Smartsheet

Dieser Smartsheet-Testbericht behandelt die Einsatzbereiche der Plattform, ihre wichtigsten Funktionen, die Preise von Smartsheet, den Vergleich mit Excel, die Einarbeitungszeit, die Stärken und Schwächen sowie die Tools, mit denen sich Smartsheet vergleichen lässt. Smartsheet sieht aus wie eine Tabellenkalkulation, doch jedes Blatt ist ein Projektplan mit vordefinierten Spalten, Fälligkeitsterminen, Aufgabenzuweisungen, Abhängigkeiten und Automatisierungen. Die gleichen Daten können als Rasteransicht, Gantt-Ansicht, Kartenansicht oder Kalenderansicht dargestellt und über mehrere Blätter hinweg in Dashboards und Berichte zusammengefasst werden. Smartsheet befindet sich seit Januar 2025 im Privatbesitz von Blackstone und Vista Equity Partners, nachdem ein Take-Private-Deal im Wert von 8,4 Milliarden US-Dollar abgeschlossen wurde (Smartsheet-Pressezimmer).

Wofür wird Smartsheet verwendet?

Smartsheet wird für das Projektmanagement, das Portfoliomanagement und operative Arbeitsabläufe in Geschäftsteams genutzt. Typische Anwendungsbereiche sind Projektpläne mit Gantt-Diagrammen, Kalender für Marketingkampagnen, Veranstaltungsplanung, IT- und Produkt-Roadmaps, die Erfassung von Anfragen mithilfe von Formularen sowie Statusberichte für die Führungskräfte. Projektmanager nutzen es, um Aufgaben zu verwalten und den Projektfortschritt, Verantwortliche sowie Fälligkeitstermine an einem Ort zu verfolgen, während die Teammitglieder ihre eigenen Zeilen aktualisieren und Dateien anhängen. Programme und Prozesse, die früher in E-Mail-Verläufen verzeichnet waren, werden in einem gemeinsamen Plan mit klaren Einblicken für alle Beteiligten zusammengefasst.

Große Unternehmen nutzen Smartsheet als zentrale Quelle für viele Projekte gleichzeitig. Das Control Center erstellt und fasst standardisierte Projektblätter zusammen, und das Ressourcenmanagement zeigt die Arbeitsauslastung des Teams projektübergreifend an. Laut Smartsheet wird die Lösung von mehr als 85 % der Fortune-500-Unternehmen genutzt (Smartsheet-Preise). Kleinere Teams nutzen es als verbesserte gemeinsame Tabellenkalkulation: ein Blatt pro Projekt, ein Formular für Anfragen und eine einfache Automatisierung, die Erinnerungen versendet.

Wichtigste Funktionen

• Blätter und Ansichten: Raster-, Gantt-, Karten-, Kalender-, Tabellen-, Board- und Zeitleistenansichten derselben Daten mit umfangreichen Formeln, bedingter Formatierung und Filtern.
• Workflow-Automatisierung: No-Code-„Wenn-Dann“-Regeln, die Benachrichtigungen versenden, Genehmigungen anfordern, Zeilen verschieben oder kopieren und Felder aktualisieren. Sie nehmen der Statusverfolgung die sich wiederholenden Aufgaben ab.
• Formulare: Sammeln Sie Anfragen und Daten direkt in einem Arbeitsblatt.
• Dashboards und Berichte: Daten aus mehreren Tabellen in Berichte und Dashboards zusammenfassen, die den Beteiligten Echtzeit-Einblicke in Aufgaben, Budgets und Ressourcen bieten.
• Ressourcenmanagement: Verfolgung der Teamauslastung und Kapazitätsplanung projektübergreifend.
• Zusammenarbeit: Kommentare, Aktualisierungsanfragen, Genehmigungen und gemeinsame Arbeitsbereiche, damit Teams ohne Versionskonflikte an derselben Tabelle zusammenarbeiten können. Die Zusammenarbeit erstreckt sich auch auf kostenlose „Contributors“, sodass externe Nutzer und Stakeholder ohne kostenpflichtigen Zugang Aktualisierungen zu Aufgaben hinzufügen können.
• Digital Asset Management: Überprüfen und genehmigen Sie kreative Dateien und digitale Assets direkt in Smartsheet.
• Portfolio-Tools: Control Center für standardisierte Projektportfolios, Dynamic View für sicheres Anforderungsmanagement, Data Shuttle zum Datenaustausch zwischen Smartsheet und anderen Unternehmenssystemen sowie DataMesh zur Verknüpfung verwandter Daten über Arbeitsblätter hinweg.
• Integrationen: Integrierte Anbindungen an Microsoft Teams, Slack, Salesforce, Jira und Google Workspace sowie die Smartsheet-API (project-management.com).
• KI: Im Pro-Tarif und höher sind dialogorientierte KI-Funktionen verfügbar, um Fragen zu Arbeitsblattdaten zu beantworten und Formeln zu erstellen.

