft Learn). Geschäftsanwender erstellen Apps ohne Programmieraufwand, während professionelle Entwickler diese mit Code, benutzerdefinierten Konnektoren und Azure-Diensten erweitern können.

Wofür wird Power Apps verwendet?

Viele Unternehmen nutzen Power Apps, um manuelle Prozesse zu ersetzen, die auf Excel, E-Mail und Papierformularen basieren. Typische Apps sind Inspektions- und Audit-Formulare, die Nachverfolgung von Anlagen und Beständen, Genehmigungsanfragen, Checklisten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Außendienst-Apps, Fallmanagement und interne Portale. Da die Apps in Microsoft 365 integriert sind, können sie in Microsoft Teams ausgeführt werden, SharePoint-Listen lesen und schreiben sowie Power Automate-Abläufe auslösen, die Geschäftsprozesse automatisieren.

Größere Unternehmen nutzen Power Apps für Unternehmenslösungen auf Dataverse, derselben Datenplattform, die auch hinter Dynamics 365 steht. So können Teams benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen auf der Grundlage von Geschäftsdaten erstellen, die bereits in Dynamics 365 Sales oder Customer Service vorhanden sind, ohne dass eine separate Integration erforderlich ist (Microsoft Learn). IT-Abteilungen arbeiten häufig mit „Citizen Developers“ zusammen, die von einem zentralen Plattformteam unterstützt werden, das die Governance festlegt und professionelle Entwickler bei komplexeren Anwendungen unterstützt.

Wichtigste Funktionen

• Canvas-Apps: Gestalten Sie den Bildschirm frei in Power Apps Studio, einem Drag-and-Drop-Designer, der ähnlich wie PowerPoint funktioniert, mit Excel-ähnlichen Power Fx-Formeln für die Geschäftslogik.
• Modellgesteuerte Apps: Erstellen Sie eine vollständige App auf Basis eines Dataverse-Datenmodells mit Formularen, Ansichten, Dashboards und Geschäftsprozessabläufen. Ideal für komplexe, datenintensive Geschäftssysteme.
• Microsoft Dataverse: eine verwaltete Datenbank mit Tabellen, Beziehungen, rollenbasierter Sicherheit, Überwachung und Geschäftsregeln.
• Konnektoren: Standardkonnektoren für SharePoint, Excel, Outlook und Teams sowie Premium-Konnektoren für SQL Server, Salesforce, SAP, benutzerdefinierte APIs und lokale Daten über ein Gateway.
• Copilot in Power Apps: Beschreiben Sie die gewünschte App, und Copilot entwirft sie; die neue „Plans“-Funktion wandelt eine Geschäftsbeschreibung, ein Prozessdiagramm oder einen Screenshot einer Legacy-App in eine Lösung um.
• Power Platform-Integration: Power Automate für die Workflow-Automatisierung, Power BI für Berichte, AI Builder für die Dokumentenverarbeitung und Copilot Studio (ehemals Power Virtual Agents) für KI-Agenten.
• Governance: Umgebungen, Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten und das Power Platform-Admin-Center, damit die IT-Abteilung steuern kann, welche Konnektoren und Daten die einzelnen Apps verwenden dürfen.

Preise für Power Apps

Power Apps wird pro Benutzer lizenziert. Die folgenden Tarife stammen von der Power Apps-Preisseite vom September 2026.

• Entwickler-Tarif: kostenlos, nur zum Erstellen und Testen, mit 3 Entwicklerumgebungen und 2 GB Dataverse-Datenbankkapazität.
• Power Apps Premium: 20 US-Dollar pro Benutzer und Monat, jährliche Zahlung. Unbegrenzte Anzahl von Apps, Premium-Konnektoren, Dataverse-Kapazität, Agent-Funktionen und Microsoft 365 Copilot-Chat.
• Power Apps Premium, ab 2.000 Lizenzen: 12 US-Dollar pro Benutzer und Monat, jährliche Zahlung.
• Pay-as-you-go: 10 US-Dollar pro aktivem Benutzer pro App und Monat, Abrechnung über ein Azure-Abonnement nur für Personen, die die App in diesem Monat öffnen.
• Dataverse-Kapazitäts-Add-on: 40 $ pro GB pro Monat, jährliche Zahlung.

Die Lizenzierungsgrundlage ist der Benutzer, nicht die App: Microsoft gibt an, dass es keine Begrenzung hinsichtlich der Anzahl der Apps, die Sie erstellen können, oder der Benutzer, die Sie hinzufügen können, gibt. Der alte Plan pro App zu 5 $ pro Benutzer und App wird seit Januar 2026 nicht mehr an Neukunden verkauft; bestehende EA- und CSP-Kunden können ihn verlängern (SAMexpert).

Power Apps und Office 365: teilweise enthalten. Die meisten Microsoft 365 Business- und Enterprise-Lizenzen ermöglichen es Benutzern, Canvas-Apps zu erstellen und auszuführen, die Standardkonnektoren wie SharePoint, Excel und Teams nutzen. Sobald eine App einen Premium-Konnektor, Dataverse oder einen benutzerdefinierten Konnektor verwendet, benötigt jeder Benutzer dieser App eine Premium- oder Pay-as-you-go-Lizenz.

