Airtable

Dieser Airtable-Testbericht befasst sich damit, wofür Airtable verwendet wird, welche Hauptfunktionen es bietet, wie die Preise und die Einschränkungen der Tarife aussehen, wo seine Stärken und Schwächen liegen und wie es im Vergleich zu anderen Tools abschneidet. Airtable sieht aus wie eine Tabellenkalkulation, aber jede Tabelle ist Teil einer relationalen Datenbank: Datensätze sind tabellenübergreifend verknüpft, jedes Feld hat einen Typ, und dieselben Daten können in einer Rasteransicht, einer Kalenderansicht, einem Kanban-Board oder einer Galerie angezeigt werden. Mit Airtable können Sie auf Basis dieser Daten Benutzeroberflächen für Kollegen, Auftraggeber und Kunden erstellen, Workflow-Automatisierungen ausführen und die Airtable-KI nutzen. Da es sich um eine cloudbasierte Plattform handelt, muss nichts installiert werden, und der kostenlose Tarif reicht aus, um sich mit Airtable vertraut zu machen, bevor ein Team Lizenzen erwirbt.

Wofür wird Airtable verwendet?

Airtable wird meist als zentrale Datenquelle für die operativen Daten eines Teams genutzt: ein Ort, an dem alle Projekte, Kunden und Geschäftsabläufe in einem unternehmensweiten System verwaltet werden. Typische Anwendungsbereiche sind Content-Kalender und Marketingkampagnen, Produkt-Roadmaps und die Verfolgung des Projektstatus, einfache CRM-Systeme und Vertriebspipelines, Veranstaltungs- und Bestandsmanagement, Bewerberverwaltung sowie Kunden- oder Lieferantendatenbanken. Marketing-, Betriebs- und Produktabteilungen beginnen oft mit einer Tabelle und verknüpfen diese dann mit verschiedenen Tabellen für Personen, Projekte und Assets, sodass alle Informationen zu einem Datensatz an einem Ort gespeichert sind. Beispielsweise kann ein Content-Team jeden Artikel mit seinem Autor, seiner Kampagne und seinem Veröffentlichungsdatum verknüpfen und dieselben Daten dann auf unterschiedliche Weise anzeigen: als Kalender für Redakteure und als Kanban-Board zur Statusanzeige.

Airtable ist nicht nur für kleine Teams gedacht. Große Unternehmen nutzen es, um abteilungsübergreifende Prozesse zu steuern, und laut Airtable nutzen mehr als 300.000 Organisationen die Plattform. Agenturen und Freiberufler erstellen Airtable-Basen für Kunden, da das Ergebnis an Personen übergeben werden kann, die sich mit Tabellenkalkulationen, aber nicht mit Programmierung auskennen. Airtable bildet ein gemeinsames Backend für No-Code-Apps: Tools wie Softr, Zapier und Make können Airtable-Daten lesen und schreiben, sodass eine Datenbank ein Kundenportal, eine Website oder ein internes Tool betreiben kann.

