Creatio

Dieser Creatio-Testbericht befasst sich mit den Einsatzbereichen der Plattform, ihren wichtigsten Funktionen, den Preisen und den Beschränkungen der Creatio-Tarife, der Funktionsweise der KI-Agenten, den Stärken und Schwächen der Plattform sowie einem Vergleich mit anderen Tools. Creatio vereint zwei Dinge, die die meisten Unternehmen separat erwerben: ein CRM für Vertrieb, Marketing und Service sowie eine No-Code-Plattform zur Prozessautomatisierung. Beide basieren auf einem einzigen Datenmodell, sodass die Kundendaten, mit denen Ihr Vertriebsteam arbeitet, dieselben sind, die auch Ihre automatisierten Workflows, Genehmigungsabläufe und KI-Agenten nutzen. Der Anbieter, der bis zu seiner Umfirmierung im Oktober 2019 unter dem Namen „bpm’online“ bekannt war, hat seinen Sitz in Boston und verkauft seine Lösungen hauptsächlich an mittelständische Unternehmen und Großkonzerne in regulierten Branchen wie dem Bank- und Versicherungswesen sowie im öffentlichen Sektor.

Wofür wird Creatio verwendet?

Creatio wird zur Kundenverwaltung und zur Automatisierung der damit verbundenen Geschäftsprozesse eingesetzt. Vertriebsteams nutzen es, um Leads, Verkaufschancen, Verträge und Prognosen zu verfolgen und sich auf die Kunden zu konzentrieren, bei denen die Kaufwahrscheinlichkeit am höchsten ist. Marketingteams führen Kampagnen, E-Mail-Aktionen und Lead-Scoring für neue und bestehende Kunden durch. Supportteams verwalten Fälle, eine Wissensdatenbank und Service-Levels, sodass Kunden Antworten aus einem einzigen System statt aus mehreren erhalten. Um diesen CRM-Kern herum erstellen operative Teams automatisierte Workflows, um Abläufe rund um Kunden und interne Anfragen zu optimieren, beispielsweise bei der Kreditvergabe, bei Schadensfällen, beim Onboarding, bei der Beschaffung, bei Mitarbeiteranfragen und bei der Genehmigung von Dokumenten. Sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Erinnerungen und Weiterleitung werden auf die Plattform verlagert, wodurch die Mitarbeiter Zeit gewinnen, um sich auf umfassende, wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren.

Die Plattform richtet sich an zwei Zielgruppen. Geschäftsanwender und Citizen Developer erstellen Seiten, Formulare und Genehmigungsworkflows über eine Drag-and-Drop-Oberfläche. IT-Teams fügen Integrationen, Sicherheitsregeln und erweiterte Konfigurationen hinzu, wenn ein Prozess diese benötigt. Creatio verkauft vorgefertigte Branchen-Workflows für etwa 20 Branchen, darunter Bankwesen, Einzelhandel und Fertigung, und auf seinem Marktplatz sind mehr als 700 einsatzbereite Lösungen und Vorlagen gelistet, sodass ein Unternehmen mit einer Vorlage statt mit einem leeren System beginnen kann (Creatio). Großunternehmen nutzen Creatio zudem als zentrale Plattform, um mehrere ältere CRM- und Geschäftsprozessmanagement-Tools zu ersetzen, was ihnen einen Überblick über Vertriebs-, Service- und Backoffice-Prozesse verschafft.

