ClickUp

Dieser ClickUp-Testbericht befasst sich mit den Einsatzbereichen von ClickUp, den wichtigsten Funktionen, den Preisen und den KI-Erweiterungen, der Einarbeitungszeit, den Stärken und Schwächen sowie dem Vergleich mit anderen Projektmanagement-Tools. ClickUp verspricht, die All-in-One-App für die Arbeit zu sein und die „Tool-Müdigkeit“ zu verringern, die durch den Einsatz verschiedener Projektmanagement-Tools entsteht. In der Praxis bietet ClickUp eine Plattform für Aufgaben- und Projektmanagement mit einem sehr flexiblen Datenmodell: Jede Aufgabe kann benutzerdefinierte Felder, Status, Abhängigkeiten, Zeiterfassung und Kommentare enthalten, und dieselben Aufgaben lassen sich in mehr als 15 Ansichten darstellen. Um diesen Kern herum bietet ClickUp Echtzeit-Zusammenarbeit in ClickUp Docs, Whiteboards, ClickUp Chat, Formularen, Dashboards, Automatisierungen und ClickUp Brain, seiner KI-Ebene. Das Unternehmen wurde 2017 von Zeb Evans und Alex Yurkowski gegründet und hat seinen Sitz in San Diego.

Wofür wird ClickUp verwendet?

Der Hauptzweck von ClickUp besteht darin, die Arbeit eines gesamten Unternehmens an einem Ort zu planen und zu verfolgen. Typische Anwendungsbereiche sind das Projektmanagement für Agenturen und Marketingteams, die Sprintplanung und das Bug-Tracking für Softwareentwicklungsteams, Content-Kalender, die Einarbeitung neuer Kunden, Betriebs- und HR-Prozesse sowie persönliche Aufgabenlisten. Da man Aufgaben über Listen hinweg verknüpfen und alle Aufgaben einer Person an einem Ort einsehen kann, eignet sich ClickUp sowohl für mehrere Projekte, die sich Mitarbeiter und Termine teilen, als auch für komplexe Projekte mit Abhängigkeiten und Meilensteinen.

Teams beginnen oft mit einer Abteilung, zum Beispiel Marketingkampagnen, und erweitern den Einsatz, sobald verschiedene Teams die Dashboards und die Projektverfolgung an einem Ort sehen. ClickUp kann auch als leichtes CRM fungieren: eine Liste mit benutzerdefinierten Feldern für Unternehmen, Geschäftswert und Phase, eine Board-Ansicht für die Pipeline und Automatisierungen für Nachfassaktionen. Da es sich nicht um ein dediziertes CRM handelt, verbinden Vertriebsteams mit umfangreichen E-Mail-Sequenzen ClickUp in der Regel stattdessen mit HubSpot. Das Wissensmanagement wird durch ClickUp Docs und Wikis abgedeckt, die mit den beschriebenen Aufgaben verknüpft sind und Google Docs für die interne Dokumentation ersetzen können.

