Microsoft Power Automate

Questa recensione di Power Automate illustra a cosa serve Microsoft Power Automate, le sue caratteristiche principali, i prezzi e le licenze, i flussi cloud rispetto a quelli desktop, i suoi punti di forza e di debolezza, nonché un confronto con altri strumenti di automazione. Power Automate fa parte di Microsoft Power Platform, insieme a Power Apps, Power BI e Copilot Studio. È stato lanciato nel 2016 con il nome di Microsoft Flow ed è stato rinominato Power Automate nel 2019. È possibile creare flussi di lavoro automatizzati in un designer basato su browser senza scrivere codice, oppure descriverli all’IA integrata Copilot; tali flussi vengono poi eseguiti come servizi nel cloud di Microsoft. Per le attività all’interno di applicazioni Windows prive di API, i flussi desktop aggiungono l’automazione robotica dei processi (RPA) sul proprio PC o su una macchina ospitata da Microsoft.

A cosa serve Microsoft Power Automate?

Power Automate viene utilizzato per automatizzare attività, operazioni ripetitive e interi processi aziendali, soprattutto all’interno di organizzazioni che già utilizzano Microsoft 365, al fine di migliorare l’efficienza e ridurre il lavoro manuale. Casi d’uso comuni sono le approvazioni in Microsoft Teams, il salvataggio di allegati e-mail su SharePoint o OneDrive, la pubblicazione di notifiche quando un elemento di un elenco cambia, la copia delle risposte ai moduli in Excel, la sincronizzazione dei record tra Dynamics 365 CRM e altri servizi e la creazione di report pianificati per Power BI. I flussi desktop gestiscono attività che esistono solo in un'interfaccia utente: l'inserimento dei dati delle fatture in una vecchia schermata ERP, l'estrazione di dati da siti web, la compilazione di applicazioni su terminali e mainframe o l'organizzazione di file e cartelle.

Gli utenti aziendali creano autonomamente i flussi di lavoro per il proprio team. I team IT e gli sviluppatori si occupano di quelli più complessi, aggiungono la gestione degli errori e li sottopongono a governance. Poiché le stesse licenze coprono sia i flussi di Power Apps che i dati di Dataverse, molte organizzazioni utilizzano Power Automate come livello logico alla base delle proprie Power Apps.

Caratteristiche principali

• Flussi cloud: flussi automatizzati, istantanei e pianificati, attivati da un evento, un pulsante o una pianificazione, con condizioni, cicli e approvazioni. Oltre 1.000 connettori coprono Microsoft 365, Dynamics 365, Salesforce, SAP e centinaia di altri servizi.
• Flussi desktop (RPA): Power Automate per desktop registra e riproduce le azioni in Windows e nelle app web, con oltre 400 azioni predefinite, gestione delle eccezioni e supporto per SAP, Citrix, app Java ed emulatori di terminale (Microsoft Learn).
• Bot con supervisione e senza supervisione: i bot con supervisione vengono eseguiti mentre un utente è connesso; i bot senza supervisione vengono eseguiti su un server o su una macchina virtuale ospitata da Microsoft senza che nessuno sia alla tastiera.
• Funzionalità di process mining: analizza i registri degli eventi e le registrazioni delle attività per ottenere informazioni dettagliate sui punti in cui un processo aziendale subisce rallentamenti prima di automatizzarlo.
• IA e Copilot: descrivi un flusso in linguaggio naturale e lascia che l’IA crei la prima versione; AI Builder aggiunge funzionalità di intelligenza artificiale quali l’elaborazione dei documenti e l’analisi del testo.
• Modelli: flussi predefiniti per attività comuni, dal salvataggio degli allegati di Outlook alle approvazioni in Teams.
• Sicurezza e governance: ambienti, accesso basato sui ruoli, politiche di prevenzione della perdita di dati e analisi amministrative per l’IT, in modo che l’organizzazione possa scalare l’automazione in modo controllato.

Prezzi di Microsoft Power Automate

Il costo di Power Automate è calcolato per utente o per bot, con fatturazione annuale. I piani riportati di seguito sono tratti dalla pagina dei prezzi di Power Automate aggiornata a settembre 2026.

• Prova gratuita: 30 giorni di flussi cloud con connettori standard.
• Power Automate Premium: 15 $ al mese per utente. Flussi cloud con connettori premium, flussi desktop assistiti, estrazione di processi e attività e archiviazione Dataverse.
• Power Automate Process: 150 $ al mese per bot. Un bot non presidiato o un flusso cloud con licenza per l’intera organizzazione.
• Power Automate Hosted Process: 215 $ al mese per bot. Le stesse caratteristiche del piano Process, più una macchina virtuale ospitata da Microsoft per l’esecuzione del bot.
• Componente aggiuntivo Process Mining: 5.000 $ al mese per tenant, in aggiunta al piano Premium, con 100 GB di spazio di archiviazione per i dati di mining.

Cosa è gratuito: la maggior parte delle licenze Microsoft 365 Business ed Enterprise include già i flussi cloud di Power Automate con connettori standard, quali SharePoint, Outlook, Teams ed Excel (licenze Microsoft Learn). Anche Power Automate per desktop è gratuito da installare su Windows 10 e 11 per l’automazione locale e assistita.

La sorpresa in termini di costi da verificare riguarda i connettori Premium. Un flusso che coinvolge Salesforce, SQL Server, una richiesta HTTP o un connettore personalizzato richiede una licenza Premium per ogni utente che lo esegue, e Microsoft 365 E5 non le include. L’RPA non presidiata richiede una licenza Process o Hosted Process per ogni bot. Mappate i vostri connettori e bot prima di stimare il costo per l’intera organizzazione e contattate Microsoft o un partner per i prezzi aziendali su grandi volumi.

