Smartsheet

Questa recensione di Smartsheet illustra a cosa serve la piattaforma, le sue caratteristiche principali, i prezzi di Smartsheet, un confronto con Excel, la curva di apprendimento, i punti di forza e le carenze, nonché gli strumenti con cui vale la pena confrontarla. Smartsheet ha l’aspetto di un foglio di calcolo, ma ogni foglio rappresenta un piano di progetto con colonne predefinite, scadenze, assegnazioni di attività, dipendenze e automazioni. Gli stessi dati possono essere visualizzati in formato tabella, diagramma di Gantt, schede o calendario, e aggregati in dashboard e report che abbracciano più fogli. Da gennaio 2025 Smartsheet è di proprietà privata di Blackstone e Vista Equity Partners, a seguito di un’operazione di privatizzazione da 8,4 miliardi di dollari (Smartsheet newsroom).

A cosa serve Smartsheet?

Smartsheet viene utilizzato per la gestione dei progetti, la gestione del portafoglio e i flussi di lavoro operativi nei team aziendali. Gli utilizzi tipici includono piani di progetto con diagrammi di Gantt, calendari delle campagne di marketing, pianificazione di eventi, roadmap IT e di prodotto, raccolta delle richieste tramite moduli e report sullo stato di avanzamento per la dirigenza. I project manager lo utilizzano per gestire le attività, monitorare lo stato di avanzamento dei progetti, i responsabili e le scadenze in un unico posto, mentre gli utenti del team aggiornano le proprie righe e allegano file. Programmi e processi che in precedenza erano gestiti tramite thread di posta elettronica vengono ora riuniti in un unico piano condiviso con informazioni chiare per le parti interessate.

Le grandi organizzazioni utilizzano Smartsheet come fonte unica per gestire contemporaneamente numerosi progetti. Il Control Center crea e aggrega fogli di progetto standardizzati, mentre la gestione delle risorse mostra il carico di lavoro del team trasversalmente ai vari progetti. Secondo Smartsheet, la piattaforma è utilizzata da oltre l’85% delle aziende Fortune 500 (prezzi di Smartsheet). I team più piccoli lo utilizzano come un foglio di calcolo condiviso più efficiente: un foglio per progetto, un modulo per le richieste e una semplice automazione che invia promemoria.

Caratteristiche principali

• Fogli e visualizzazioni: visualizzazioni a griglia, Gantt, a schede, calendario, tabella, bacheca e linea temporale sugli stessi dati, con formule avanzate, formattazione condizionale e filtri.
• Automazione del flusso di lavoro: regole "se/allora" senza codice che inviano avvisi, richiedono approvazioni, spostano o copiano righe e aggiornano i campi. Eliminano le attività ripetitive dal monitoraggio dello stato.
• Moduli: raccogli richieste e dati direttamente in un foglio.
• Dashboard e report: raggruppa i dati provenienti da più fogli in report e dashboard che offrono alle parti interessate informazioni in tempo reale su attività, budget e risorse.
• Gestione delle risorse: monitoraggio del carico di lavoro del team e pianificazione della capacità tra i vari progetti.
• Collaborazione: commenti, richieste di aggiornamento, approvazioni e spazi di lavoro condivisi, in modo che i team possano collaborare sullo stesso foglio senza conflitti di versione. La collaborazione si estende agli utenti "Contributors" gratuiti, consentendo a utenti esterni e parti interessate di aggiungere aggiornamenti alle attività senza bisogno di un abbonamento a pagamento.
• Gestione delle risorse digitali: revisione e approvazione di file creativi e risorse digitali all’interno di Smartsheet.
• Strumenti per il portafoglio: Control Center per portafogli di progetti standardizzati, Dynamic View per la gestione sicura delle richieste, Data Shuttle per trasferire dati tra Smartsheet e altri sistemi aziendali e DataMesh per collegare dati correlati tra fogli.
• Integrazioni: integrazioni predefinite con Microsoft Teams, Slack, Salesforce, Jira e Google Workspace, oltre all’API di Smartsheet (project-management.com).
• IA: le funzionalità di IA conversazionale sono disponibili a partire dal piano Pro, per domande sui dati dei fogli e sulla creazione di formule.

