Pipefy

Questa recensione di Pipefy illustra a cosa serve Pipefy, le sue caratteristiche principali, i piani tariffari e i limiti, gli agenti basati sull’intelligenza artificiale e le capacità di integrazione, i punti di forza e le carenze, nonché un confronto con altri strumenti per la gestione dei flussi di lavoro. Pipefy è una piattaforma di automazione dei processi “no-code” pensata per i team aziendali piuttosto che per gli sviluppatori. Pipefy trasforma un processo aziendale in un “pipe”: una bacheca suddivisa in fasi in cui ogni richiesta è rappresentata da una scheda che si sposta dall’inizio alla fine. I moduli raccolgono le richieste, i campi contengono i dati, le automazioni spostano le schede e inviano e-mail, mentre gli agenti basati sull’intelligenza artificiale possono leggere documenti o prendere decisioni di routine lungo il percorso. I team operativi, finanziari e delle risorse umane lo utilizzano per sostituire le catene di email, i fogli di calcolo e le attività ripetitive con flussi di lavoro tracciabili, senza dover attendere l’intervento del reparto IT. Pipefy è stata fondata nel 2015 a Curitiba, in Brasile, e ha anche una sede a San Francisco.

A cosa serve Pipefy?

Pipefy viene utilizzato per processi aziendali strutturati e ripetibili, con passaggi chiari e responsabili definiti. Esempi tipici sono le richieste di acquisto e le approvazioni degli appalti, la contabilità fornitori e la gestione delle fatture, i processi delle risorse umane come l’inserimento e l’uscita dei dipendenti, i percorsi di reclutamento, l’inserimento dei clienti, l’assistenza clienti e le richieste di assistenza IT, nonché la revisione dei contratti. Ogni processo è un «pipe» con un proprio modulo, fasi, campi e autorizzazioni, e i «pipe» collegati possono trasferire il lavoro da un team all’altro. In breve, Pipefy offre un software di gestione dei processi personalizzabile: i team automatizzano i flussi di lavoro che prima si gestivano tramite caselle di posta, mentre i manager visualizzano tutte le attività in sospeso in un unico posto.

Pipefy si rivolge ai reparti piuttosto che agli sviluppatori ed è progettato per supportare i processi delle risorse umane, della finanza e dei servizi di assistenza clienti con gli stessi strumenti. Un responsabile di processo della finanza o delle risorse umane può progettare il flusso di lavoro, mentre l’IT mantiene il controllo su accessi, integrazioni e sicurezza. L’obiettivo è l’efficienza operativa e l’ottimizzazione dei processi: meno lavoro manuale, meno richieste perse, accesso più rapido ai dati e una chiara traccia di chi ha approvato cosa. Secondo il sito ufficiale di Pipefy, tra i clienti figurano Accenture, BASF, IBM e Kraft Heinz, e il suo punto di forza sono i team delle medie imprese e i reparti di grandi dimensioni che gestiscono le stesse richieste ogni settimana.

Caratteristiche principali

Pipefy offre le seguenti funzionalità principali per la gestione dei flussi di lavoro e dei processi aziendali:

• Pipe e fasi: ogni processo è una bacheca in stile kanban suddivisa in fasi. Le schede contengono i dati della richiesta e ogni fase ha i propri campi obbligatori, in modo che nulla proceda se mancano informazioni.
• Moduli e portali: i moduli di avvio raccolgono le richieste da dipendenti, clienti o fornitori, mentre i portali raggruppano diversi moduli in un unico punto di accesso personalizzato con il marchio aziendale. Gli utenti ospiti possono partecipare senza bisogno di un abbonamento a pagamento.
• Automazioni: regole "no-code" spostano le schede, creano schede collegate, aggiornano i campi e inviano e-mail quando si verifica un evento in un pipe. Ogni piano include un numero mensile di operazioni di automazione.
• Agenti IA: agenti che controllano documenti, leggono CV, rispondono a domande o analizzano richieste di credito all’interno di un flusso di lavoro, autonomamente o con l’intervento di una persona che approva il risultato.
• Database: tabelle di record, come fornitori o dipendenti, che i flussi di lavoro possono consultare e a cui possono collegarsi.
• Modelli di processo: flussi predefiniti per gli acquisti, l’onboarding, la contabilità fornitori e i service desk che è possibile adattare invece di partire da zero.
• Report e dashboard: visualizzazioni in tempo reale dei volumi delle carte, del tempo impiegato per fase e delle voci in ritardo, in modo che i team possano monitorare le metriche di prestazione, generare report sulle prestazioni del flusso di lavoro e prendere decisioni basate sui dati riguardo ai colli di bottiglia, senza bisogno di strumenti di analisi separati.
• Integrazioni e API: Zapier nel piano gratuito, integrazioni native e accesso alle API nei piani a pagamento, oltre a connessioni con strumenti quali Slack, Microsoft Teams e WhatsApp.
• Interfacce: schermate personalizzate basate su flussi di lavoro e database (2 nel piano Starter, 20 nel piano Business, 100 nel piano Enterprise).
• Sicurezza e governance: accesso basato sui ruoli nel piano Business e sicurezza di livello enterprise con SSO, autenticazione a due fattori e white label nel piano Enterprise.