Wichtigste Funktionen

• Hierarchie: Die Arbeit ist in Workspaces, Spaces, Ordner, Listen, Aufgaben und Unteraufgaben gegliedert. Spaces entsprechen in der Regel Abteilungen oder Kunden, Listen Projekten.
• Aufgabenmanagement: Unbegrenzte Anzahl von Aufgaben, Unteraufgaben, Checklisten, Verantwortlichen, Prioritäten, Abhängigkeiten und wiederkehrenden Aufgaben. Aufgaben, die mehreren Teammitgliedern zugewiesen sind, erscheinen in der Arbeitsauslastung jeder einzelnen Person.
• Benutzerdefinierte Felder und Status: Dropdown-Menüs, Zahlen, Datumsangaben, Formeln, Beziehungen und mehr, mit einem benutzerdefinierten Status-Workflow pro Liste.
• Aufgabenansichten: Liste, Board (Kanban), Kalender, Gantt-Diagramme, Zeitleistenansicht, Tabelle, Arbeitsauslastung, Mindmap und andere – alle basierend auf denselben Aufgabendaten. Die Ansicht „Arbeitsauslastung“ dient der Verwaltung der Arbeitsauslastung aller Teammitglieder.
• Integrierte Zeiterfassung: Starten Sie einen Timer für jede Aufgabe, fügen Sie manuelle Einträge und Schätzungen hinzu und erstellen Sie Berichte über abrechnungsfähige Zeiten pro Projekt.
• ClickUp Docs und Whiteboards: Dokumente und Whiteboards, die mehrere Teammitglieder in Echtzeit bearbeiten können und die mit Aufgaben verknüpft sind – für Spezifikationen, Besprechungsnotizen und Wikis, ähnlich wie Google Docs in Ihrem Projektmanagement-Tool.
• ClickUp-Chat: Kanäle und Direktnachrichten direkt neben der Arbeit, sodass eine Nachricht zu einer Aufgabe werden kann.
• Automatisierungen: Workflow-Automatisierung mit Auslöse-, Bedingungs- und Aktionsregeln, die Aufgaben zuweisen, Status ändern, Kommentare posten oder Webhooks aufrufen – ganz ohne Programmiercode. Formulare wandeln Formularübermittlungen in Aufgaben um, sodass Teams Prozesse wie die Bearbeitung von Anfragen automatisieren können.
• Dashboards und Ziele: Diagramme, Arbeitsaufwands- und Zeitberichte sowie Zielverfolgung für den Projektstatus teamübergreifend.
• Integrationen: Native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, GitHub, Google Drive, Google Kalender, Outlook, HubSpot und Zoom sowie Integrationen von Drittanbietern über Zapier und Make für mehr als 1.000 weitere Tools (ClickUp-Integrationen). Eine mobile App für iOS und Android ermöglicht die Verwaltung von Aufgaben, Kommentaren und der Zeiterfassung von unterwegs.
• Sicherheit: Zwei-Faktor-Authentifizierung in jedem Tarif, Datenverschlüsselung, Google-SSO im Business-Tarif und SAML-SSO, Audit-Protokolle sowie HIPAA-Optionen im Enterprise-Tarif.
• ClickUp Brain: Eine KI, die Aufgaben zusammenfassen, Dokumente verfassen und bearbeiten, Fragen in Ihrem gesamten Arbeitsbereich beantworten und im höheren KI-Tarif KI-Felder, Automatisierungen sowie einen Notiz-Assistenten ausführen kann.

Preise für ClickUp

ClickUp berechnet Gebühren für jedes Mitglied Ihres Arbeitsbereichs, die monatlich oder jährlich in Rechnung gestellt werden. Die folgenden Tarife stammen von der ClickUp-Preisseite vom September 2026.

• „Free Forever“: 0 $. Unbegrenzte Aufgaben und kostenlose Tarifmitglieder, gemeinsam bearbeitbare Dokumente, Kanban-Boards, Kalenderansicht, Sprint-Management, einfache benutzerdefinierte Felder, 60 MB Speicherplatz, 1 Formular, Begrenzung auf 5 Spaces und 1 Wiki sowie Testzugang zu vielen erweiterten Funktionen.
• „Unlimited“: 7 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 10 $ monatlich. Unbegrenzter Speicherplatz, Spaces und Formulare, Gantt-Diagramme, Integrationen, benutzerdefinierte Felder, Zeiterfassung, Ziele, Gastberechtigungen und ClickUp-Chat.
• Business-Tarif: 12 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 19 $ monatlich. Bietet zusätzlich unbegrenzte Dashboards, Zeitleisten- und Aktivitätsansichten, Webhooks, 5.000 Automatisierungen pro Monat, Mindmaps, private Whiteboards, Sprint-Punkte und Google-SSO.
• Enterprise-Tarif: individuelle Preisgestaltung. Bietet zusätzlich erweiterte Berechtigungen, SAML-SSO, SCIM, Audit-Protokolle, 250.000 Automatisierungen pro Monat, HIPAA- und Datenstandortoptionen sowie einen Customer Success Manager.

KI-Funktionen werden separat angeboten: „Brain AI“ kostet 9 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, und „Everything AI“ kostet 28 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit mehr KI-Guthaben, KI-Feldern, dem „AI Notetaker“ und KI-Automatisierungen. Der kostenlose Tarif umfasst lediglich einen Testzugang zu den erweiterten KI-Funktionen.