Genau diese Zeile birgt die Kostenfalle, auf die Sie achten sollten. Eine einfache SharePoint-App ist für Ihre Mitarbeiter kostenlos; fügen Sie jedoch einen SQL Server- oder Salesforce-Konnektor hinzu, und die gesamte Nutzerbasis benötigt kostenpflichtige Lizenzen. Dataverse-Speicherplatz, der über die inbegriffene Kapazität hinausgeht, wird pro GB abgerechnet.

Canvas-Apps vs. modellgesteuerte Apps

Canvas-Apps beginnen am Bildschirm: Sie platzieren Steuerelemente an der gewünschten Stelle und binden sie mithilfe von Formeln an Datenquellen. Sie eignen sich für aufgabenorientierte mobile Apps und Formulare. Modellgesteuerte Apps gehen von den Daten aus: Sie definieren Tabellen, Beziehungen und Geschäftsregeln in Dataverse, und Power Apps generiert eine einheitliche, reaktionsschnelle Benutzeroberfläche. Sie eignen sich für komplexe Geschäftsprozesse mit vielen Datensätzen und Rollen. Die meisten Unternehmenslösungen kombinieren beide Ansätze, und Power Pages ergänzt das Ganze um nach außen gerichtete Websites auf Basis derselben Daten. Die frühzeitige Wahl des richtigen Typs erspart später Nacharbeiten.

Power Apps im Vergleich zu Power Automate und Power BI

Power Apps, Power Automate und Power BI sind Bestandteile der Microsoft Power Platform und erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Power Apps erstellt die Anwendungsoberflächen, über die Benutzer Daten eingeben und anzeigen können. Power Automate führt Workflows im Hintergrund aus, beispielsweise zur Automatisierung von Geschäftsprozessen wie Genehmigungen oder zur Synchronisierung externer Systeme. Power BI erstellt Berichte und Dashboards auf Basis der Daten. Eine typische Lösung nutzt alle drei Komponenten: eine App zur Datenerfassung, einen Flow zur Anwendung von Geschäftslogik und zur Benachrichtigung von Benutzern sowie einen Bericht zur Nachverfolgung der Ergebnisse.

Wo Power Apps glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Enge Integration mit Microsoft 365, Teams, SharePoint, Dynamics 365 und Azure-Diensten.
• Zwei App-Typen für einfache Formulare und komplexe Unternehmensdaten.
• Unternehmensweite Governance, Schutz vor Datenverlust und Sicherheit durch die Microsoft-Plattform.
• Canvas-Apps mit Standardkonnektoren sind in vielen Microsoft 365-Abonnements enthalten.

Nachteile:

• Die Lizenzierung ist komplex, und Premium-Konnektoren beeinflussen die Kosten pro Benutzer.
• Canvas-Apps werden bei großen Datensätzen langsam, und bei einigen Datenquellen gelten Delegierungsbeschränkungen.
• Power Fx und gutes App-Design erfordern für anspruchsvolle Apps eine gewisse Einarbeitungszeit.
• Die Apps sind an die Microsoft-Cloud gebunden und lassen sich nur schwer auf eine andere Plattform migrieren.

Wie Power Apps im Vergleich abschneidet

• AppSheet: Googles No-Code-App-Builder, das Pendant zu Google Workspace.
• Mendix und OutSystems: Low-Code-Plattformen für Unternehmen mit mehr Kontrolle über Code und Bereitstellung.
• Retool und Appsmith: Interne Tools für Entwickler, die auf Datenbanken und APIs aufbauen.
• Quickbase und Caspio: Datenbankorientierte No-Code-Apps außerhalb des Microsoft-Stacks.
• Microsoft Power Automate: die Workflow-Automatisierungs-Komponente derselben Plattform.

Lohnt sich Power Apps?

Microsoft Power Apps lohnt sich für Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten und schnell Anwendungen für interne Teams erstellen möchten. Einfache Apps auf SharePoint und in Excel verursachen möglicherweise keine zusätzlichen Kosten, und die Plattform lässt sich zu Unternehmenslösungen auf Dataverse mit strenger Governance skalieren. Für kundenorientierte Apps, für Teams außerhalb des Microsoft-Ökosystems oder wenn bereits wenige Premium-Konnektoren Hunderte von Nutzern zu kostenpflichtigen Lizenzen zwingen würden, ist die Lösung weniger geeignet. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung maßgeschneiderter Geschäftsanwendungen auf der Power Platform benötigen, können die Low-Code-Agenturen und Entwickler auf LowCodeDevs diese Aufgabe übernehmen.

Quellen

• Was ist Power Apps?, Microsoft Learn: App-Typen, Dataverse, Copilot, Developer Plan und Testversion.
• Preise für Power Apps: Pläne, Preise und das Dataverse-Add-on.
• Power Apps-Tarif „pro App“ eingestellt, SAMexpert: Ende des Verkaufs des „pro App“-Tarifs und wie EA- und CSP-Kunden behandelt werden.
• Microsoft Power Platform, Wikipedia: Wie Power Apps in die übergeordnete Plattform passt.