Wichtigste Funktionen

• No-Code-Designer: Funktionen zur Erstellung von Apps ohne Programmierung: ein UI-Designer für Seiten und Formulare, ein Workflow-Designer für Geschäftsprozesse in BPMN-Notation und ein Case-Designer für sich weiterentwickelnde Prozesse, die keinem festen Ablauf folgen.
• CRM-Produkte: Sales Creatio, Marketing Creatio und Service Creatio, die als Module auf Basis der Plattform angeboten werden. Zusammen bilden sie ein einheitliches CRM, das Kundendaten, Berichte und Dashboards gemeinsam nutzt, sodass Vertriebs-, Marketing- und Support-Teams dieselben Kunden sehen.
• Modulare Architektur: Jede App, jedes Modul und jeder Workflow ist eine Komponente, die Sie einzeln bereitstellen oder kombinieren können. So können Unternehmen mit einer grundlegenden Automatisierung beginnen und später umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten hinzufügen.
• Creatio AI: Plattformweit integrierte KI, die generative KI, Vorhersagemodelle und KI-Agenten kombiniert. Nutzer fordern in einem Chat-Fenster Zusammenfassungen, E-Mail-Entwürfe oder die nächstbesten Maßnahmen an, und Administratoren erstellen ihre eigenen Assistenten.
• AI Studio: Der „Prompt Agent Designer“, der „Workflow Agent Designer“ und der „Code Agent Designer“ erstellen benutzerdefinierte KI-Agenten mit Observability und Governance; diese sind seit Mai 2026 standardmäßig enthalten (Creatio-News).
• Integration: REST- und OData-APIs, Webhooks, Konnektoren für E-Mail, Kalender und Telefonie sowie ein Marktplatz für Add-ons von Partnern, sodass das System Daten aus ERP-, Dokumenten- und Finanzsystemen verwalten kann.
• Sicherheit und Governance: rollenbasierter Zugriff, Berechtigungen auf Feldebene, Prüfprotokolle und mehrere Umgebungen pro Tarif, wobei der Enterprise-Tarif HIPAA-konform ist (Tarifvergleich).
• Bereitstellung: Standardmäßig in der Creatio-Cloud, wobei für Unternehmen, die ihre Daten in ihrem eigenen Rechenzentrum aufbewahren müssen, eine Bereitstellung vor Ort verfügbar ist.

Preise von Creatio

Creatio berechnet die Kosten für seine Plattform pro Benutzer und Monat, die jährlich in Rechnung gestellt werden, wobei die Creatio-Produkte für CRM als Add-ons angeboten werden. Der Creatio-eigene Tarifvergleich listet zwar auf, was die einzelnen Tarife beinhalten, enthält jedoch keine Dollarbeträge; daher stammen die folgenden Preise aus dem Preisleitfaden von eesel AI (August 2026):

• Growth: 40 US-Dollar pro Benutzer und Monat, ab 5 Benutzern. 200 KI-Credits pro Benutzer, 2 Umgebungen, 50.000 ausgeführte Prozesselemente pro Monat.
• Enterprise: 75 US-Dollar pro Benutzer und Monat, ab 5 Benutzern. 400 KI-Credits pro Benutzer, 3 Umgebungen, unbegrenzte Workflows und API-Aufrufe, individuelles Branding, HIPAA-Konformität.
• Unlimited: ein individuelles Angebot basierend auf der Größe des Unternehmens, mit unbegrenzter Nutzerzahl, benutzerdefinierten Agenten, Anwendungen, Workflows und Umgebungen, dedizierten Cloud-Ressourcen und Premium-Support (Creatio-News).
• CRM-Module: Vertrieb, Marketing und Service. Creatio berechnet für die Tarife „Growth“ und „Enterprise“ jeweils etwa 15 $ pro Benutzer und Monat zusätzlich; im Tarif „Unlimited“ sind sie enthalten.

Es gibt keinen kostenlosen Tarif. Creatio bietet eine kostenlose Testversion der Plattform an.

Eine kostenseitige Überraschung, auf die man achten sollte, ist die Mindestvertragslaufzeit. Laut eesel verpflichten sich Neukunden zu mindestens 10.000 $ pro Jahr bei einer Laufzeit von drei Jahren, sodass die Mindestanzahl von fünf Nutzern selten die tatsächliche Untergrenze darstellt. Jede Vollnutzerlizenz im „Growth“-Tarif unterliegt zudem folgenden Obergrenzen: 1 GB Datenbankspeicher, 1 GB Dateispeicher und 10.000 API-Aufrufe pro Tag; zusätzliche KI-Gutschriften sind in Jahrespaketen ab 5.000 US-Dollar erhältlich (Creatio Academy). Der Support für die Tarife „Business“ und „Premium“ kostet 10 % bzw. 20 % des Abonnementpreises. Rechnet man die Partnergebühren für die Implementierung hinzu, liegen die tatsächlichen Kosten eines Creatio-Projekts weit über dem Listenpreis pro Nutzer.