Eine kostenseitige Überraschung sind die zahlreichen Limits und Add-ons. Automatisierungen, Dashboards und einige Ansichten sind je nach Tarif begrenzt, und KI wird zusätzlich zum Basistarif pro Nutzer in Rechnung gestellt. So zahlt ein Team im Business-Tarif mit „Everything AI“ 40 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Der Enterprise-Tarif bietet zusätzliche Sicherheits- und Verwaltungskontrollen, die größere Organisationen benötigen. Mitglieder Ihrer Organisation zählen als kostenpflichtige Nutzer; nur Gäste sind bis zu einer bestimmten Obergrenze kostenlos. Die meisten Teams sparen mit dem Jahresabo Geld und sollten vor einem Upgrade prüfen, welche Funktionen sie tatsächlich nutzen.

Ist der kostenlose Tarif von ClickUp wirklich kostenlos?

Der kostenlose Tarif von ClickUp ist dauerhaft kostenlos und erlaubt eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Aufgaben, was großzügiger ist als bei den meisten Projektmanagement-Tools. Jedes Teammitglied kann ohne kostenpflichtigen Platz beitreten, und der kostenlose Tarif umfasst Support rund um die Uhr. Für kleine Teams und den privaten Gebrauch ist er wirklich kostenlos, für wachsende Teams jedoch nicht: Der Speicherplatz ist auf 60 MB begrenzt, „Spaces“ und Formulare sind eingeschränkt, und viele erweiterte Funktionen sind nur in der Testversion verfügbar. Gantt-Diagramme, Integrationen und unbegrenzter Speicherplatz sind erst ab dem „Unlimited“-Tarif verfügbar. Bezahlte Tarife können vor dem Abschluss eines Vertrags getestet werden, und Sie können Ihr ClickUp-Konto jederzeit upgraden, ohne Daten verschieben zu müssen.

ClickUp für Softwareentwicklung und technische Teams

Technische Teams nutzen ClickUp für Sprints, Backlogs und die Fehlerverfolgung. Sprint-Listen übertragen unvollendete Aufgaben in den nächsten Sprint, Story-Points (im Business-Tarif „Sprint-Points“) speisen Burndown-Diagramme, und die GitHub-Integration verknüpft Commits und Pull-Anfragen mit Projektaufgaben. Benutzerdefinierte Felder erfassen Schweregrad oder Komponente, und Abhängigkeiten verknüpfen Aufgaben teamübergreifend. ClickUp bietet eine Zeitachsenansicht und Gantt-Diagramme für die Release-Planung sowie leistungsstarke Automatisierungsfunktionen für die Übergabe zwischen Entwicklung, Qualitätssicherung und Produktmanagement. Teams, die hauptsächlich mit Jira arbeiten, empfinden ClickUp möglicherweise als weniger spezialisiert für große Entwicklungsorganisationen, aber für gemischte Teams, in denen Entwickler, Designer und Marketingmitarbeiter Projektabläufe an einem Ort gemeinsam nutzen, eignet sich ClickUp gut.

Die Lernkurve von ClickUp

ClickUp hat eine steile Lernkurve, da es so viele Funktionen und mehrere Aufgabenebenen bietet, von „Spaces“ bis hinunter zu Unteraufgaben. Neue Nutzer haben oft das Gefühl, dass es zu viele Funktionen und Einstellungen gibt, und TaskRhino schätzt, dass es zwei bis vier Wochen dauert, bis sich ein Team damit wohlfühlt. Ein guter Weg, ClickUp effektiv zu nutzen, ist, klein anzufangen: ein „Space“ pro Team, eine Liste pro Projekt, eine Handvoll benutzerdefinierter Felder und zwei oder drei Ansichten. Fügen Sie Automatisierungen, Dashboards und ClickUp Brain hinzu, sobald die grundlegenden Aufgaben und Status funktionieren. Das Hilfezentrum von ClickUp bietet detaillierte Anleitungen und Video-Tutorials, und Vorlagen helfen neuen Nutzern beim Einstieg. Technische Teams gewöhnen sich in der Regel schneller daran als nicht-technische, da die Benutzeroberfläche eher leistungsstark als intuitiv ist. Große Arbeitsbereiche mit vielen Ansichten und umfangreichen Dashboards können zu Leistungsproblemen führen; halten Sie Dashboards daher übersichtlich und archivieren Sie alte Listen.

Wo ClickUp glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Eine App für Aufgabenmanagement, Dokumente, Chat, Whiteboards und Zeiterfassung, wodurch sich die Anzahl der Produktivitäts-Tools, für die ein Team bezahlt, reduziert.
• Ein sehr flexibles Datenmodell mit benutzerdefinierten Feldern, Statusangaben und über 15 Ansichten.
• Der kostenlose Tarif von ClickUp ist großzügig und bietet eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Aufgaben.
• Niedriger Einstiegspreis für kostenpflichtige Tarife und integrierte Zeiterfassung.