Preise für Smartsheet

Smartsheet bietet vier Tarife an, deren Preise pro Mitglied berechnet werden. Die folgenden Preise stammen von der Smartsheet-Preisseite vom September 2026.

• Pro-Tarif: 9 $ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung, 12 $ bei monatlicher Abrechnung. 1 bis 10 Mitglieder, unbegrenzt viele kostenlose Mitwirkende, Gantt-, Tabellen-, Board- und Kalenderansichten, unbegrenzte Anzahl an Arbeitsblättern, Formularen und Berichten, 250 Automatisierungen pro Monat, 20 GB Speicherplatz.
• Business-Tarif: 19 $ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung, 24 $ bei monatlicher Abrechnung. 3 oder mehr Mitglieder, unbegrenzte Anzahl an Gästen und Mitwirkenden, Zeitachsenansicht, unbegrenzte Anzahl an Automatisierungen und 1 TB Speicherplatz.
• Enterprise-Tarif: Individuelle Preisgestaltung für 10 oder mehr Mitglieder, unbegrenzter Speicherplatz, Sicherheit auf Unternehmensniveau und eine Service-Level-Vereinbarung.
• „Advanced Work Management“-Tarif: Individuelle Preisgestaltung für große Organisationen, die „Control Center“, „Dynamic View“ und „Data Shuttle“ in einem Paket benötigen.

Die Nutzungsmetrik ist das „Mitglied“ – ein zahlender Nutzer, der Arbeitsblätter erstellt und besitzt. Mitwirkende können kostenlos Arbeitsblätter anzeigen, kommentieren, Dateien hochladen, auf Aktualisierungsanfragen reagieren und Formulare einreichen, sodass in jedem Tarif eine unbegrenzte Anzahl von Lesern enthalten ist. Es gibt keinen kostenlosen Tarif: Smartsheet bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion ohne Kreditkartenangabe an.

Eine mögliche Kostenüberraschung sind die Add-ons. „Dynamic View“ kostet ab 125 US-Dollar pro Monat und „Data Shuttle“ ab 100 US-Dollar pro Monat zusätzlich zu den „Member“-Lizenzen, und die 250 Automatisierungen pro Monat im Pro-Tarif sind schnell aufgebraucht. Entscheiden Sie sich für den „Business“-Tarif, sobald ein Team auf Automatisierungen angewiesen ist, und fordern Sie ein „Enterprise“-Angebot an, bevor Sie Smartsheet abteilungsübergreifend einführen.

Smartsheet vs. Excel für das Projektmanagement

Smartsheet ist im Grunde genommen kein Excel. Excel ist das leistungsfähigere Tool, um große Datensätze zu analysieren, komplexe Formeln zu erstellen und Zahlen zu modellieren, und Excel für das Web ist kostenlos. Smartsheet ist für das Projektmanagement konzipiert: Jede Zeile kann einen Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum und Abhängigkeiten haben, und die Gantt-Ansicht, Formulare, Workflow-Automatisierung und Genehmigungen funktionieren ohne VBA-Makros (Zapier). Viele Teams behalten Excel für Analysen bei und nutzen Smartsheet, um die Projekte, Aufgaben und Prozesse selbst zu verwalten – mit Kalenderansicht, Kartenansicht und Rasteransicht auf Basis derselben Daten. Das am ehesten vergleichbare Microsoft-Produkt ist Microsoft Planner mit Project, während Google Sheets dieselbe Rolle als kostenlose, einfache Tabellenkalkulation wie Excel erfüllt.

Smartsheet hat jedoch auch Einschränkungen, die einem Tabellenkalkulationsnutzer auffallen. Eine Tabelle fasst bis zu 20.000 Zeilen, 400 Spalten oder 500.000 Zellen, je nachdem, was zuerst erreicht wird (Smartsheet-Entwicklerdokumentation), sodass große Datensätze in eine Datenbank oder ein BI-Tool gehören.

Sicherheit, Support und erweitertes Arbeitsmanagement

Smartsheet bietet den meisten seiner erweiterten Funktionen für Business- und Enterprise-Kunden an, sodass die Funktionen in den Bereichen Sicherheit, Administration und erweitertes Arbeitsmanagement mit jedem Tarif zunehmen. Der „Advanced Work Management“-Tarif bündelt „Control Center“, „Dynamic View“ und „Data Shuttle“ für Organisationen, die Hunderte von Projekten und Prozessen systemübergreifend abwickeln. Der „Business“-Tarif ermöglicht die Einbindung externer Gäste mit Bearbeitungsrechten, während der „Enterprise“-Tarif Sicherheit auf Unternehmensniveau sowie eine Service-Level-Vereinbarung bietet; die Details finden sich im Trust Center von Smartsheet. Der Support reicht vom Hilfezentrum und der Community bis hin zu kostenpflichtigen Beratungs-, Schulungs- und Implementierungsdienstleistungen, die bei Enterprise-Abonnements häufig im Rahmen einer Einführung enthalten sind. Für Unternehmen ist dies oft der entscheidende Faktor gegenüber einfacheren Tools: Die IT-Abteilung kann steuern, wer Workflows erstellt, welche Systeme miteinander verbunden werden und wie Daten geteilt werden.