Prezzi di Smartsheet

Smartsheet offre quattro piani, con prezzi calcolati per membro. I prezzi riportati di seguito sono tratti dalla pagina dei prezzi di Smartsheet aggiornata a settembre 2026.

• Piano Pro: 9 $ al mese per membro con fatturazione annuale, 12 $ con fatturazione mensile. Da 1 a 10 membri, collaboratori gratuiti illimitati, viste Gantt, tabella, bacheca e calendario, fogli, moduli e report illimitati, 250 automazioni al mese, 20 GB di spazio di archiviazione.
• Piano Business: 19 $ al mese per membro con fatturazione annuale, 24 $ al mese con fatturazione mensile. Da 3 o più membri, ospiti e collaboratori illimitati, vista timeline, automazioni illimitate e 1 TB di spazio di archiviazione.
• Piano Enterprise: prezzi personalizzati per 10 o più membri, spazio di archiviazione illimitato, sicurezza di livello aziendale e un accordo sul livello di servizio.
• Piano "Advanced Work Management": prezzi personalizzati per grandi organizzazioni che necessitano di Control Center, Dynamic View e Data Shuttle in un unico pacchetto.

L’unità di misura dell’utilizzo è il Membro, ovvero un utente a pagamento che crea e possiede i fogli. I Collaboratori possono visualizzare, commentare, caricare file, rispondere alle richieste di aggiornamento e inviare moduli gratuitamente, pertanto in ogni piano sono inclusi visualizzatori illimitati. Non esiste un piano gratuito: Smartsheet offre una prova gratuita di 30 giorni senza carta di credito.

La sorpresa in termini di costi da tenere d’occhio riguarda i componenti aggiuntivi. Dynamic View parte da 125 dollari al mese e Data Shuttle da 100 dollari al mese, oltre alle licenze “Member”, mentre le 250 automazioni mensili del piano Pro si esauriscono rapidamente. Si consiglia di optare per il piano Business una volta che il team fa affidamento sulle automazioni e di richiedere un preventivo per il piano Enterprise prima di implementare Smartsheet in tutti i reparti.

Smartsheet vs Excel per la gestione dei progetti

Smartsheet non è fondamentalmente Excel. Excel è lo strumento più potente per analizzare grandi set di dati, creare formule complesse e modelli numerici, e la versione web di Excel è gratuita. Smartsheet è progettato per la gestione dei progetti: ogni riga può avere un responsabile, una data di scadenza e delle dipendenze, e la vista Gantt, i moduli, l’automazione dei flussi di lavoro e le approvazioni funzionano senza macro VBA (Zapier). Molti team continuano a utilizzare Excel per le analisi e ricorrono a Smartsheet per gestire direttamente i progetti, le attività e i processi, con una vista calendario, una vista a schede e una griglia sugli stessi dati. L’equivalente Microsoft più simile è Microsoft Planner con Project, mentre Google Sheets ricopre lo stesso ruolo di foglio di calcolo gratuito e semplice di Excel.

Smartsheet presenta anche dei limiti che un utente di fogli di calcolo nota. Un foglio può contenere fino a 20.000 righe, 400 colonne o 500.000 celle, a seconda di quale limite venga raggiunto per primo (documentazione per sviluppatori di Smartsheet), quindi i set di dati di grandi dimensioni devono essere gestiti in un database o in uno strumento di BI.

Sicurezza, assistenza e gestione avanzata del lavoro

Smartsheet offre la maggior parte delle sue funzionalità avanzate agli acquirenti business e enterprise, pertanto le funzionalità di sicurezza, amministrazione e gestione avanzata del lavoro aumentano con ogni piano. Il piano «Advanced Work Management» include Control Center, Dynamic View e Data Shuttle per le organizzazioni che gestiscono centinaia di progetti e processi su più sistemi. Il piano «Business» consente di aggiungere ospiti esterni con diritti di modifica, mentre il piano «Enterprise» offre sicurezza di livello aziendale e un accordo sul livello di servizio (SLA); i dettagli sono disponibili nel Trust Center di Smartsheet. L’assistenza spazia dal centro di aiuto e dalla community a servizi a pagamento di consulenza, formazione e implementazione, che gli abbonamenti Enterprise spesso includono nel processo di implementazione. Per le organizzazioni, questo è spesso il fattore decisivo rispetto a strumenti più leggeri: il reparto IT può gestire chi crea i flussi di lavoro, quali sistemi si collegano e come vengono condivisi i dati.

