Notion

Dieser Notion-Testbericht behandelt die Einsatzmöglichkeiten von Notion, seine Kernfunktionen, die Preisgestaltung und den kostenlosen Tarif, Notion AI und benutzerdefinierte Agenten, seine Stärken und Schwächen sowie einen Vergleich mit anderen Tools. Notion vereint Seiten, Datenbanken und KI in einem einzigen Notion-Arbeitsbereich. Jede Seite besteht aus Blöcken: Text, Überschriften, To-do-Listen, Bilder, Einbettungen und verknüpfte Datenbanken. Sie können Notion als Unternehmens-Wiki, Projekt-Tracker, CRM oder persönliches Notizbuch nutzen und diese Seiten miteinander verknüpfen. Das Unternehmen wurde in San Francisco gegründet, und das Tool wird sowohl von Einzelpersonen als auch von kleinen und großen Teams genutzt.

Wofür wird Notion verwendet?

Die meisten Teams nutzen Notion für Wissensmanagement und Projektmanagement, und viele Einzelpersonen nutzen Notion als ihr wichtigstes Produktivitätswerkzeug, um den Überblick zu behalten. Häufige Anwendungsbereiche sind ein Unternehmens-Wiki mit Onboarding-Seiten und Richtlinien, Wissensdatenbanken für Support und Entwicklung, Besprechungsnotizen, Produkt-Roadmaps, Content-Kalender für Marketingteams, Rekrutierungspipelines und schlanke CRMs. Einzelpersonen nutzen es für Notizen, Leselisten, Gewohnheits-Tracker und persönliche Planung; Power-User bauen auf der Grundlage vernetzter Datenbanken ganze persönliche Betriebssysteme auf.

Der Reiz liegt darin, mehrere Tools durch ein einziges zu ersetzen. Anstelle eines separaten Wikis, eines Aufgabenmanagers und einer Dokumenten-App kann ein Team Spezifikationen, Aufgaben und Besprechungsprotokolle in miteinander verknüpften Notion-Seiten verwalten. Das macht Notion zudem zur zentralen Informationsquelle für Remote-Teams: Entscheidungen, Verantwortliche und Statusangaben befinden sich direkt neben den zugehörigen Dokumenten, und dank der Zusammenarbeit in Echtzeit können mehrere Personen dieselbe Seite gleichzeitig bearbeiten.

Wichtigste Funktionen

• Seiten und Blöcke: Erstellen Sie Seiten aus Dutzenden von Blocktypen, verschachteln Sie Seiten innerhalb von Seiten und verknüpfen Sie sie mit @-Erwähnungen und Backlinks.
• Datenbanken: Tabellen mit typisierten Eigenschaften, Beziehungen und Rollups, dargestellt als Tabellen-, Board- (Kanban-Board-), Kalender-, Zeitleisten-, Galerie-, Listen- oder Diagrammansicht. Datenbanken bilden die Grundlage für Aufgabenlisten, Roadmaps und CRMs.
• Wikis und Wissensdatenbanken: Für das Wissensmanagement können Sie eine Seite in ein Wiki mit Seitenverantwortlichen und Freigabeverfahren umwandeln, damit Leser wissen, welche Informationen aktuell sind.
• Notion AI: KI-gestützte Schreibhilfe und Suche. Notion Agent chattet, schreibt, fasst zusammen, füllt Datenbank-Eigenschaften automatisch aus und übersetzt; AI Meeting Notes transkribieren und fassen Anrufe zusammen; Enterprise Search findet Antworten in Notion und verbundenen Tools wie Slack, Google Drive und Microsoft Teams; der Research-Modus erstellt längere Berichte mit Quellenangaben.
• Benutzerdefinierte Agenten: Agenten, die nach einem Zeitplan oder bei bestimmten Auslösern ausgeführt werden, um Aufgaben wie die Einstufung von Feedback, die Beantwortung von Support-Tickets in Slack oder das Verfassen von Wochenberichten zu automatisieren.
• Formulare, Websites, Kalender und E-Mail: Sammeln Sie Antworten in einer Datenbank, veröffentlichen Sie Seiten als Website und planen Sie Ihren Tag mit dem Notion-Kalender und Notion Mail.
• Integrationen und API: Verbinden Sie Slack, Google Drive, GitHub, Jira und andere Apps oder nutzen Sie die öffentliche API. Tausende kostenlose und kostenpflichtige Vorlagen helfen Ihnen beim Einstieg.