Piani tariffari di Pipefy

Pipefy offre un piano gratuito e due piani a pagamento venduti tramite il reparto vendite, oltre a un piano speciale per le piccole imprese. I dettagli riportati di seguito provengono dalla pagina dei prezzi di Pipefy aggiornata a settembre 2026.

• Starter (gratuito): fino a 10 utenti e 5 processi, 50 nuove schede al mese, 15 attività di automazione al mese, 500 record nel database, 2 GB di spazio di archiviazione, 205 chiamate API al mese, 2 interfacce, 1 connessione al flusso di lavoro, nessun utente ospite e Zapier come unica integrazione. Non è richiesta alcuna carta di credito.
• Business: prezzo su richiesta, fatturato per utente. Utenti, processi e schede illimitati, 300 attività di automazione al mese, 10.000 record nel database, 20 GB di spazio di archiviazione, 500 chiamate API al mese, 20 interfacce, connessioni al flusso di lavoro illimitate, integrazioni native e accesso alle API, fino a 100 utenti ospiti e accesso basato sui ruoli.
• Enterprise: prezzo personalizzato. 2.000 processi di automazione al mese, 10.000 chiamate API al mese, limiti personalizzati per database e spazio di archiviazione, SSO, autenticazione a due fattori, white label e numero illimitato di utenti ospiti.

Ogni piano include 1.000 crediti AI monouso. Una volta esauriti, è possibile acquistare crediti aggiuntivi. Le principali caratteristiche aziendali che distinguono i piani sono i limiti relativi ai processi di automazione e alle API, i limiti più elevati per database e spazio di archiviazione, gli utenti ospiti e le funzionalità aziendali come l’SSO. Il piano Starter copre solo le automazioni di base, quindi è consigliabile utilizzarlo per testare un processo prima di effettuare il pagamento.

Piano speciale per le piccole imprese

Pipefy propone anche un pacchetto SMB per aziende con un numero di dipendenti compreso tra 11 e 200: un’offerta a prezzo fisso con, secondo quanto dichiarato da Pipefy, uno sconto fino al 90% rispetto ai pacchetti standard. Il prezzo esatto viene comunicato dal reparto vendite, quindi è il piano da richiedere se la vostra piccola impresa ha superato i limiti di database e spazio di archiviazione del piano gratuito.

Un aspetto da verificare per evitare sorprese sui costi è il limite di attività di automazione. Il piano Business include 300 attività di automazione al mese per l’intero account, e un flusso di lavoro intenso con diverse regole per ogni scheda può esaurire rapidamente tale quota. Verificate quanti processi verrà attivati dal vostro flusso di lavoro e quanti crediti AI consumeranno i vostri agenti prima di scegliere un piano. I prezzi a pagamento sono disponibili solo tramite il reparto vendite, quindi richiedete un preventivo in base al tipo di utente.

Agenti IA di Pipefy e automazione dei processi senza codice

Pipefy ha aggiunto gli agenti IA alla propria piattaforma nel marzo 2025 (comunicato stampa). Un agente è una fase IA configurata all’interno di un flusso: legge la scheda e i relativi allegati, segue le istruzioni scritte e quindi aggiorna i campi, sposta la scheda o redige una risposta. Gli agenti possono operare in autonomia o attendere l’approvazione del risultato da parte di una persona, aspetto importante per le decisioni in ambito finanziario e delle risorse umane. Le funzionalità di Pipefy AI aiutano anche a creare una prima bozza di un flusso, a estrarre dati dai documenti e inserirli nei campi e a sintetizzare schede lunghe, in modo che il software si occupi della lettura manuale e dell’inserimento dei dati mentre le persone mantengono il controllo sulle decisioni.

Pipefy riferisce che, ad agosto 2025, i suoi clienti gestivano oltre 4.700 agenti. L’azienda afferma inoltre che Accenture ne ha messi in produzione più di 450. Considerate questi dati come cifre fornite dal fornitore. Ogni piano include 1.000 crediti AI monouso, quindi è possibile effettuare una prova con il piano gratuito prima di acquistarne altri.

Come funziona Pipefy? Crea facilmente processi strutturati

Pipefy funziona allo stesso modo per ogni processo. Inizia da uno dei modelli di processo o da un “pipe” vuoto, quindi elenca le fasi effettive del tuo processo, ad esempio Richiesta, Revisione, Approvazione e Completato. Aggiungi i campi necessari per ogni fase e contrassegna quelli che devono essere compilati prima che una scheda possa avanzare. Crea il modulo iniziale, testa il flusso con alcune richieste reali e aggiungi le automazioni solo quando il flusso è stabile. Collega un database per i dati ricorrenti, come i fornitori, e aggiungi un agente di IA per la fase che richiede più lettura manuale. Pipefy consente inoltre di descrivere un flusso di lavoro tramite prompt in linguaggio naturale e di far redigere all’IA la prima bozza del flusso, che potrete poi perfezionare. Il piano gratuito è sufficiente per modellare un processo dall’inizio alla fine, e l’interfaccia intuitiva è abbastanza facile da usare da consentire anche agli utenti non tecnici di gestire le attività quotidiane. I processi complessi con molte diramazioni richiedono più tempo: pianifica prima le fasi su carta e coinvolgi il supporto IT o un partner per le integrazioni.

