Pipefy

Dieser Pipefy-Testbericht befasst sich mit den Einsatzbereichen von Pipefy, den wichtigsten Funktionen, den Preisplänen und Beschränkungen, den KI-Agenten und Integrationsmöglichkeiten, den Stärken und Schwächen sowie dem Vergleich mit anderen Workflow-Tools. Pipefy ist eine „No-Code“-Plattform zur Prozessautomatisierung, die eher für Geschäftsteams als für Entwickler konzipiert wurde. Pipefy verwandelt einen Geschäftsprozess in eine „Pipe“: ein Board mit Phasen, in dem jede Anfrage eine Karte ist, die sich vom Start bis zum Ziel bewegt. Über Formulare werden die Anfragen erfasst, Felder speichern die Daten, Automatisierungen verschieben Karten und versenden E-Mails, und KI-Agenten können Dokumente lesen oder unterwegs Routineentscheidungen treffen. Teams aus den Bereichen Betrieb, Finanzen und Personal nutzen die Plattform, um E-Mail-Verläufe, Tabellenkalkulationen und sich wiederholende Aufgaben durch nachverfolgbare Workflows zu ersetzen – ganz ohne auf die IT warten zu müssen. Pipefy wurde 2015 in Curitiba, Brasilien, gegründet und unterhält zudem eine Niederlassung in San Francisco.

Wofür wird Pipefy verwendet?

Pipefy wird für strukturierte, wiederholbare Geschäftsprozesse mit klaren Schritten und Verantwortlichen genutzt. Typische Beispiele sind Kaufanträge und Beschaffungsgenehmigungen, Kreditorenbuchhaltung und Rechnungsbearbeitung, HR-Prozesse wie die Ein- und Austrittsabwicklung von Mitarbeitern, Rekrutierungspipelines, Kunden-Onboarding, Kundensupport und IT-Serviceanfragen sowie Vertragsprüfungen. Jeder Prozess ist eine „Pipe“ mit eigenem Formular, eigenen Phasen, Feldern und Berechtigungen, und miteinander verbundene Pipes können Aufgaben von einem Team an ein anderes weiterleiten. Kurz gesagt: Pipefy bietet Prozessmanagement-Software für maßgeschneiderte Prozesse – Teams automatisieren Arbeitsabläufe, die früher in E-Mail-Posteingängen verweilten, und Manager sehen alle offenen Aufgaben an einem Ort.

Pipefy richtet sich eher an Abteilungen als an Entwickler und ist so konzipiert, dass es Personalprozesse, das Finanzwesen und den Kundensupport mit denselben Tools unterstützt. Ein Prozessverantwortlicher im Finanzwesen oder im Personalwesen kann den Workflow gestalten, während die IT die Kontrolle über Zugriff, Integrationen und Sicherheit behält. Das Ziel ist operative und prozessuale Effizienz: weniger manuelle Arbeit, weniger verlorene Anfragen, schnellerer Zugriff auf Daten und eine klare Nachverfolgung, wer was genehmigt hat. Laut der eigenen Website von Pipefy zählen Accenture, BASF, IBM und Kraft Heinz zu den Kunden, und die Lösung eignet sich besonders für Teams in mittelständischen Unternehmen sowie größere Abteilungen, die jede Woche die gleichen Anfragen bearbeiten.

Wichtigste Funktionen

Pipefy bietet die folgenden Hauptfunktionen für die Verwaltung von Workflows und Geschäftsprozessen:

• Pipes und Phasen: Jeder Prozess ist ein Kanban-ähnliches Board mit Phasen. Karten enthalten die Anfragedaten, und jede Phase hat ihre eigenen Pflichtfelder, sodass nichts ohne vollständige Informationen weitergeleitet wird.
• Formulare und Portale: Startformulare sammeln Anfragen von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten, und Portale bündeln mehrere Formulare zu einem einheitlichen, markenspezifischen Einstiegspunkt. Gastnutzer können ohne kostenpflichtigen Account teilnehmen.
• Automatisierungen: No-Code-Regeln verschieben Karten, erstellen verknüpfte Karten, aktualisieren Felder und versenden E-Mails, wenn in einer Pipe etwas passiert. Jeder Tarif umfasst eine monatliche Anzahl an Automatisierungsaufträgen.
• KI-Agenten: Agenten, die Dokumente prüfen, Lebensläufe lesen, Fragen beantworten oder Kreditanträge innerhalb eines Workflows analysieren – entweder eigenständig oder in Zusammenarbeit mit einer Person, die das Ergebnis genehmigt.
• Datenbanken: Tabellen mit Datensätzen, z. B. zu Lieferanten oder Mitarbeitern, auf die Pipes zugreifen und mit denen sie sich verknüpfen können.
• Prozessvorlagen: Vorgefertigte Pipes für Beschaffung, Onboarding, Kreditorenbuchhaltung und Service-Desks, die Sie anpassen können, anstatt bei Null anzufangen.
• Berichte und Dashboards: Echtzeit-Übersichten über Kartenaufkommen, den Zeitaufwand pro Phase und überfällige Posten, damit Teams Leistungskennzahlen verfolgen, Berichte zur Workflow-Leistung erstellen und datengestützte Entscheidungen zu Engpässen treffen können – ganz ohne separate Analysetools.
• Integrationen und API: Zapier im kostenlosen Tarif, native Integrationen und API-Zugriff in kostenpflichtigen Tarifen sowie Anbindungen an Tools wie Slack, Microsoft Teams und WhatsApp.
• Oberflächen: Benutzerdefinierte Bildschirme auf Basis von Pipes und Datenbanken (2 im Starter-Tarif, 20 im Business-Tarif, 100 im Enterprise-Tarif).
• Sicherheit und Governance: rollenbasierter Zugriff im Business-Tarif sowie Sicherheit auf Enterprise-Niveau mit SSO, Zwei-Faktor-Authentifizierung und White-Labeling im Enterprise-Tarif.

Pipefy-Tarife

Pipefy bietet einen kostenlosen Tarif und zwei kostenpflichtige Tarife, die über den Vertrieb erworben werden können, sowie einen speziellen Tarif für kleine Unternehmen. Die folgenden Angaben stammen von der Pipefy-Preisseite vom September 2026.

• Starter (kostenlos): bis zu 10 Benutzer und 5 Prozesse, 50 neue Karten pro Monat, 15 Automatisierungsaufträge pro Monat, 500 Datenbankdatensätze, 2 GB Speicherplatz, 205 API-Aufrufe pro Monat, 2 Schnittstellen, 1 Workflow-Verbindung, keine Gastnutzer und Zapier als einzige Integration. Es ist keine Kreditkarte erforderlich.
• Business: Preis auf Anfrage, Abrechnung pro Nutzer. Unbegrenzte Anzahl an Nutzern, Prozessen und Karten, 300 Automatisierungsaufträge pro Monat, 10.000 Datenbankeinträge, 20 GB Speicherplatz, 500 API-Aufrufe pro Monat, 20 Schnittstellen, unbegrenzte Workflow-Verbindungen, native Integrationen und API-Zugriff, bis zu 100 Gastnutzer und rollenbasierter Zugriff.
• Enterprise: individueller Preis. 2.000 Automatisierungsaufträge pro Monat, 10.000 API-Aufrufe pro Monat, individuelle Datenbank- und Speichergrenzen, SSO, Zwei-Faktor-Authentifizierung, White-Labeling und unbegrenzte Anzahl an Gastbenutzern.

Jeder Tarif umfasst 1.000 einmalig nutzbare KI-Credits. Sind diese aufgebraucht, können zusätzliche Credits erworben werden. Die wichtigsten geschäftlichen Funktionen, die die Tarife voneinander unterscheiden, sind die Limits für Automatisierungsaufträge und API-Aufrufe, höhere Datenbank- und Speicherlimits, Gastbenutzer sowie Enterprise-Funktionen wie SSO. Der „Starter“-Tarif deckt nur grundlegende Automatisierungen ab und eignet sich daher am besten, um einen Prozess zu testen, bevor Sie sich entscheiden, zu zahlen.

Spezielles Paket für kleine Unternehmen

Pipefy wirbt außerdem mit einem KMU-Paket für Unternehmen mit 11 bis 200 Mitarbeitern: ein Festpreisangebot mit, wie Pipefy es nennt, bis zu 90 % Rabatt auf die regulären Pakete. Der genaue Preis wird wiederum vom Vertrieb angegeben; daher sollten Sie nach diesem Tarif fragen, wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, das die Datenbank- und Speichergrenzen des kostenlosen Tarifs bereits überschritten hat.

Ein wichtiger Kostenfaktor, den Sie prüfen sollten, ist das Kontingent für Automatisierungsaufträge. Der Business-Tarif umfasst 300 Automatisierungsaufträge pro Monat für das gesamte Konto, und ein stark ausgelastetes „Pipe“ mit mehreren Regeln pro Karte kann dieses Kontingent schnell aufbrauchen. Prüfen Sie, wie viele Jobs Ihr Prozess auslösen wird und wie viele KI-Credits Ihre Agenten verbrauchen werden, bevor Sie sich für ein Paket entscheiden. Die Preise für kostenpflichtige Pakete sind nur über den Vertrieb erhältlich; fragen Sie daher nach einem Angebot pro Benutzertyp.