Preise für Notion

Notion bietet vier Tarife an. Die folgenden Tarife stammen von der Notion-Preisseite vom Stand September 2026. In Europa werden auf der Seite Preise in Euro angezeigt (Plus 7,60 € und Business 15,60 € pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung); die unten aufgeführten Preise in US-Dollar entsprechen Preislisten von Drittanbietern.

• Kostenloser Tarif: 0 $. Alle Kernfunktionen und unbegrenzte Seitenanzahl für Einzelpersonen, begrenzter Blockspeicher, sobald zwei oder mehr Mitglieder einen Arbeitsbereich gemeinsam nutzen, 5 MB Datei-Uploads, 7 Tage Versionshistorie, bis zu 10 Gäste und eine begrenzte Testversion von Notion AI.
• Plus: 10 $ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung, ca. 12 $ monatlich. Unbegrenzte Anzahl an Blöcken und Datei-Uploads, 30-tägige Versionshistorie, unbegrenzte Diagramme, benutzerdefinierte Formulare und Websites. Notion AI bleibt eine eingeschränkte Testversion.
• Business: 20 $ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung, etwa 24 $ monatlich. Bietet vollen Zugriff auf Notion AI: Notion Agent, KI-Besprechungsnotizen, Enterprise Search und eine eingeschränkte Testversion des Research-Modus sowie SAML-SSO, private Teamspaces, detaillierte Datenbankberechtigungen und eine 90-tägige Versionshistorie.
• Enterprise: individuelle Preisgestaltung. Unbegrenzte Versionshistorie, Benutzerprovisionierung (SCIM), Audit-Protokoll, erweiterte Sicherheitskontrollen und keine Datenspeicherung bei den Anbietern der KI-Modelle.

Preise für Notion AI und benutzerdefinierte Agenten

Notion AI war früher ein separates Add-on für 10 US-Dollar in jedem Tarif. Es ist nun Teil des Business-Tarifs für 20 US-Dollar pro Benutzer und Monat, und Nutzer der Tarife „Free“ und „Plus“ erhalten nur eine begrenzte Testversion, sodass die kostenlose Nutzung von Notion AI eingeschränkt ist. Benutzerdefinierte Agenten werden in jedem kostenpflichtigen Tarif über Notion-Credits abgerechnet: 10 US-Dollar pro 1.000 Credits pro Monat nach Ablauf der kostenlosen Testphase; ein stark ausgelasteter Agent funktioniert also wie ein separates Credit-Add-on zusätzlich zum Preis pro Nutzerlizenz. In der Praxis entsprechen die Notion-AI-Kosten für ein Team der Differenz von 10 $ pro Nutzer und Monat zwischen den Tarifen „Plus“ und „Business“, zuzüglich etwaiger Credits für Agenten.

Eine kostenseitige Überraschung ist, dass Notion pro Mitglied abrechnet. Jede Person, die im Arbeitsbereich Bearbeitungen vornimmt, zählt, während Gäste bis zum Limit des Tarifs kostenlos sind. Teams, die vollen KI-Zugriff benötigen, zahlen für alle den „Business“-Preis, und die intensive Nutzung benutzerdefinierter Agenten erhöht den Credit-Verbrauch zusätzlich. Der Eigentümer des Arbeitsbereichs kann die Nutzung in den Einstellungen einsehen, bevor sie zu hoch wird.

Notion-AI-Funktionen: Besprechungsnotizen, Enterprise Search und KI-Tools

Notion AI funktioniert innerhalb der Seiten und Datenbanken, die Sie bereits haben, und dieselben KI-gestützten Tools lassen sich seiten-, datenbank- und besprechungsnotizübergreifend nutzen. Sie können den KI-Assistenten bitten, eine Seite zusammenzufassen, einen Dokumententwurf zu erstellen, Datenbankattribute automatisch auszufüllen oder eine Frage mit KI-generierten Antworten zu beantworten, die die Seiten zitieren, aus denen sie stammen. Mithilfe von KI-Konnektoren durchsucht die Enterprise-Suche auch verbundene Tools wie Slack, Google Drive und GitHub, wobei die Seitenberechtigungen jedes Nutzers berücksichtigt werden. KI-Besprechungsnotizen zeichnen einen Anruf auf, erstellen ein Transkript und wandeln dieses in Aktionspunkte um, die mit dem entsprechenden Projekt verknüpft sind.

Für die meisten Nutzer liegt der Wert der KI-Funktionen darin, dass die KI den Arbeitsbereich bereits kennt – was Notion AI von anderen KI-Tools unterscheidet. Notion Agent kann zudem repetitive Aufgaben wie das Ausfüllen von Feldern in einer gesamten Datenbank übernehmen. Ein allgemeiner Chatbot wie ChatGPT ist zwar bei freiformulierten Texten stärker, hat aber keinen Einblick in Ihre internen Seiten. Die Antworten von Notion AI sind, wie die anderer KI-Tools auch, nur so gut wie die Seiten, auf denen sie basieren – daher ist eine gut gepflegte Wissensdatenbank wichtiger als das Modell selbst.