Casi d’uso: flussi cloud vs flussi desktop per i processi aziendali

I flussi cloud vengono eseguiti nel cloud di Microsoft e collegano i servizi tramite API. Rappresentano la scelta giusta ogni volta che le app coinvolte dispongono di connettori: sono più veloci, più facili da mantenere e non dipendono dal layout dello schermo. I flussi desktop automatizzano l’interfaccia utente di Windows e delle app web, proprio come farebbe una persona cliccando e digitando. Utilizzateli per applicazioni legacy, strumenti interni e siti web privi di API.

I due tipi di flussi funzionano insieme e questa combinazione rappresenta una delle principali funzionalità di Power Automate. Un flusso cloud può richiamare un flusso desktop, passargli dei dati e riprendere l’esecuzione una volta che il bot ha terminato, ed è così che viene realizzata la maggior parte dell’automazione end-to-end. Per questo collegamento è necessario un account aziendale o scolastico con una licenza Premium. La versione desktop gratuita, a cui si accede con un account Microsoft, consente di creare ed eseguire flussi localmente, ma non può essere attivata da flussi cloud, né condividere flussi o funzionare in modalità automatica. Le edizioni Home di Windows consentono di creare flussi desktop, ma non di eseguirli dal cloud.

Power Automate desktop: gratuito su Windows

Power Automate per desktop è incluso in Windows 11 e può essere installato su Windows 10 dal Microsoft Store o tramite il programma di installazione MSI (guida all’installazione). Con un account Microsoft gratuito si ha a disposizione il registratore, il designer drag-and-drop, oltre 400 azioni e l’automazione del browser in Microsoft Edge, Chrome e Firefox, con i flussi archiviati in OneDrive. Funziona su Windows 10, Windows 11 e Windows Server; i dispositivi ARM non sono supportati. È un modo pratico per imparare l’RPA, creare flussi desktop e automatizzare attività personali prima che un team acquisti un piano Premium. Se non ne hai bisogno, puoi disinstallarlo come qualsiasi altra app di Windows.

I punti di forza e le carenze di Microsoft Power Automate

Punti di forza:

• Profonda integrazione con Microsoft 365, Teams, SharePoint, Dataverse, Dynamics 365 e Power BI.
• Flussi cloud e RPA in un’unica piattaforma, in modo che l’automazione delle API e dell’interfaccia utente possano condividere un unico processo.
• I connettori standard sono spesso già inclusi in Microsoft 365.
• Governance aziendale, ambienti e prevenzione della perdita di dati per l’IT.

Compromessi:

• Il sistema di licenze è complesso: connettori premium, piani per utente e per bot, e componenti aggiuntivi.
• Il designer diventa difficile da gestire per flussi di grandi dimensioni; la gestione degli errori e il debug richiedono pratica.
• Al di fuori dell’ecosistema Microsoft, altri strumenti si collegano a un maggior numero di app SaaS con meno difficoltà.
• I flussi desktop smettono di funzionare quando la schermata di un'applicazione cambia e richiedono manutenzione.

Confronto con Microsoft Power Automate

• Zapier: più semplice per collegare le app SaaS, con migliaia di integrazioni; nessuna RPA.
• Make: scenari visivi con maggiore controllo sulla mappatura dei dati, a un prezzo inferiore per volumi elevati.
• n8n: open source e auto-ospitabile, popolare tra i team tecnici.
• UiPath e Automation Anywhere: piattaforme RPA aziendali con un'orchestrazione dei bot più avanzata.
• Microsoft Power Apps: il generatore di app della stessa Power Platform; spesso le due soluzioni vengono concesse in licenza e utilizzate insieme.
• AppSheet: il generatore di app no-code di Google con bot di automazione, l’equivalente più simile su Google Workspace.

Vale la pena utilizzare Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate è utile per le organizzazioni che utilizzano Microsoft 365 e desiderano automatizzare approvazioni, notifiche e flussi di dati tra i propri strumenti, poiché i flussi standard sono solitamente già inclusi. È inoltre un'ottima scelta quando alcuni passaggi vengono ancora eseguiti in applicazioni desktop legacy, poiché i flussi cloud e l'RPA risiedono in un'unica piattaforma. È meno adatto ai piccoli team le cui app si trovano per lo più al di fuori dell'ecosistema Microsoft, dove Zapier o Make risultano più semplici, oppure alle aziende che necessitano di bot automatici su larga scala senza dover pagare per ogni singolo bot. Se avete bisogno di aiuto per creare flussi di lavoro, mettere ordine nelle licenze, aggiungere passaggi basati sull’intelligenza artificiale o sviluppare soluzioni RPA, le agenzie e gli sviluppatori low-code presenti su LowCodeDevs possono occuparsene.

Fonti

• Prezzi di Power Automate: piani, costi e cosa include ciascuno.
• Tipi di licenze di Power Automate: diritti Microsoft 365, connettori standard e premium.
• Prerequisiti per i flussi desktop e confronto tra account: funzionalità desktop gratuite e premium, edizioni di Windows.
• Installazione di Power Automate: Microsoft Store e installazione tramite MSI.
• Che cos'è Power Automate?: flussi cloud, flussi desktop e process mining.
• Microsoft Power Automate, Wikipedia: storia e cambio di nome da Microsoft Flow.
• Alternative a Power Automate, Gumloop: alternative da confrontare (articolo scritto da un concorrente).