Pipefy-KI-Agenten und Prozessautomatisierung ohne Programmierkenntnisse

Pipefy hat im März 2025 KI-Agenten zu seiner Plattform hinzugefügt (Pressemitteilung). Ein Agent ist ein konfigurierter KI-Schritt innerhalb eines Workflows: Er liest die Karte und ihre Anhänge, befolgt festgelegte Anweisungen und aktualisiert anschließend Felder, verschiebt die Karte oder entwirft eine Antwort. Agenten können eigenständig arbeiten oder darauf warten, dass eine Person das Ergebnis genehmigt, was für Entscheidungen im Finanz- und Personalwesen von Bedeutung ist. Die Pipefy-KI-Funktionen helfen Ihnen außerdem dabei, einen ersten Entwurf eines Pipe-Ablaufs zu erstellen, Daten aus Dokumenten in Felder zu extrahieren und lange Karten zusammenzufassen, sodass die Software das manuelle Lesen und die Dateneingabe übernimmt, während die Menschen die Kontrolle über die Entscheidung behalten.

Pipefy berichtet, dass seine Kunden bis August 2025 mehr als 4.700 Agenten im Einsatz hatten. Das Unternehmen gibt außerdem an, dass Accenture mehr als 450 davon in den produktiven Einsatz gebracht hat. Betrachten Sie diese Angaben als Herstellerangaben. Jeder Tarif umfasst 1.000 einmalig nutzbare KI-Credits, sodass ein Pilotversuch im kostenlosen Tarif möglich ist, bevor Sie für weitere Credits bezahlen.

Wie funktioniert Pipefy? Erstellen Sie ganz einfach strukturierte Prozesse

Pipefy funktioniert bei jedem Prozess auf die gleiche Weise. Beginnen Sie mit einer der Prozessvorlagen oder einer leeren „Pipe“ und listen Sie dann die Phasen auf, aus denen Ihr Prozess tatsächlich besteht, zum Beispiel „Anfrage“, „Prüfung“, „Genehmigung“ und „Erledigt“. Fügen Sie die Felder hinzu, die jede Phase benötigt, und markieren Sie diejenigen, die ausgefüllt sein müssen, bevor eine Karte weitergeleitet werden kann. Erstellen Sie das Startformular, testen Sie die Pipe mit einigen echten Anfragen und fügen Sie Automatisierungen erst hinzu, wenn der Ablauf stabil ist. Verbinden Sie eine Datenbank für wiederkehrende Daten wie Lieferanten und fügen Sie einen KI-Agenten für den Schritt hinzu, der den größten manuellen Aufwand beim Lesen erfordert. Mit Pipefy kannst du einen Workflow auch in Form von Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache beschreiben und die KI die erste Version der Pipeline entwerfen lassen, die du anschließend verfeinerst. Der kostenlose Tarif reicht aus, um einen Prozess von Anfang bis Ende zu modellieren, und die intuitive Benutzeroberfläche ist so benutzerfreundlich, dass auch technisch weniger versierte Anwender ihre täglichen Aufgaben verwalten können. Komplexe Prozesse mit vielen Verzweigungen nehmen mehr Zeit in Anspruch: Planen Sie die Phasen zunächst auf Papier und ziehen Sie für Integrationen IT-Support oder einen Partner hinzu.

So lässt sich Pipefy integrieren: Integrationsmöglichkeiten und das Serviceportal

Pipefy lässt sich auf drei Arten mit anderen Apps und Software integrieren. Zapier funktioniert in jedem Tarif, einschließlich „Starter“. Die Tarife „Business“ und „Enterprise“ bieten zusätzlich native Integrationen mit Tools wie Slack, Microsoft Teams und WhatsApp sowie die GraphQL-API für benutzerdefinierte Anbindungen an ERP-, HR- und Finanzsysteme. Workflow-Verbindungen verknüpfen „Pipes“ miteinander, sodass eine Kaufanforderung nach ihrer Genehmigung eine Karte in der Kreditorenbuchhaltung erstellen kann. Das Serviceportal ist die zentrale Anlaufstelle für Anfragen: Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten wählen ein Formular aus, reichen es ein und verfolgen dessen Status, während Gastnutzer in den Tarifen „Business“ und „Enterprise“ ohne kostenpflichtigen Account teilnehmen können. Für den Kundensupport und die interne Dienstleistungserbringung ersetzt dies einen gemeinsamen Posteingang durch eine nachverfolgbare Warteschlange pro Anfragetyp.