Lernkurve: So fangen die meisten Nutzer an

Der Einstieg in Notion ist einfach, die Beherrschung des Tools jedoch schwieriger, und seine Benutzerfreundlichkeit hängt davon ab, wie man Notion nutzt. Das Erstellen einer Seite dauert nur wenige Minuten; das Entwerfen verknüpfter Datenbanken, Beziehungen, Rollups und Automatisierungen hingegen Tage oder Wochen. Diese steile Lernkurve ist der Hauptgrund, warum manche Nutzer Notion den Rücken kehren oder es für den privaten Gebrauch als übertrieben bezeichnen. Beginnen Sie mit einer Vorlage, führen Sie pro realem Objekt, das Sie verfolgen (Projekte, Aufgaben, Personen), eine Datenbank und fügen Sie Ansichten hinzu, bevor Sie die Komplexität erhöhen. Manche Teams ziehen einen Notion-Berater hinzu, sobald der Arbeitsbereich wächst und die Struktur einer Bereinigung bedarf.

Wo Notion glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Dokumente, Wikis und Projektmanagement in einem Tool, das mehrere Tools wie Google Docs und ein separates Wiki ersetzt.
• Flexible Datenbanken mit vielen Ansichten auf dieselben Daten.
• Notion AI und Enterprise Search, die in Ihrem eigenen Arbeitsbereich funktionieren.
• Ein großzügiger kostenloser Tarif, Tausende von Vorlagen und eine große Community; erweiterte Funktionen sind in den kostenpflichtigen Tarifen enthalten.

Nachteile:

• Die Einarbeitungszeit für Datenbanken, Beziehungen und Automatisierungen.
• Große Arbeitsbereiche und umfangreiche Datenbanken können sich langsam anfühlen.
• Für den vollen KI-Zugriff ist der Business-Tarif für jedes Mitglied erforderlich.
• Erweiterte Berichtsfunktionen und Zeiterfassung sind schwächer als in speziellen Projektmanagement-Tools.

Wie Notion im Vergleich abschneidet

• Coda: Dokumente mit leistungsstärkeren Formeln und Schaltflächen, jetzt Teil von Superhuman.
• ClickUp: ein aufgabenorientiertes Arbeitsmanagement-Tool mit mehr integrierten Projektmanagement-Funktionen.
• Airtable: eine relationale Datenbank mit Schnittstellen, besser geeignet für strukturierte Daten in großem Umfang.
• Fibery: Ein Arbeitsmanagement-Workspace, der auf vernetzten Datenbanken basiert.
• Taskade: Ein einfacherer Arbeitsbereich für Listen, Notizen und KI-Agenten.

Lohnt sich Notion?

Notion eignet sich gut für kleine Teams und wachsende Unternehmen, die einen zentralen Ort für Dokumente, Wikis, Besprechungsnotizen und leichtes Projektmanagement suchen, sowie für Menschen, die Spaß daran haben, ihr eigenes System zu gestalten. Die meisten Nutzer, die Notion allein verwenden, kommen mit dem kostenlosen Tarif aus; „Plus“ eignet sich für kleine Teams, und „Business“ ist sinnvoll, sobald das Team auf Notion AI setzt. Weniger geeignet ist es für Teams, die ein umfangreiches Projektmanagement oder aufwendige Berichterstellung benötigen, sowie für Nutzer, die eine einfache, sofort einsatzbereite Lösung suchen. Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung eines Notion-Arbeitsbereichs benötigen, können die Low-Code-Agenturen und Entwickler auf LowCodeDevs diese Aufgabe übernehmen.

Quellen

• Notion-Preise: Tarife, Limits, Notion AI und Credits für benutzerdefinierte Agenten.
• Notion-Testbericht, eesel AI: Stärken bei Dokumenten und Wikis, Einschränkungen bei der Automatisierung (verfasst von einem Mitbewerber).
• Notion AI, The Rundown: Funktionen und Preise von Notion AI.
• Was ist Notion, Firebear Studio: Tarife und Anwendungsfälle.
• Notion-Preise erklärt, TinyCommand: Preise in US-Dollar pro Mitglied.
• Die besten Notion-Alternativen, Slite: Alternativen für Wissensdatenbanken (verfasst von einem Mitbewerber).