Calendly

Questa recensione di Calendly illustra a cosa serve Calendly, le sue caratteristiche principali, i prezzi e il piano gratuito, la pianificazione per i team, le integrazioni, i punti di forza e le carenze, nonché un confronto con altri strumenti di pianificazione. Calendly sostituisce il continuo scambio di email con un link di prenotazione. Basta collegare il proprio calendario, impostare la disponibilità e le regole, quindi condividere il link o incorporare una pagina di prenotazione nel proprio sito web. Gli invitati scelgono una delle fasce orarie disponibili e Calendly crea l’evento, aggiunge un link a Zoom, Google Meet o Microsoft Teams e invia promemoria automatici. Calendly è stata fondata nel 2013 ad Atlanta da Tope Awotona ed è uno degli strumenti di pianificazione più utilizzati per la prenotazione di appuntamenti online (Wikipedia).

A cosa serve Calendly?

Calendly viene utilizzato per pianificare riunioni con clienti, potenziali clienti e candidati esterni alla propria azienda senza dover scambiare e-mail, poiché Calendly propone solo fasce orarie effettivamente libere. Gli usi tipici includono demo di vendita e chiamate di presentazione, riunioni con i clienti per consulenti e agenzie, sessioni di coaching e formazione, colloqui di reclutamento, incontri di follow-up sul successo dei clienti e riunioni una tantum a pagamento. I liberi professionisti utilizzano un unico link di prenotazione per tutti i loro clienti. I team di vendita e di assistenza utilizzano la pianificazione di gruppo per distribuire le riunioni tra i rappresentanti con il metodo "round robin", oppure per prenotare una riunione con più colleghi contemporaneamente. Molti piccoli team utilizzano Calendly anche per riunioni di gruppo ed eventi collettivi come webinar o orari di ricevimento, nonché per sondaggi tra i partecipanti al fine di trovare un orario che vada bene a più utenti.

Caratteristiche principali

• Tipi di evento e pagine di prenotazione: ogni tipo di evento ha la propria durata, sede, domande e disponibilità, oltre a un proprio link di prenotazione. Una pagina di prenotazione elenca tutti i tuoi tipi di evento con branding personalizzato nei piani a pagamento.
• Sincronizzazione del calendario: Calendly verifica la presenza di conflitti su Google Calendar, Outlook, Microsoft 365 e iCloud, in modo da proporre solo le fasce orarie libere. I piani a pagamento consentono di collegare più calendari.
• Videoconferenze: i link a Zoom, Google Meet e Microsoft Teams vengono aggiunti automaticamente a ogni evento.
• Flussi di lavoro: promemoria automatici, SMS di conferma ed e-mail di follow-up prima e dopo ogni riunione.
• Pianificazione del team: round robin, riunioni collettive (con più organizzatori), eventi di gruppo ed eventi gestiti, in cui gli amministratori controllano centralmente i tipi di evento per l’intero team.
• Moduli di instradamento: seleziona gli invitati tramite un modulo e indirizzali alla persona o alla pagina giusta; nel piano Teams questa funzionalità è compatibile con i moduli di Salesforce, HubSpot e Marketo.
• Pagamenti: riscuoti i pagamenti dai clienti al momento della prenotazione di una riunione, tramite Stripe o PayPal, in modo che le sessioni e le consulenze a pagamento non richiedano una fattura separata.
• Sondaggi durante le riunioni e riunioni una tantum: consentire a un gruppo di votare un orario o condividere un link monouso per una riunione speciale.
• Gestione delle riunioni con IA: Notetaker registra, trascrive e riassume le riunioni, mentre l’assistente Callie gestisce la pianificazione a partire da una conversazione via e-mail e aiuta a prepararsi per le riunioni (Guida di Calendly).
• Estensione per browser e app: prenota da Gmail, Outlook, LinkedIn e dalle app mobili.

Prezzi di Calendly

Il costo di Calendly è calcolato per utente al mese, con un piano gratuito e tre piani a pagamento. Il costo di Calendly dipende dal piano scelto e dalla fatturazione annuale o mensile. I prezzi riportati di seguito sono tratti dalla pagina dei prezzi di Calendly aggiornata a settembre 2026.