Creatio AI und KI-Agenten

Creatio bezeichnet sich selbst als KI-native Plattform. Creatio AI funktioniert auf drei Arten: Generative KI entwirft E-Mails, fasst Datensätze zusammen und beantwortet Fragen zu Daten in einem Chat-Fenster. Predictive KI bewertet Leads und prognostiziert Ergebnisse. KI-Agenten arbeiten innerhalb von Workflows und auf CRM-Seiten, beispielsweise um einen Lead zu qualifizieren, ein Meeting vorzubereiten oder einen Servicefall weiterzuleiten. Jeder Tarif enthält ein Kontingent an KI-Credits, und jede Aktion eines Agenten verbraucht Credits. Unternehmen, die KI-Agenten in großem Umfang einsetzen möchten, sollten ein zusätzliches KI-Paket einplanen, da die enthaltenen Credits eher für Testzwecke als für das Produktionsvolumen ausgelegt sind. Die KI-Funktionen sind in dieselben No-Code-Designer integriert, sodass ein Business-Analyst einen Agenten-Schritt zu einem Workflow hinzufügen kann, ohne ein separates KI-Tool zu benötigen.

Wichtige Faktoren vor der Entscheidung für Creatio

Ein kurzer Überblick darüber, was vor einem Creatio-Projekt zu prüfen ist:

• Umfang: Creatio lohnt sich, wenn Sie es als eine einzige Plattform für CRM und Workflows nutzen. Wenn Sie lediglich eine Workflow-Plattform für interne Aufgaben benötigen, sind einfachere Tools kostengünstiger.
• Anpassung: Die Drag-and-Drop-Oberfläche deckt die meisten Seiten, Formulare und Genehmigungsworkflows ab, doch komplexe Workflows, die Integration in ältere Systeme und die Datenmigration erfordern in der Regel einen zertifizierten Partner. Planen Sie diese Unterstützung im Budget ein.
• Skalierbare Kosten: Durch die modulare Preisgestaltung zahlen Sie für die Plattform und jedes CRM-Modul pro Benutzer. In Creatios eigenem CRM-Preisleitfaden wird darauf hingewiesen, dass die Implementierungskosten für große Unternehmen 150.000 US-Dollar übersteigen können. Vergleichen Sie daher die Gesamtkosten über die dreijährige Laufzeit und nicht den Preis pro Benutzer (Creatio).
• KI-Fähigkeiten: Prüfen Sie, wie viele KI-Credits Ihre Anwendungsfälle benötigen. Ein KI-CRM, das jeden Datensatz zusammenfasst oder bei jedem Fall Agenten einsetzt, wird weit mehr als die enthaltenen Credits verbrauchen.
• Einführung: Die intuitive Benutzeroberfläche ist zwar hilfreich, doch Geschäftsanwender benötigen dennoch Schulungen, um das System gut nutzen zu können. Beginnen Sie mit einem Team und einem Prozess, messen Sie Effizienz, Leistung und Kundenergebnisse in Berichten und skalieren Sie dann auf mehr Nutzer.
• Spezifische Anforderungen: Wenn Ihre Prozesse einer der Branchenvorlagen von Creatio ähneln, profitieren Sie schneller vom Nutzen. Sind sie hingegen ungewöhnlich, müssen Sie mit mehr Konfigurationsaufwand und weniger relevanten Standardinhalten rechnen.

Creatio gibt an, in mehreren Gartner- und Forrester-Berichten zu CRM und Low-Code als „Leader“ oder „Strong Performer“ genannt zu werden, was bei der Beschaffung in Unternehmen hilfreich ist – der beste Test ist jedoch ein Pilotprojekt mit Ihren eigenen Daten.

Ist Creatio ein CRM?

Ja, aber es ist mehr als ein CRM-System. Die CRM-Module von Creatio decken Vertrieb, Marketing und Service ab, und viele Unternehmen entscheiden sich aus diesem Grund für die Lösung. Der Unterschied zu einem klassischen CRM wie HubSpot oder Pipedrive liegt in der zugrunde liegenden No-Code-Plattform: Dasselbe System automatisiert komplexe Arbeitsabläufe auch außerhalb des Vertriebs, wie beispielsweise Genehmigungen, Schadensfälle oder Mitarbeiteranfragen. Für ein kleines Vertriebsteam, das ein einfaches Tool mit schneller Einarbeitung sucht, ist ein schlankeres CRM die einfachere Lösung. Für ein Unternehmen, das abteilungsübergreifende Prozesse automatisieren, Kundendaten an einem Ort verwalten und Transparenz über Vertrieb und Support gewinnen möchte, ist Creatio eines der wenigen Tools, das beides leistet. Im Vergleich zu Salesforce ist Creatio in der Regel pro Nutzer günstiger und ohne Programmieraufwand einfacher zu konfigurieren, verfügt jedoch über ein kleineres Ökosystem aus Apps, Partnern und zertifizierten Entwicklern. Teams, die stark auf den AppExchange von Salesforce angewiesen sind, sollten vor einem Wechsel prüfen, welche Integrationen verfügbar sind.

