Kintone

Cet avis sur Kintone présente les utilisations de Kintone, ses principales fonctionnalités, ses tarifs, son fonctionnement, ses points forts et ses points faibles, ainsi que sa comparaison avec d’autres plateformes. Kintone est un service cloud proposé par Cybozu, une société japonaise de logiciels. Il permet aux utilisateurs professionnels de créer des applications pour gérer les informations commerciales, les données clients, les demandes de renseignements et les tâches, tout en regroupant en un seul et même endroit les données, le flux de travail et les discussions relatives à chaque enregistrement. Selon le centre d’aide de Cybozu, vous pouvez « créer facilement des systèmes adaptés à votre activité, même si vous n’avez aucune connaissance en développement de systèmes ».

À quoi sert Kintone ?

Kintone sert à gérer les processus métier : il remplace les feuilles de calcul, les fils de discussion par e-mail et les formulaires papier par de petites applications d’entreprise que toute une équipe peut partager. Les utilisations courantes concernent les informations clients et la gestion simple de la relation client (CRM), le suivi de projets, les journaux de demandes et de tickets pour le service client, la gestion des stocks, les contrôles qualité, les validations et les demandes de note de frais. Les équipes opérationnelles, commerciales et marketing l’utilisent pour suivre les tâches et les projets, mettre en place des flux de travail personnalisés et disposer d’une source de données unique et partagée au lieu de multiples copies.

Il convient particulièrement aux équipes qui souhaitent rationaliser les processus métier qu’elles gèrent déjà, et non pour développer des logiciels destinés à des clients. Selon Kintone, plus de 42 000 entreprises l’utilisent dans le monde entier, dont beaucoup sont des entreprises de taille moyenne ou des services au sein de grandes entreprises.

Principales fonctionnalités

• Applications et champs : créez une application à partir de zéro, d’une feuille de calcul ou de l’un des plus de 50 modèles disponibles, puis glissez-déposez des champs tels que du texte, des nombres, des dates, des menus déroulants, des pièces jointes, des sélecteurs d’utilisateurs et des champs de recherche vers d’autres applications.
• Vues et graphiques : vues sous forme de liste, de calendrier et personnalisées avec des filtres, ainsi que des graphiques et des synthèses pour avoir une vue d’ensemble de vos données.
• Gestion des processus : définissez des statuts, des responsables et des étapes de validation, avec des critères de branchement, afin que chaque enregistrement suive un workflow adapté à votre façon de travailler.
• Contrôle d’accès : déterminez qui peut consulter et modifier chaque application, enregistrement et champ. Cela garantit l’intégrité des données lorsque de nombreux utilisateurs partagent une même base de données. Le centre de confiance de Kintone mentionne la certification ISO/IEC 27001 et la conformité à la norme HIPAA.
• Espaces et fils de discussion : les espaces d’équipe permettent de regrouper les discussions à proximité des applications et des enregistrements concernés. Les espaces invités vous permettent de collaborer avec des membres externes, tels que des clients ou des fournisseurs.
• Messages et notifications : commentez les enregistrements, mentionnez des personnes et recevez des notifications lorsque les données changent.
• Plugins, JavaScript et API : étendez les applications grâce aux plugins Kintone, à la personnalisation via JavaScript et CSS, ainsi qu’à une API REST pour l’intégration avec d’autres systèmes tels que des logiciels de comptabilité ou d’ERP.
• Applications mobiles : accédez à vos dossiers et modifiez-les depuis votre téléphone.

Tarifs de Kintone

Selon la page de tarification de Kintone (septembre 2026), Kintone propose une seule formule comprenant toutes les fonctionnalités :

• 24 $ par utilisateur et par mois, avec un minimum de 5 utilisateurs (120 $ par mois).
• Jusqu’à 900 applications et 300 espaces, 50 000 appels API par jour et 5 Go de stockage par utilisateur.
• La gestion des processus, la personnalisation via JavaScript et les plugins Kintone sont inclus.
• Essai gratuit de 30 jours avec toutes les fonctionnalités.
• Tarifs spéciaux pour les associations à but non lucratif 501(c)(3), les établissements d’enseignement et les administrations publiques, sur demande.

Il n’existe pas de formule gratuite. Notez que le prix est le même pour chaque utilisateur qui se connecte, qu’il crée des applications ou qu’il se contente de les utiliser. Le coût inattendu à prendre en compte est le minimum de 5 utilisateurs : une équipe de deux personnes paie tout de même pour cinq licences. De nombreuses entreprises ajoutent également des plugins tiers, dont le prix est fixé séparément par leurs fournisseurs.