• Gratuito: 0 $, gratuito per sempre. Un tipo di evento, un collegamento al calendario, riunioni individuali illimitate, una pagina di prenotazione e l’estensione per il browser.
• Standard: 10 $ al mese per utente con fatturazione annuale, oppure 12 $ con fatturazione mensile. Tipi di evento illimitati, fino a sei calendari, promemoria e flussi di lavoro automatizzati, integrazione con HubSpot, Mailchimp, Stripe e PayPal.
• Piano Teams: 16 $ al mese per utente con fatturazione annuale, oppure 20 $ con fatturazione mensile. Include la pianificazione a rotazione e collettiva, l’instradamento, l’integrazione con Salesforce, Marketo e Pardot, oltre ai controlli amministrativi.
• Piano Enterprise: a partire da 15.000 $ all’anno. Aggiunge funzionalità di sicurezza quali il Single Sign-On SAML, il controllo del dominio e i registri di audit, oltre all’assistenza dedicata.

Notetaker e Callie non sono inclusi nei piani base: sono disponibili con i componenti aggiuntivi Standard Plus e Teams Plus. I prezzi mensili per i piani Standard e Teams sono circa il 17–20% più alti rispetto al prezzo annuale (panoramica sui prezzi di terze parti, redatta da un concorrente).

La sorpresa in termini di costi da verificare riguarda ciò che il piano gratuito non include. Con un solo tipo di evento e un solo collegamento al calendario, chiunque offra più di un tipo di riunione o gestisca un calendario di lavoro e uno personale ha bisogno del piano Standard. L’instradamento Salesforce, il round robin e i controlli amministrativi sono disponibili a partire dal piano Teams, mentre le funzionalità di IA sono un’estensione aggiuntiva a qualsiasi piano a pagamento. Ogni persona che ospita riunioni necessita di una licenza; gli invitati non hanno mai bisogno di un account o di una licenza.

Piano gratuito di Calendly e limiti del piano gratuito

Il piano gratuito di Calendly è sufficiente per una persona con un solo tipo di riunione. Si ha a disposizione un tipo di evento, un calendario, prenotazioni illimitate, un link di prenotazione e link per Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Non sono invece disponibili più tipi di evento, più calendari, promemoria o follow-up automatici, personalizzazione del marchio, pagamenti e funzionalità per i team. È possibile utilizzare Calendly gratuitamente per sempre ed effettuare l’upgrade solo quando se ne ha bisogno. Per molti liberi professionisti il piano gratuito copre un solo tipo di chiamata, e il primo upgrade avviene quando hanno bisogno di un secondo tipo di evento, di promemoria o di pagamenti. I piani a pagamento sbloccano queste funzionalità aggiuntive; le funzionalità avanzate per i team e la sicurezza sono disponibili solo con i piani Teams ed Enterprise. Gli utenti gratuiti si affidano principalmente al centro assistenza; i piani a pagamento offrono un supporto più diretto.

Calendly per i team: round robin, instradamento e sondaggi sulle riunioni

Il piano Teams di Calendly è pensato per le vendite, il reclutamento e il customer success. Il round robin distribuisce le prenotazioni tra i membri del team in base alla disponibilità o alla priorità. Gli eventi collettivi richiedono che tutti siano liberi. I moduli di instradamento qualificano i lead e li inviano al rappresentante giusto, mentre l’integrazione con Salesforce crea e aggiorna i record, in modo che il processo di prenotazione diventi parte della pipeline. Gli amministratori bloccano le impostazioni centrali negli eventi gestiti e visualizzano i report sulle riunioni. La maggior parte dei team inizia con i posti Standard e passa al piano Teams quando ha bisogno del round robin o dell’instradamento CRM. Il piano Enterprise aggiunge la sicurezza, i registri di audit e l’assistenza richiesti dalle aziende più grandi. Le riunioni di gruppo e i sondaggi sulle riunioni consentono ai piccoli team di programmare riunioni con più persone senza dover passare al piano Teams.