Come si integra Pipefy: funzionalità di integrazione e portale di servizio

Pipefy si integra con altre app e software in tre modi. Zapier funziona con tutti i piani, compreso quello Starter. I piani Business ed Enterprise aggiungono integrazioni native con strumenti come Slack, Microsoft Teams e WhatsApp, oltre all’API GraphQL per connessioni personalizzate a sistemi ERP, HR e finanziari. Le connessioni tra flussi di lavoro collegano i “pipe” tra loro, in modo che una richiesta di acquisto possa creare una scheda nella contabilità fornitori una volta approvata. Il portale di servizio è il punto di accesso principale per le richieste: dipendenti, clienti o fornitori scelgono un modulo, lo inviano e ne seguono lo stato, mentre gli utenti ospiti dei piani Business ed Enterprise possono partecipare senza bisogno di una licenza a pagamento. Per l’assistenza clienti e l’erogazione di servizi interni, questo sostituisce una casella di posta condivisa con una coda tracciata per ogni tipo di richiesta.

I punti di forza di Pipefy — e i suoi limiti

Punti di forza:

• I team aziendali possono progettare e modificare i propri processi senza bisogno di codice.
• Le regole di fase e i campi obbligatori garantiscono che le richieste siano complete e verificabili.
• I portali e gli utenti ospiti consentono di coinvolgere fornitori e dipendenti senza licenze aggiuntive.
• Gli agenti basati sull’intelligenza artificiale sono integrati nel flusso di lavoro, con l’approvazione umana dove necessario.
• Un'interfaccia intuitiva che sia i piccoli team che i grandi reparti possono imparare a utilizzare rapidamente.

Compromessi:

• I prezzi pagati non vengono pubblicati, quindi per definire il budget è necessaria una chiamata al reparto vendite, anche per il pacchetto dedicato alle piccole imprese.
• I processi di automazione e le chiamate API sono soggetti a un limite mensile, anche nel piano Business.
• Ideale per processi strutturati; meno adatto a progetti in formato libero o a progetti di gruppo.
• Le automazioni di base e i limiti di archiviazione dei dati del piano gratuito sono sufficienti solo per un progetto pilota.
• Le integrazioni complesse, oltre a quelle native, richiedono l’API o un partner.

Confronto con Pipefy

• Kissflow: un'alternativa simile per flussi di lavoro low-code e approvazioni.
• Process Street: processi basati su checklist, particolarmente efficaci per le procedure ricorrenti.
• Smartsheet: gestione del lavoro e monitoraggio dei progetti basati su fogli di calcolo.
• ClickUp: gestione dei progetti "tutto in uno" piuttosto che automazione dei processi.
• Airtable: un database flessibile con interfacce e automazioni.
• Microsoft Power Automate: l’opzione di Microsoft 365 per i flussi e l’RPA.
• Zapier e Make: automazione dell’integrazione tra app, non bacheche di processo.
• Creatio, Appian e Camunda: piattaforme di processo più complesse per flussi di lavoro aziendali articolati.

Pipefy è una soluzione vantaggiosa?

Pipefy è utile per i team aziendali con esigenze specifiche in ambito operativo, finanziario, delle risorse umane e degli acquisti, che eseguono lo stesso processo di richiesta più volte al mese e desiderano gestirlo in un unico luogo strutturato, tracciabile e automatizzato senza ricorrere a sviluppatori. Le sue funzionalità coprono la maggior parte delle attività di back-office e il generatore intuitivo consente agli utenti non tecnici di creare e modificare autonomamente i flussi. Il piano gratuito è sufficientemente generoso per testare un processo. È meno adatto a piccoli team che necessitano di prezzi pubblicati, per automazioni ad alto volume che superano i limiti mensili di attività, o per progetti che non seguono fasi fisse. Se avete bisogno di aiuto per progettare i processi o integrare Pipefy con i vostri sistemi, le agenzie low-code e gli sviluppatori su LowCodeDevs possono occuparsene.

Fonti

• Prezzi di Pipefy: piani, limiti, crediti AI e modello di fatturazione.
• Home page di Pipefy: funzionalità, clienti e posizionamento.
• Pipefy aggiunge agenti IA: il lancio degli agenti IA è previsto per marzo 2025.
• Siti di recensioni come Copy.ai e Software Advice riportano ancora quattro piani, incluso un piano "Unlimited", e prezzi per utente di 20 e 34 dollari. L'attuale pagina dei prezzi di Pipefy mostra solo i piani Starter, Business ed Enterprise, con prezzi a pagamento su richiesta; questa pagina segue le indicazioni del fornitore.
• Accenture adotta oltre 450 agenti IA di Pipefy: caso di studio del fornitore.
• Pipefy raggiunge i 4.700 agenti IA, Brazil Economy: dati relativi agli agenti e ai clienti.