Lernkurve: Ist Smartsheet schwer zu erlernen?

Die Grundlagen sind für jeden leicht zu erlernen, der sich mit Tabellenkalkulationen auskennt. Das Hinzufügen von Spalten, das Zuweisen von Aufgaben, das Festlegen von Fälligkeitsterminen und der Wechsel zur Gantt-Ansicht sind in einem Nachmittag zu bewältigen, und Vorlagen helfen Teams dabei, Workflows zu erstellen, ohne bei einem leeren Blatt beginnen zu müssen. Die steile Lernkurve ergibt sich aus den erweiterten Funktionen: tabellenübergreifende Formeln, Automatisierungslogik, Dashboards, Control-Center-Vorlagen und die Erstellung komplexer Lösungen für ein gesamtes Unternehmen. Smartsheet bietet kostenlose Schulungen und Zertifizierungen an, und größere Kunden nutzen häufig Smartsheet-Partner für die Einrichtung.

Wo Smartsheet glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Eine vertraute Tabellenkalkulationsoberfläche mit integriertem, echtem Projektmanagement.
• Gantt-, Karten-, Kalender- und Zeitleistenansichten für dieselben Daten.
• Flexible Workflows mit No-Code-Automatisierung, Formularen und Genehmigungsabläufen, die je nach Team angepasst werden können.
• Skalierbar von einem Team bis hin zum Portfoliomanagement in großen Unternehmen, mit Unternehmenssicherheit und Support.

Nachteile:

• Die Preisgestaltung pro Mitglied, Add-ons und individuelle Tarife machen es schwierig, die Gesamtkosten vorherzusagen.
• Eine steile Lernkurve für fortgeschrittene Funktionen und komplexe Formeln.
• Blattbeschränkungen von 20.000 Zeilen und 500.000 Zellen schließen große Datensätze aus.
• Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu neueren Tools für das Arbeitsmanagement veraltet.

Wie Smartsheet im Vergleich abschneidet

• Airtable: eine relationale Datenbank mit verschiedenen Ansichten, die sich besser für strukturierte Daten als für Projektpläne eignet.
• ClickUp: ein All-in-One-Projektmanagement-Tool mit Dokumenten und vielen Ansichten zu einem günstigeren Preis.
• Notion und Coda: Dokumente stehen im Vordergrund, mit Datenbanken für eine einfache Projektverfolgung.
• Google Sheets: die kostenlose Tabellenkalkulation für einfache Listen, ohne Gantt-Diagramm oder Automatisierung.
• Jira Automation: die erste Wahl für Software-Teams, die bereits mit Jira arbeiten.
• Kissflow und Pipefy: Prozess- und Workflow-Automatisierung statt Projektpläne.

Lohnt sich Smartsheet?

Smartsheet lohnt sich für Projektmanager und Geschäftsteams, die sich täglich mit Tabellenkalkulationen beschäftigen und Gantt-Diagramme, Automatisierung und Berichterstellung über viele Projekte hinweg benötigen. Der Business-Tarif deckt die Anforderungen der meisten Teams ab, und der Enterprise-Tarif bietet zusätzlich die Sicherheit und Governance, die große Organisationen benötigen. Es eignet sich weniger für kleine Teams mit knappem Budget, für umfangreiche Datenanalysen oder für Teams, die ein modernes „Board-First“-Tool bevorzugen. Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung von Smartsheet, der Erstellung von Portfolio-Dashboards oder der Anbindung an andere Unternehmenssysteme benötigen, können die Low-Code-Agenturen und Entwickler auf LowCodeDevs dies für Sie übernehmen.

Quellen

• Smartsheet-Preise: Tarife, Preise, Benutzertypen, Add-ons und die kostenlose Testversion.
• Einschränkungen der Smartsheet-API: Begrenzungen für Zeilen, Spalten und Zellen in Arbeitsblättern.
• Blackstone und Vista schließen die Übernahme von Smartsheet ab: die Privatisierung im Januar 2025.
• Was ist Smartsheet?, project-management.com: Funktionen, Integrationen und Einschränkungen (dort wird immer noch ein kostenloser Tarif für 0 $ aufgeführt, den die Preisseite von Smartsheet nicht mehr anbietet).
• Smartsheet vs. Excel, Zapier: Vergleich mit Excel (dort heißt es, KI sei nur in der Enterprise-Version verfügbar; auf der Preisseite von Smartsheet werden nun dialogorientierte KI-Funktionen im Pro-Tarif aufgeführt).