Wo Creatio glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• CRM und Prozessautomatisierung auf einer Plattform und mit einem Datenmodell.
• No-Code-Designer für Seiten, Workflows, Fälle und KI-Agenten.
• Vorgefertigte Branchen-Workflows für regulierte Sektoren.
• Integrierte KI, einschließlich Agent-Designer in der Plattform.
• Bereitstellung in der Cloud oder vor Ort.

Nachteile:

• Ein Mindestumsatz von 10.000 US-Dollar und Dreijahresverträge schließen kleine Teams aus.
• CRM-Module und KI-Guthaben werden zusätzlich zur Plattform berechnet.
• Komplexe Prozesse erfordern nach wie vor einen Partner oder technischen Administrator; das „No-Code“-Versprechen hat seine Grenzen.
• Ein kleinerer Pool an Partnern und Entwicklern als bei Salesforce oder Microsoft.
• Viele Funktionen müssen konfiguriert werden und sind nicht selbsterklärend, sodass für die Einführung Schulungen erforderlich sind.

Wie Creatio im Vergleich abschneidet

• Pegasystems: Fallmanagement und Entscheidungsfindung für sehr große, komplexe Prozesse im Unternehmensbereich.
• Appian: Low-Code-Prozessautomatisierung und Fallmanagement, besonders stark im öffentlichen Sektor.
• Microsoft Power Apps: Low-Code-Apps auf Microsoft 365 und Dataverse, oft in Kombination mit Dynamics 365 für CRM.
• OutSystems und Mendix: Low-Code-Plattformen für maßgeschneiderte Unternehmensanwendungen statt eines vorgefertigten CRM-Systems.
• Kissflow: Einfachere, kostengünstigere Workflow-Automatisierung für interne Anfragen und Genehmigungen.
• Camunda: BPMN-Prozessorchestrierung für Entwicklerteams.
• HubSpot und Pipedrive: Einfachere CRM-Lösungen für Vertriebs- und Marketingteams, die keine tiefgreifende Prozessautomatisierung benötigen.

Lohnt sich Creatio?

Creatio lohnt sich für mittelständische und große Unternehmen, die CRM und Workflow-Automatisierung auf einer Plattform wünschen und bereit sind, in eine ordnungsgemäße Einführung zu investieren. Es eignet sich für regulierte Branchen mit komplexen Prozessen, strengen Sicherheitsanforderungen und vielen Teams, die an denselben Kunden arbeiten. Für kleine Unternehmen ist es aufgrund der Mindestvertragslaufzeit weniger geeignet, ebenso wie für Teams, die lediglich ein einfaches Vertriebs-CRM oder einen einzelnen Genehmigungs-Workflow benötigen – hier reichen kostengünstigere Tools aus. Wenn Sie Creatio evaluieren oder Hilfe bei der Implementierung benötigen, können die No-Code-Agenturen und Entwickler auf LowCodeDevs diese Aufgabe übernehmen.

Quellen

• Creatio-Plattformtarife: Tarifinhalte, KI-Guthaben und Umgebungen.
• Preismodell und dessen Obergrenzen, Creatio Academy: Speicher-, API- und Prozessbeschränkungen pro Tarif.
• Ankündigung der Creatio-Preise: der „Unlimited“-Tarif und das AI Studio, Mai 2026.
• bpm'online wird in Creatio umbenannt: die Umbenennung im Jahr 2019.
• Creatio-Preise 2026, eesel AI: Preise pro Nutzer, Mindestumsatz, Vertragslaufzeit und Support-Preise (Drittanbieter).
• Die 10 besten Creatio-Alternativen, FlowForma: Alternativen und Einschränkungen (verfasst von einem Mitbewerber).