Wo Pipefy glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Business-Teams können ihre eigenen Prozesse ohne Programmierkenntnisse gestalten und anpassen.
• Phasenregeln und Pflichtfelder sorgen dafür, dass Anfragen vollständig und nachvollziehbar sind.
• Portale und Gastnutzer binden Lieferanten und Mitarbeiter ein, ohne dass zusätzliche Lizenzen erforderlich sind.
• KI-Agenten sind in den Workflow integriert, wobei bei Bedarf eine menschliche Freigabe erfolgt.
• Eine intuitive Benutzeroberfläche, die sowohl kleine Teams als auch große Abteilungen schnell erlernen können.

Nachteile:

• Die Preise werden nicht veröffentlicht, sodass für die Budgetplanung ein Gespräch mit dem Vertrieb erforderlich ist – selbst beim Paket für kleine Unternehmen.
• Automatisierungsaufträge und API-Aufrufe sind monatlich begrenzt, selbst im Business-Tarif.
• Am besten geeignet für strukturierte Prozesse; weniger geeignet für freie Projektarbeit oder Gruppenprojekte.
• Die grundlegenden Automatisierungen und Datenspeichergrenzen des kostenlosen Tarifs reichen nur für ein Pilotprojekt aus.
• Komplexe Integrationen, die über die nativen hinausgehen, erfordern die API oder einen Partner.

Wie Pipefy im Vergleich abschneidet

• Kissflow: eine nahegelegene Alternative für Low-Code-Workflows und Genehmigungsverfahren.
• Process Street: Checklistenorientierte Prozesse, besonders geeignet für wiederkehrende Abläufe.
• Smartsheet: Tabellenkalkulationsbasiertes Arbeitsmanagement und Projektverfolgung.
• ClickUp: All-in-One-Projektmanagement statt Prozessautomatisierung.
• Airtable: eine flexible Datenbank mit Schnittstellen und Automatisierungen.
• Microsoft Power Automate: die Microsoft 365-Lösung für Workflows und RPA.
• Zapier und Make: Automatisierung von Integrationen zwischen Apps, keine Prozess-Boards.
• Creatio, Appian und Camunda: umfangreichere Prozessplattformen für komplexe Unternehmensabläufe.

Lohnt sich Pipefy?

Pipefy lohnt sich für Geschäftsteams mit spezifischen Anforderungen in den Bereichen Betrieb, Finanzen, Personalwesen und Beschaffung, die denselben Anforderungsprozess mehrmals im Monat durchführen und diesen an einem strukturierten, nachverfolgbaren und automatisierten Ort ohne Entwickler verwalten möchten. Die Funktionen decken die meisten Backoffice-Aufgaben ab, und der benutzerfreundliche Builder ermöglicht es auch technisch nicht versierten Anwendern, Pipes selbst zu erstellen und zu ändern. Der kostenlose Tarif ist großzügig genug, um einen Prozess zu testen. Weniger geeignet ist Pipefy für kleine Teams, die veröffentlichte Preise benötigen, für die Automatisierung großer Volumina, die über die monatlichen Aufgabenbeschränkungen hinausgehen, oder für Projektarbeit, die keinen festen Schritten folgt. Wenn Sie Hilfe bei der Gestaltung von Prozessen oder der Integration von Pipefy in Ihre Systeme benötigen, können Low-Code-Agenturen und Entwickler auf LowCodeDevs diese Aufgabe übernehmen.

Quellen

• Pipefy-Preise: Tarife, Limits, KI-Guthaben und Abrechnungsmodell.
• Pipefy-Startseite: Funktionen, Kunden und Positionierung.
• Pipefy führt KI-Agenten ein: Start der KI-Agenten im März 2025.
• Bewertungsportale wie Copy.ai und Software Advice listen weiterhin vier Tarife auf, darunter einen „Unlimited“-Tarif, sowie Preise pro Nutzer von 20 und 34 US-Dollar. Die aktuelle Preisseite von Pipefy zeigt nur die Tarife „Starter“, „Business“ und „Enterprise“ an, wobei die Preise auf Anfrage erhältlich sind; diese Seite orientiert sich an den Angaben des Anbieters.
• Accenture setzt mehr als 450 KI-Agenten von Pipefy ein: Fallstudie des Anbieters.
• Pipefy erreicht 4.700 KI-Agenten, Brazil Economy: Zahlen zu Agenten und Kunden.