Integrazioni di Calendly, sincronizzazione con Google Calendar ed e-mail di follow-up

Calendly si collega in modo nativo a Google Calendar, Outlook, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics, Mailchimp, Stripe e PayPal. Per qualsiasi altra esigenza, Zapier, Make e n8n attivano flussi di lavoro quando viene prenotata o annullata una riunione, ad esempio per aggiungere l’invitato a un CRM, creare un’attività in ClickUp o inviare un messaggio su Slack. Calendly dispone inoltre di un’API e di webhook per integrazioni personalizzate. La sincronizzazione con Google Calendar e Outlook funziona in entrambe le direzioni: le prenotazioni compaiono nel tuo calendario e gli orari occupati lì bloccano le fasce orarie in Calendly. Le e-mail di follow-up e i promemoria sono impostati nei flussi di lavoro, in modo che i clienti ricevano il messaggio giusto dopo ogni riunione. Questo rende Calendly un elemento fondamentale nei flussi di vendita, pagamento e onboarding dei clienti senza codice, nonché in altri strumenti che pianificano le riunioni.

I punti di forza e le carenze di Calendly

Punti di forza:

• Esperienza di prenotazione molto semplice per gli invitati; non è necessario creare un account.
• Sincronizzazione affidabile con i calendari di Google e Microsoft.
• Ottime integrazioni per la pianificazione del team, l’instradamento e il CRM.
• Un utile piano gratuito per un unico tipo di evento.

Svantaggi:

• Il piano gratuito consente solo un tipo di evento e un calendario.
• Il prezzo per postazione aumenta per i team più grandi e le funzionalità di intelligenza artificiale comportano un costo aggiuntivo.
• Controllo limitato sul design della pagina di prenotazione.
• Non è pensato per le aziende di servizi che necessitano di pacchetti, abbonamenti o prenotazioni di personale e sale.

Confronto con Calendly

• HubSpot: lo strumento gratuito Meetings integrato in HubSpot CRM, ideale se HubSpot è già il tuo CRM.
• Zoho: Zoho Bookings, uno strumento di pianificazione più economico per i team che utilizzano la suite Zoho.
• Squarespace: possiede Acuity Scheduling, adatto alle aziende di servizi che offrono pacchetti, moduli di registrazione e pagamenti.
• Wix: Wix Bookings per appuntamenti e corsi su un sito web Wix.
• Typeform: moduli che possono integrarsi con uno strumento di pianificazione, ma senza una logica di calendario propria.

Calendly conviene?

Calendly è utile per chiunque prenoti molte riunioni esterne: liberi professionisti, consulenti, team di vendita e di reclutamento. Il piano gratuito copre un solo tipo di evento, mentre il piano Standard a 10 dollari per utente (fatturato annualmente) si ripaga da solo dopo aver salvato poche conversazioni via e-mail. È meno adatto alle aziende di servizi che necessitano di corsi, pacchetti o prenotazioni di risorse, ai team con un budget limitato che hanno bisogno di un sistema "round robin" o alle aziende che desiderano uno strumento auto-ospitabile. Se hai bisogno di aiuto per integrare Calendly con il tuo CRM, sito web o sistema di automazione, le agenzie e gli sviluppatori specializzati in Calendly presenti su LowCodeDevs possono occuparsene.

Fonti

• Prezzi di Calendly: piani, costi e funzionalità per ciascun piano.
• Scegli il piano Calendly giusto: limiti del piano gratuito, integrazioni con i calendari e funzionalità per i team.
• L’intelligenza artificiale in Calendly: Notetaker, Callie e i componenti aggiuntivi Plus.
• Calendly, Wikipedia: storia dell’azienda.
• Recensione di Calendly, Forbes Advisor: panoramica delle funzionalità e dei piani.
• Guida ai prezzi di Calendly, Zeeg: prezzi mensili rispetto a quelli annuali (scritta da un concorrente).