Wichtigste Funktionen

• Datenbanken, Tabellen und Felder: Eine Airtable-Datenbank enthält miteinander verknüpfte Tabellen. Jeder Feldtyp (Text, Zahl, Datum, Anhang, Einzelauswahl, Formel, Rollup, Lookup, Kontrollkästchen und mehr) wird pro Spalte festgelegt, sodass die Daten konsistent bleiben. Sie können die Feldeinstellungen jederzeit bearbeiten; das Ändern eines Feldnamens beeinträchtigt die Verknüpfungen zwischen Datensätzen nicht.
• Verknüpfte Datensätze: Verknüpfen Sie eine Zeile mit dem gleichen Datensatz aus einer anderen Tabelle und nutzen Sie dann Lookups und Rollups, um Werte zu übernehmen. Das macht Airtable zu einer relationalen Datenbank und nicht zu einer Tabellenkalkulation.
• Verschiedene Ansichten: Rasteransicht, Kalenderansicht, Kanban-Ansicht, Galerieansicht, Zeitleistenansicht, Gantt-Diagramm, Listenansicht und Formularansicht. Jede Ansicht verfügt über eigene Filter, Sortier- und Gruppierungsfunktionen für dieselbe Tabelle.
• Interface Designer: Erstellen Sie Dashboards, Formulare und Datensatzseiten für verschiedene Zielgruppen ohne Programmieraufwand. Über Schnittstellen wird gesteuert, was jeder Nutzer sehen und bearbeiten kann. Portale erweitern Schnittstellen für externe Nutzer als kostenpflichtiges Add-on.
• Automatisierungen: Trigger-Aktion-Workflows, die ausgeführt werden, wenn ein Datensatz erstellt wird, sich ein Feld ändert, ein Formular abgeschickt wird oder ein Zeitplan ausgelöst wird. Aktionen versenden E-Mails, aktualisieren Datensätze, veröffentlichen Status-Updates in Slack oder führen ein Skript aus.
• Integrationen und API: Synchronisieren Sie Tabellen zwischen Datenbanken, importieren Sie eine CSV-Datei, verbinden Sie andere Apps wie Salesforce, Jira und Google Sheets über native Integrationen oder Zapier und Make, nutzen Sie Erweiterungen oder bauen Sie auf der REST-API auf. Skripting und Webhooks unterstützen benutzerdefinierte Workflow-Logik.
• Airtable AI: KI-Felder, die für jeden Datensatz Texte zusammenfassen, kategorisieren oder entwerfen, sowie ein Assistent, der beim Erstellen von Datenbanken und Schnittstellen anhand einer Eingabeaufforderung hilft. Die KI-Nutzung wird in KI-Credits abgerechnet.

Preise von Airtable

Airtable bietet einen kostenlosen Tarif und drei kostenpflichtige Tarife an, die pro Mitwirkendem abgerechnet werden. Die folgenden Angaben stammen von der Preisseite und der Tarifübersicht von Airtable (Stand: September 2026).

• Kostenloser Tarif: 0 $. Bis zu 5 Bearbeiter, 1.000 Datensätze pro Datenbank, 1 GB Anhänge pro Datenbank, 100 Automatisierungsläufe pro Monat, 1.000 API-Aufrufe pro Arbeitsbereich pro Monat und zwei Wochen Revisionsverlauf.
• Team-Tarif: 20 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 24 $ monatlich. 50.000 Datensätze pro Datenbank, 20 GB Anhänge pro Datenbank, 25.000 Automatisierungsläufe pro Monat, 100.000 API-Aufrufe pro Monat und ein Jahr Revisionsverlauf.
• Business-Tarif: 45 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 54 $ monatlich. 125.000 Datensätze pro Datenbank, 100 GB Anhänge pro Datenbank, 100.000 Automatisierungsläufe, unbegrenzte API-Aufrufe, Administrationsfunktionen und SAML-Single-Sign-On.
• Enterprise Scale: individuelle Preisgestaltung über den Vertrieb, 500.000 Automatisierungsläufe pro Monat, Unternehmenssicherheit, Governance und Administrator-Support. Enterprise Scale eignet sich für große Organisationen, die viele Arbeitsbereiche und Abteilungen über ein einziges Konto verwalten müssen.

Die kostenpflichtigen Tarife beinhalten ein monatliches Kontingent an KI-Guthaben pro zahlendem Nutzer. Portale für externe Nutzer sind ein Add-on ab 120 US-Dollar pro Monat für 15 Gäste (Airtable-Hilfe).