Nachteile:

• Steile Lernkurve; die Benutzeroberfläche ist zwar funktionsreich, aber nicht so benutzerfreundlich wie einfachere Tools.
• Leistungsprobleme in großen Arbeitsbereichen und bei umfangreichen Dashboards.
• Automatisierungen sind je nach Tarif begrenzt, und KI kostet pro Nutzer extra.
• Die mobile App ist weniger umfassend als die Webversion, und in einigen Bereichen wie Chat oder Dokumente sind spezialisierte Tools ClickUp nach wie vor überlegen.

Wie ClickUp im Vergleich abschneidet

ClickUp bietet mehr Funktionen als die meisten Projektmanagement-Tools; die auf LowCodeDevs aufgeführten ClickUp-Alternativen tauschen einige davon gegen ein einfacheres oder spezialisierteres Modell ein:

• Notion: Der Schwerpunkt liegt auf Dokumenten und Wikis, ergänzt durch Datenbanken; das Projektmanagement ist einfacher gehalten und es gibt keine integrierte Zeiterfassung.
• Coda: Dokumente, die sich wie Apps verhalten; stark bei benutzerdefinierten Workflows und Tabellen.
• Airtable: Eine relationale Datenbank mit Benutzeroberflächen; besser für strukturierte Daten als für das Aufgabenmanagement geeignet.
• Smartsheet: Projektmanagement im Tabellenkalkulationsstil für große Organisationen und PMOs.
• Fibery: Ein vernetzter Arbeitsbereich für Produktteams, die ihre eigenen Prozesse modellieren möchten.

Asana, monday.com, Trello und Jira sind weitere gängige Alternativen: Asana ist einfacher zu erlernen, monday.com ist visueller, Trello ist schlanker und Jira ist speziell für Softwareteams konzipiert.

Lohnt sich ClickUp?

ClickUp lohnt sich für Teams, die eine zentrale Plattform für Projektmanagement, Dokumente und Zeiterfassung suchen und bereit sind, einige Wochen in die Einrichtung zu investieren. Der kostenlose Tarif reicht aus, um die Lösung mit dem gesamten Team zu testen, und die Tarife „Unlimited“ und „Business“ sind pro Nutzer günstiger als viele andere Projektmanagement-Tools. Es eignet sich weniger für kleine Teams, die nur einfache Aufgabenlisten benötigen, für Teams, denen Schnelligkeit und eine übersichtliche Benutzeroberfläche wichtiger sind als umfangreiche Funktionen, oder wenn KI für alle Nutzer integriert werden muss, da dies eine zusätzliche Gebühr pro Nutzer verursacht. Wenn du Hilfe bei der Gestaltung deines ClickUp-Arbeitsbereichs, bei der Migration von einem anderen Tool oder beim Aufbau von Automatisierungen und Integrationen benötigst, können die Agenturen und Entwickler auf LowCodeDevs dies für dich übernehmen.

Quellen

• ClickUp-Preise: Tarife, Preise, Limits und KI-Add-ons.
• ClickUp-Integrationen: Native Integrationen und die Behauptung, über 1.000 Tools zu unterstützen.
• Einführung in die Hierarchie, ClickUp-Hilfe: Arbeitsbereich, Bereiche, Ordner, Listen und Aufgaben.
• ClickUp, Wikipedia: Gründer, Gründungsjahr und Hauptsitz.
• ClickUp-Testbericht, Experte: Ansichten, Funktionen und die Lernkurve.
• ClickUp-Testbericht, TaskRhino: Preise, Automatisierungen und Leistung.
• ClickUp-Testbericht, SmartSuite: Kritik an Leistung und Benutzerfreundlichkeit (verfasst von einem Mitbewerber; sowohl dieser Bericht als auch der von Experte behaupten, dass kostenlose Nutzer nur Chatbot-Support erhalten, während auf der Preisseite von ClickUp für den „Free Forever“-Tarif ein 24/7-Support aufgeführt ist; die Angabe von 45 nativen Integrationen unterschätzt zudem ClickUps eigene Integrationsseite, auf der native Integrationen mit Slack, Teams, GitHub, HubSpot, Google Drive, Outlook und Zoom sowie über 1.000 Tools über Zapier und Make aufgeführt sind).