Calendly

Dieser Calendly-Testbericht befasst sich mit den Einsatzbereichen von Calendly, den wichtigsten Funktionen, den Preisen und dem kostenlosen Tarif, der Team-Terminplanung, den Integrationen, den Stärken und Schwächen sowie dem Vergleich mit anderen Terminplanungs-Tools. Calendly ersetzt den langwierigen E-Mail-Austausch durch einen Buchungslink. Sie verbinden Ihren Kalender, legen Ihre Verfügbarkeit und Regeln fest und teilen den Link oder betten eine Buchungsseite in Ihre Website ein. Die Eingeladenen wählen einen der freien Zeittermine aus, und Calendly erstellt den Termin, fügt einen Link für Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams hinzu und versendet automatische Erinnerungen. Calendly wurde 2013 in Atlanta von Tope Awotona gegründet und ist eines der am häufigsten genutzten Terminplanungs-Tools für die Online-Terminvereinbarung (Wikipedia).

Wofür wird Calendly verwendet?

Calendly wird genutzt, um Termine mit Kunden, Interessenten und Bewerbern außerhalb des eigenen Unternehmens zu vereinbaren, ohne E-Mails hin- und herzuschicken, wobei Calendly nur Zeitfenster anbietet, die tatsächlich frei sind. Typische Anwendungsfälle sind Verkaufspräsentationen und Erstgespräche, Kundengespräche für Berater und Agenturen, Coaching- und Schulungssitzungen, Vorstellungsgespräche, Kundenerfolgsgespräche und kostenpflichtige Einzeltermine. Freiberufler nutzen einen einzigen Buchungslink für alle ihre Kunden. Vertriebs- und Serviceteams nutzen die Teamplanung, um Termine nach dem Round-Robin-Verfahren auf die Mitarbeiter zu verteilen oder um ein Meeting mit mehreren Kollegen gleichzeitig zu vereinbaren. Viele kleine Teams nutzen Calendly auch für Gruppentreffen und Gruppenveranstaltungen wie Webinare oder Sprechstunden sowie für Terminumfragen, um einen Termin zu finden, der mehreren Teilnehmern passt.

Wichtigste Funktionen

• Veranstaltungstypen und Buchungsseiten: Jeder Veranstaltungstyp verfügt über eine eigene Dauer, einen eigenen Ort, eigene Fragen und Verfügbarkeiten sowie einen eigenen Buchungslink. Eine Buchungsseite listet alle Ihre Veranstaltungstypen auf – bei kostenpflichtigen Tarifen mit individuellem Branding.
• Kalendersynchronisierung: Calendly überprüft Google Kalender, Outlook, Microsoft 365 und iCloud auf Terminkonflikte, sodass nur freie Zeitfenster angeboten werden. Bei kostenpflichtigen Tarifen können mehrere Kalender miteinander verknüpft werden.
• Videokonferenzen: Links zu Zoom, Google Meet und Microsoft Teams werden automatisch zu jedem Termin hinzugefügt.
• Workflows: Automatische Erinnerungen, Bestätigungs-SMS und Folge-E-Mails vor und nach jedem Termin.
• Teamplanung: Round-Robin-Verfahren, gemeinsame Termine (Besprechungen mit mehreren Gastgebern), Gruppenveranstaltungen und verwaltete Termine, bei denen Administratoren zentral verwaltete Terminarten für das gesamte Team steuern.
• Weiterleitungsformulare: Qualifizieren Sie Eingeladene mithilfe eines Formulars und leiten Sie sie an die richtige Person oder Seite weiter; im „Teams“-Tarif funktioniert dies mit Formularen von Salesforce, HubSpot und Marketo.
• Zahlungen: Zieh Zahlungen von Kunden bei der Buchung eines Termins über Stripe oder PayPal ein, sodass für kostenpflichtige Sitzungen und Beratungen keine separate Rechnung erforderlich ist.
• Umfragen in Besprechungen und einmalige Besprechungen: Lassen Sie eine Gruppe über einen Termin abstimmen oder teilen Sie einen einmalig nutzbaren Link für eine besondere Besprechung.
• KI-basiertes Terminmanagement: Notetaker zeichnet Besprechungen auf, transkribiert sie und fasst sie zusammen, während der Callie-Assistent die Terminplanung anhand eines E-Mail-Threads übernimmt und bei der Vorbereitung auf Besprechungen hilft (Calendly-Hilfe).
• Browser-Erweiterung und Apps: Buchen Sie über Gmail, Outlook, LinkedIn und die mobilen Apps.