Curva di apprendimento: è difficile imparare a usare Smartsheet?

Le nozioni di base sono facili per chiunque abbia familiarità con i fogli di calcolo. Aggiungere colonne, assegnare attività, impostare scadenze e passare alla vista Gantt richiede un pomeriggio, e i modelli aiutano i team a creare flussi di lavoro senza partire da un foglio vuoto. La curva di apprendimento più ripida riguarda le funzionalità avanzate: formule tra fogli, logica di automazione, dashboard, modelli del Control Center e la creazione di soluzioni complesse per un’intera organizzazione. Smartsheet offre formazione e certificazione gratuite, e i clienti più grandi spesso si avvalgono dei partner Smartsheet per la configurazione.

I punti di forza e le carenze di Smartsheet

Punti di forza:

• Un’interfaccia familiare simile a un foglio di calcolo con funzionalità di gestione dei progetti integrate.
• Viste Gantt, a schede, calendario e timeline sugli stessi dati.
• Flussi di lavoro flessibili con automazione senza codice, moduli e approvazioni personalizzabili per ogni team.
• Scalabilità da un singolo team alla gestione di portafogli in grandi organizzazioni, con sicurezza e assistenza di livello aziendale.

Compromessi:

• I prezzi per membro, i componenti aggiuntivi e i piani personalizzati rendono difficile prevedere il costo totale.
• Una curva di apprendimento ripida per le funzionalità avanzate e le formule complesse.
• I limiti dei fogli di calcolo, pari a 20.000 righe e 500.000 celle, escludono l’utilizzo di set di dati di grandi dimensioni.
• L’interfaccia appare obsoleta rispetto agli strumenti di gestione del lavoro più recenti.

Confronto con Smartsheet

• Airtable: un database relazionale con interfacce, più adatto ai dati strutturati che ai piani di progetto.
• ClickUp: uno strumento di gestione dei progetti "tutto in uno" con documenti e numerose visualizzazioni a un prezzo inferiore.
• Notion e Coda: documentazione al primo posto, con database per un monitoraggio più leggero dei progetti.
• Google Sheets: il foglio di calcolo gratuito per elenchi semplici, senza diagrammi di Gantt né automazione.
• Jira Automation: la scelta ideale per i team di sviluppo software che utilizzano già Jira.
• Kissflow e Pipefy: automazione dei processi e dei flussi di lavoro piuttosto che piani di progetto.

Smartsheet vale la pena?

Smartsheet è utile per i project manager e i team aziendali che utilizzano costantemente i fogli di calcolo e necessitano di diagrammi di Gantt, automazione e reportistica su più progetti. Il piano Business è adatto alla maggior parte dei team, mentre il piano Enterprise aggiunge la sicurezza e la governance di cui hanno bisogno le grandi organizzazioni. È meno adatto a piccoli team con un budget limitato, per analisi approfondite dei dati o per team che preferiscono uno strumento moderno incentrato sulle bacheche. Se hai bisogno di aiuto per configurare Smartsheet, creare dashboard di portafoglio o collegarlo ad altri sistemi aziendali, le agenzie e gli sviluppatori low-code su LowCodeDevs possono occuparsene.

Fonti

• Prezzi di Smartsheet: piani, costi, tipi di utente, componenti aggiuntivi e prova gratuita.
• Limiti dell’API di Smartsheet: limiti relativi a righe, colonne e celle dei fogli.
• Blackstone e Vista completano l’acquisizione di Smartsheet: il ritiro dal mercato previsto per gennaio 2025.
• Che cos’è Smartsheet?, project-management.com: funzionalità, integrazioni e limiti (elenca ancora un piano gratuito da 0 $, che la pagina dei prezzi di Smartsheet non offre più).
• Smartsheet vs. Excel, Zapier: confronto con Excel (si afferma che l’IA sia disponibile solo nel piano Enterprise; la pagina dei prezzi di Smartsheet ora elenca le funzionalità di IA conversazionale nel piano Pro).