Eine mögliche Kostenüberraschung ist die Frage, wer als „Platz“ zählt. Mitwirkende mit Lesezugriff, Formularübermittlungen und Freigabelinks sind kostenlos, aber im Team-Tarif werden Kommentatoren ebenso in Rechnung gestellt wie Bearbeiter; im Business-Tarif sind dies nur Eigentümer, Ersteller und Bearbeiter. Die zweite Kostenquelle ist das Datensatzlimit pro Basis: Eine Basis, die 50.000 Datensätze überschreitet, erzwingt ein Upgrade für jeden Bearbeiter im Arbeitsbereich, nicht nur für denjenigen, der mehr Speicherplatz benötigt. Automatisierungsläufe werden jedes Mal gezählt, wenn ein Auslöser feuert, einschließlich fehlgeschlagener Läufe (Airtable-Automatisierungen).

Wann ein Upgrade sinnvoll ist: Bleiben Sie beim kostenlosen Tarif, um sich einzuarbeiten und eine persönliche oder sehr kleine Datenbank zu betreiben. Führen Sie ein Upgrade auf „Team“ durch, wenn Sie 1.000 Datensätze pro Datenbank überschreiten oder echte Automatisierungen benötigen, und auf „Business“, wenn Sie mehr als 50.000 Datensätze, unbegrenzten API-Zugriff oder Administrator- und Sicherheitskontrollen benötigen. Die meisten Geschäftsteams entscheiden sich für „Team“ oder „Business“; „Enterprise Scale“ ist für Unternehmen gedacht, die Airtable unternehmensweit skalieren möchten.

Ist Airtable eine Datenbank oder eine Tabellenkalkulation?

Airtable ist eine relationale Datenbank mit einer Tabellenkalkulationsoberfläche. Es handelt sich nicht im Grunde um Excel: Eine Excel-Tabelle speichert Zellen, während eine Airtable-Tabelle Datensätze speichert, deren Felder einen festen Typ haben, und Datensätze sind tabellenübergreifend verknüpft. Es gibt kein Raster für frei formatierbare Zellformeln, Pivot-Tabellen sind eingeschränkt, und aufwendige Zahlenberechnungen lassen sich in einer Tabellenkalkulation leichter durchführen. Dafür erhalten Sie verknüpfte Daten, Berechtigungen pro Ansicht und Oberfläche, Formulare, die direkt in eine Tabelle schreiben, sowie Automatisierungen. Viele Teams behalten Google Sheets oder Excel für Analysen bei und nutzen Airtable für strukturierte Daten, die von mehreren Personen aktualisiert werden.

Erste Schritte mit Airtable

Registrieren Sie sich, um ein Airtable-Konto zu erstellen, und legen Sie dann eine Datenbank anhand einer Vorlage, einer KI-Vorgabe oder einer importierten CSV-Datei bzw. Tabellenkalkulation an. Unterteilen Sie die Daten in jeweils eine Tabelle pro zu verfolgendem Bereich (Projekte, Kunden, Aufgaben), wählen Sie für jede Spalte einen Feldtyp aus und verknüpfen Sie die Tabellen miteinander. Fügen Sie für jedes Team Ansichten hinzu: eine Rasteransicht zum Bearbeiten, ein Kanban-Board für den Projektstatus und eine Kalenderansicht für Termine. Erstellen Sie anschließend eine Benutzeroberfläche, damit Kollegen zusammenarbeiten können, ohne die Rohdaten-Tabellen zu bearbeiten, und fügen Sie erst zuletzt Automatisierungen hinzu, sobald die Struktur stabil ist. Der Leitfaden von Airtable zum Erstellen einer Datenbank führt Sie detaillierter durch dieselben Schritte. Ein häufiger Fehler ist eine einzige breite Tabelle mit Dutzenden von Spalten; verknüpfte Tabellen lassen sich leichter pflegen und skalieren.

Wo Airtable glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Eine relationale Datenbank, die auch Nicht-Entwickler vom ersten Tag an nutzen können.
• Zahlreiche Ansichten derselben Daten sowie der Interface Designer für maßgeschneiderte Apps.
• Integrierte Automatisierungen, Formulare, Synchronisierung und ein umfangreiches Integrations-Ökosystem, um die bereits im Unternehmen genutzten Tools anzubinden.
• Umfassend genug, um einen echten Workflow von Anfang bis Ende auszuführen – vom Erfassungsformular bis zum Statusbericht.
• Eine umfangreiche API und ein gemeinsames Backend für No-Code-Frontends.