Preise für Calendly

Die Preise für Calendly gelten pro Nutzer und Monat, wobei es eine kostenlose Stufe und drei kostenpflichtige Stufen gibt. Die Kosten für Calendly hängen vom Tarif sowie von der jährlichen oder monatlichen Abrechnung ab. Die unten aufgeführten Preise stammen von der Calendly-Preisseite vom Stand September 2026.

• Kostenlos: 0 $, dauerhaft kostenlos. Ein Veranstaltungstyp, eine Kalenderanbindung, unbegrenzte Einzeltermine, eine Buchungsseite und die Browser-Erweiterung.
• Standard: 10 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 12 $ bei monatlicher Abrechnung. Unbegrenzte Anzahl an Veranstaltungstypen, bis zu sechs Kalender, automatische Erinnerungen und Workflows, HubSpot, Mailchimp, Stripe und PayPal.
• Teams: 16 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 20 $ bei monatlicher Abrechnung. Zusätzlich enthalten sind Round-Robin- und kollektive Terminplanung, Routing, Salesforce, Marketo und Pardot sowie Administratorfunktionen.
• Enterprise-Tarif: ab 15.000 $ pro Jahr. Bietet zusätzlich Sicherheitsfunktionen wie SAML-Single-Sign-On, Domain-Kontrolle und Audit-Protokolle sowie dedizierten Support.

Notetaker und Callie sind nicht in den Basisplänen enthalten: Sie sind in den Add-ons „Standard Plus“ und „Teams Plus“ enthalten. Die monatlichen Preise für „Standard“ und „Teams“ liegen etwa 17–20 % über dem Jahrespreis (Preisübersicht eines Drittanbieters, verfasst von einem Mitbewerber).

Was die Kosten betrifft, sollte man darauf achten, was in der kostenlosen Stufe nicht enthalten ist. Mit nur einem Veranstaltungstyp und einer Kalenderanbindung benötigt jeder, der mehr als eine Art von Besprechung anbietet oder einen beruflichen und einen privaten Kalender führt, den „Standard“-Tarif. Salesforce-Routing, Round-Robin-Verteilung und Administrationsfunktionen sind erst ab dem „Teams“-Tarif verfügbar, und die KI-Funktionen sind ein zusätzliches Add-on, das auf jeden kostenpflichtigen Tarif aufgesetzt werden kann. Jede Person, die Besprechungen veranstaltet, benötigt eine Lizenz; Eingeladene benötigen niemals ein Konto oder eine Lizenz.

Grenzen des kostenlosen Tarifs und der kostenlosen Stufe von Calendly

Der kostenlose Tarif von Calendly reicht für eine Person mit einer Art von Besprechung aus. Sie erhalten einen Termin-Typ, einen Kalender, unbegrenzte Buchungen, einen Buchungslink sowie Links für Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams. Was Sie nicht erhalten, sind mehrere Termin-Typen, mehrere Kalender, automatische Erinnerungen oder Nachfass-E-Mails, individuelles Branding, Zahlungsfunktionen und Team-Funktionen. Sie können Calendly dauerhaft kostenlos nutzen und erst dann upgraden, wenn Sie mehr benötigen. Für viele Freiberufler deckt die kostenlose Stufe eine Art von Termin ab, und das erste Upgrade erfolgt, wenn sie einen zweiten Termin-Typ, Erinnerungen oder Zahlungsfunktionen benötigen. Die kostenpflichtigen Stufen schalten diese zusätzlichen Funktionen frei; die erweiterten Funktionen für Teams und Sicherheit sind nur in den Tarifen „Teams“ und „Enterprise“ enthalten. Kostenlose Nutzer sind meist auf das Hilfezentrum angewiesen; kostenpflichtige Tarife bieten zusätzlichen direkten Support.

Calendly für Teams: Round-Robin, Routing und Umfragefunktionen für Besprechungen

Der „Teams“-Tarif von Calendly ist auf Vertrieb, Personalbeschaffung und Kundenerfolg ausgelegt. „Round-Robin“ verteilt Terminvereinbarungen nach Verfügbarkeit oder Priorität auf die Teammitglieder. Für gemeinsame Termine müssen alle Teilnehmer Zeit haben. Routing-Formulare qualifizieren Leads und leiten sie an den richtigen Ansprechpartner weiter, und die Salesforce-Integration erstellt und aktualisiert Datensätze, sodass der Buchungsprozess Teil der Pipeline wird. Administratoren sperren zentrale Einstellungen bei verwalteten Terminen und erhalten Berichte zu Besprechungen. Die meisten Teams beginnen mit „Standard“-Lizenzen und wechseln zu „Teams“, wenn sie „Round Robin“ oder CRM-Routing benötigen. Der „Enterprise“-Tarif bietet die Sicherheit, Audit-Protokolle und den Support, den größere Unternehmen benötigen. Gruppenbesprechungen und Terminumfragen ermöglichen es kleinen Teams, Besprechungen mit mehreren Personen zu planen, ohne auf den „Teams“-Tarif umsteigen zu müssen.