Fonctionnement de Kintone : création d’applications métier

Vous commencez par créer une application. Importez une feuille de calcul, choisissez un modèle ou partez de zéro, puis glissez-déposez des champs sur le formulaire et définissez la mise en page. Vous définissez ensuite les droits d’accès et, si nécessaire, un processus avec des statuts et des validations. Vous ajoutez ensuite des vues et des graphiques, puis partagez l’application dans un espace où votre équipe peut discuter des enregistrements. Kintone décrit ce processus en trois étapes clés : créer des applications, configurer des processus et collaborer dans des espaces. C’est facile à prendre en main : une première application simple peut être prête le jour même, et vous pouvez l’améliorer au fil du temps à mesure que vos besoins évoluent, sans avoir à attendre un développeur. Cette flexibilité est la principale raison pour laquelle les équipes préfèrent une plateforme « no-code » à un logiciel sur mesure.

Collaboration, communication et intégrité des données

Kintone associe une base de données à la collaboration en équipe. Chaque application et chaque enregistrement dispose de son propre fil de discussion, ce qui permet de garder la communication relative à une tâche à proximité des données plutôt que dans des e-mails. Les utilisateurs peuvent mentionner des collègues, envoyer des messages et se référer ultérieurement à des discussions passées. Les espaces regroupent les applications, les fils de discussion et les membres d’une même équipe ou d’un même projet, tandis que les espaces invités permettent d’intégrer des membres externes. Les autorisations par application, enregistrement et champ protègent l’intégrité des données : un commercial peut par exemple modifier une opportunité, mais pas le champ « remise ». Pour une organisation devant gérer de nombreux services, c’est ce mélange de structure et de discussion qui distingue Kintone d’une simple base de données en ligne.

Kintone est-il un CRM ?

Kintone n’est pas un CRM dédié, mais de nombreuses équipes l’utilisent comme tel. Vous pouvez créer une application de gestion des informations clients, la relier à des transactions et aux demandes d’assistance, puis y ajouter un processus de vente avec des statuts. Le résultat est un CRM flexible et personnalisable, adapté à votre entreprise. Il ne dispose toutefois pas de fonctionnalités intégrées de marketing par e-mail, de notation des prospects et de prévisions, contrairement aux logiciels CRM dédiés.

Les points forts et les limites de Kintone

Points forts :

• Facilité de création d’applications de base de données et de workflows pour les utilisateurs non techniciens ; la mise en place d’une première application ne prend que peu de temps.
• Les données, les workflows et les discussions sont regroupés au même endroit.
• Autorisations granulaires et espaces invités pour la collaboration externe.
• Une seule formule comprenant toutes les fonctionnalités, et un essai gratuit de 30 jours.

Inconvénients :

• Le nombre minimum de 5 utilisateurs rend la solution coûteuse pour les très petites équipes.
• Les options de mise en page et de conception sont basiques par rapport à celles des créateurs d'applications.
• Les modifications avancées nécessitent JavaScript ou des plugins payants.
• Les rapports sont plus simples que ceux d’un outil de BI.

Comparaison de Kintone

• Airtable : une base de données de type tableur proposant davantage de vues et de modèles.
• Quickbase : des applications d'entreprise « no-code » destinées aux équipes opérationnelles, à un prix plus élevé.
• Smartsheet : gestion de projets et de tâches basée sur des feuilles de calcul.
• Knack et Caspio : des applications de base de données en ligne dotées de portails Web publics.
• Microsoft Power Apps : l'option Microsoft 365 avec Dataverse.
• AppSheet : le générateur d'applications sans code de Google pour les utilisateurs de Workspace.
• TrackVia et Ninox : d’autres plateformes de bases de données sans code pour les applications d’entreprise.

Kintone en vaut-il la peine ?

Kintone est intéressant pour les équipes de cinq personnes ou plus qui souhaitent faire évoluer leurs processus métier depuis des feuilles de calcul et des e-mails vers des applications partagées intégrant des fonctionnalités de validation, d’autorisations et de discussion en un seul et même endroit. Son forfait unique est facile à budgétiser. En revanche, il est moins adapté aux équipes d’une ou deux personnes, aux applications destinées aux clients ou lorsque vous avez besoin d’une conception sophistiquée. Si vous avez besoin d’aide pour configurer Kintone ou le connecter à d’autres systèmes, les agences et développeurs « low-code » de LowCodeDevs peuvent s’en charger.

Sources

• Tarifs de Kintone : formule, prix, nombre minimum d’utilisateurs, limites et période d’essai.
• Qu’est-ce que Kintone ? (Aide Kintone) : applications, enregistrements, processus, espaces, plugins et API.
• Créer une application à partir de zéro (Aide Kintone) : les étapes de création d’une application.
• Développement rapide d’applications avec Kintone : présentation de la plateforme « no-code ».
• Alternatives à Kintone, Software Finder : une liste d'alternatives.