Nachteile:

• Die Kosten pro Nutzer steigen bei einem großen Redaktionsteam schnell an.
• Strenge Datensatzbeschränkungen pro Basis: 1.000 bei „Free“, 50.000 bei „Team“, 125.000 bei „Business“.
• Die API ist pro Datenbank auf die Anzahl der Anfragen begrenzt, sodass ressourcenintensive Anwendungen Caching oder ein anderes Backend benötigen.
• Die Daten werden in der Airtable-Cloud gespeichert; es gibt keine selbst gehostete Version.
• Komplexe Formeln und Auswertungen sind weniger leistungsfähig als in einer Tabellenkalkulation oder einem BI-Tool.

Wie schneidet Airtable im Vergleich ab?

• Google Sheets: die kostenlose Tabellenkalkulation für Analysen und einfache Listen, ohne Eingabefelder oder verknüpfte Datensätze.
• Baserow: eine Open-Source-Datenbank im Airtable-Stil, die Sie selbst hosten können.
• NocoDB: Eine Open-Source-Tabellenkalkulationsoberfläche, die auf Ihrer eigenen SQL-Datenbank aufsetzt.
• Smartsheet: Tabellenkalkulationsbasiertes Projekt- und Arbeitsmanagement für große Unternehmen.
• Notion und Coda: Dokumente stehen im Vordergrund, mit Datenbanken innerhalb der Seiten.
• Knack: eine Datenbank mit integriertem App- und Portal-Generator.
• Microsoft Power Apps: das Microsoft-Äquivalent für Teams, die bereits Microsoft 365 und Dataverse nutzen.
• Supabase: Ein Postgres-Backend für Entwickler, die an die Datensatzgrenzen stoßen.

Lohnt sich Airtable?

Airtable lohnt sich für Teams, denen Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen und die strukturierte, gemeinsam genutzte Daten mit Ansichten, Schnittstellen und Automatisierungen wünschen, ohne Entwickler einstellen zu müssen. Der kostenlose Tarif reicht zum Testen aus, und der Team-Tarif deckt die Anforderungen der meisten kleinen und mittelgroßen Teams ab. Weniger geeignet ist Airtable, wenn viele Personen Bearbeitungsrechte benötigen und das Budget begrenzt ist, wenn eine Datenbank mehrere hunderttausend Datensätze überschreitet oder wenn Sie ein selbst gehostetes System benötigen. In diesen Fällen ist eine Open-Source-Datenbank oder ein echtes Backend bei großem Datenvolumen kostengünstiger. Wenn Sie Hilfe beim Entwerfen einer Datenbank, bei der Migration von Tabellenkalkulationen oder beim Erstellen von Apps auf Basis von Airtable-Daten benötigen, können die Airtable-Agenturen und -Entwickler auf LowCodeDevs diese Aufgaben übernehmen.

Quellen

• Airtable-Preise: Tarife, Preise und abrechnungsfähige Nutzer.
• Übersicht über die Airtable-Tarife: Begrenzungen für Datensätze, Speicherplatz, API und Verlauf pro Tarif.
• Erste Schritte mit Airtable-Automatisierungen: Ausführungslimits für Automatisierungen und was als Ausführung zählt.
• Nutzung von Airtable-Portalen für externe Mitarbeiter: das Portals-Add-on und dessen Preise.
• Was ist Airtable?, Airtable und „Erstellen Sie Ihre Datenbank“, Airtable: die Plattform und wie man eine Basis strukturiert.
• Was ist Airtable?, Zapier: Ein Leitfaden für Einsteiger zu Datenbanken, Ansichten und Integrationen (verfasst von einem Integrationspartner).
• Was ist Airtable? Der vollständige Leitfaden für Einsteiger, Chris Wray: Anwendungsfälle und häufige Fallstricke bei der Einrichtung.