Calendly-Integrationen, Google-Kalender-Synchronisierung und Follow-up-E-Mails

Calendly lässt sich nativ mit Google Kalender, Outlook, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics, Mailchimp, Stripe und PayPal verbinden. Für alle anderen Fälle lösen Zapier, Make und n8n Workflows aus, wenn ein Termin gebucht oder storniert wird – beispielsweise, um den Eingeladenen zu einem CRM hinzuzufügen, eine Aufgabe in ClickUp zu erstellen oder eine Slack-Nachricht zu senden. Calendly verfügt zudem über eine API und Webhooks für benutzerdefinierte Integrationen. Die Kalendersynchronisierung mit Google Kalender und Outlook funktioniert in beide Richtungen: Buchungen erscheinen in Ihrem Kalender, und dortige Belegungen blockieren Zeitfenster in Calendly. Follow-up-E-Mails und Erinnerungen werden in Workflows festgelegt, sodass Kunden nach jedem Termin die richtige Nachricht erhalten. Dies macht Calendly zu einem gängigen Baustein in No-Code-Abläufen für Vertrieb, Zahlungen und Kunden-Onboarding sowie in anderen Tools zur Terminplanung.

Wo Calendly glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Sehr einfache Buchung für Eingeladene; kein Konto erforderlich.
• Zuverlässige Kalendersynchronisierung zwischen Google- und Microsoft-Kalendern.
• Starke Integrationen für Teamplanung, Weiterleitung und CRM.
• Ein nützliches kostenloses Angebot für eine einzelne Veranstaltungsart.

Nachteile:

• Der kostenlose Tarif erlaubt nur einen Veranstaltungstyp und einen Kalender.
• Bei größeren Teams summieren sich die Kosten pro Nutzer, und KI-Funktionen kosten extra.
• Eingeschränkte Gestaltungsmöglichkeiten für die Buchungsseite.
• Nicht geeignet für Dienstleistungsunternehmen, die Pakete, Kurskarten oder die Buchung von Mitarbeitern und Räumen benötigen.

Wie Calendly im Vergleich abschneidet

• HubSpot: Das kostenlose „Meetings“-Tool innerhalb von HubSpot CRM – am besten geeignet, wenn Sie HubSpot bereits als CRM nutzen.
• Zoho: Zoho Bookings, ein kostengünstigerer Terminplaner für Teams, die die Zoho-Suite nutzen.
• Squarespace: Gehört Acuity Scheduling, das sich für Dienstleistungsunternehmen mit Paketen, Anmeldeformularen und Zahlungsabwicklung eignet.
• Wix: Wix Bookings für Termine und Kurse auf einer Wix-Website.
• Typeform: Formulare, die an einen Terminplaner weitergeleitet werden können, jedoch keine eigene Kalenderlogik besitzen.

Lohnt sich Calendly?

Calendly lohnt sich für alle, die viele externe Termine vereinbaren: Freiberufler, Berater, Vertriebs- und Recruiting-Teams. Der kostenlose Tarif deckt einen einzigen Veranstaltungstyp ab, und der Standard-Tarif für 10 US-Dollar pro Nutzer bei jährlicher Abrechnung macht sich bereits nach wenigen eingesparten E-Mail-Verläufen bezahlt. Weniger geeignet ist Calendly für Dienstleistungsunternehmen, die Kurse, Pakete oder Ressourcenbuchungen benötigen, für Teams mit knappem Budget, die ein Round-Robin-Verfahren benötigen, oder für Unternehmen, die ein selbst hostbares Tool wünschen. Wenn Sie Hilfe bei der Anbindung von Calendly an Ihr CRM, Ihre Website oder Ihre Automatisierungsplattform benötigen, können die Calendly-Agenturen und -Entwickler auf LowCodeDevs dies für Sie umsetzen.

Quellen

• Calendly-Preise: Tarife, Preise und Funktionen pro Tarif.
• Wählen Sie den richtigen Calendly-Tarif: Einschränkungen des kostenlosen Tarifs, Kalenderverbindungen und Teams-Funktionen.
• KI bei Calendly: Notetaker, Callie und die Plus-Add-ons.
• Calendly, Wikipedia: Unternehmensgeschichte.
• Calendly-Testbericht, Forbes Advisor: Funktionen und Tarifübersicht.
• Calendly-Preisübersicht, Zeeg: Monatliche versus jährliche Preise (verfasst von einem Mitbewerber).