Workato Workbot

Questa recensione illustra a cosa serve il bot, come funzionano i comandi e le ricette, i prezzi, i punti di forza e di debolezza, e come si posiziona rispetto ad altri strumenti di automazione delle chat. Workbot fa parte della piattaforma Workato, non è un prodotto a sé stante: ogni comando, pulsante e notifica del bot è gestito da una ricetta Workato. È integrato nel software di chat della vostra azienda, così gli utenti possono accedere ai dati, approvare richieste o creare record in app come Salesforce, Jira o Zendesk senza dover cambiare scheda. Workato ha annunciato per la prima volta Workbot per Slack il 25 gennaio 2016; la documentazione ora copre Slack, Microsoft Teams e Workplace.

A cosa serve Workbot? Monitoraggio, ChatOps e bot per le richieste

La panoramica fornita da Workato stessa indica tre utilizzi principali. Il primo riguarda il monitoraggio e le notifiche degli eventi: una ricetta tiene sotto controllo un’app e invia un messaggio a un canale o a un utente quando si verifica qualcosa, come un nuovo affare di alto valore, un pagamento non andato a buon fine o un ticket urgente. Il secondo è una linea di assistenza ChatOps, in cui i team di supporto o IT raccolgono richieste e rispondono alle domande direttamente da Slack o Teams. Il terzo è un bot per le richieste che semplifica l’assegnazione delle risorse, ad esempio richieste di accesso, nuovi laptop o licenze software con una fase di approvazione.

Il filo conduttore è la riduzione del passaggio da un’app all’altra: non è più necessario passare da una scheda all’altra per trovare le informazioni rilevanti. Invece di aprire cinque strumenti, un utente digita un comando o fa clic su un pulsante nella chat, e Workbot recupera le informazioni rilevanti o completa l’attività. Un modo semplice per comprenderne il valore è un esempio: visualizzare i dettagli di un'opportunità da Salesforce, creare un nuovo ticket in Jira o pubblicare il riepilogo di un ticket Zendesk in un canale.

Caratteristiche principali

• Comandi: un comando segue lo schema app + azione + dati, ad esempio “GitHub crea ticket”. Workbot integra la comprensione del linguaggio naturale, quindi funziona anche “crea un ticket su GitHub”. Ogni comando può richiedere parametri, come titolo, descrizione o assegnatario.
• Ricette alla base di ogni comando: il trigger “Nuovo comando” avvia una ricetta, la ricetta comunica con altre app e un’azione di risposta “Pubblica” rimanda il risultato alla chat.
• Notifiche: qualsiasi ricetta Workato può pubblicare un messaggio tramite Workbot quando si verifica un evento aziendale, con pulsanti che consentono all’utente di agire di conseguenza.
• Messaggi avanzati in Slack: Workbot supporta il Block Kit di Slack per i layout e le finestre modali per i moduli. Una ricetta può mettersi in pausa e attendere l’azione dell’utente, così una singola ricetta può gestire diverse fasi di una conversazione.
• Eventi: il trigger “Nuovo evento” reagisce agli eventi dell’API Slack Events e ai componenti interattivi come i clic sui pulsanti e l’invio dei moduli modali.
• Microsoft Teams: Workbot per Teams include comandi Salesforce predefiniti e i team possono creare i propri comandi senza bisogno di programmare.
• Connettori: poiché gira su Workato, Workbot può connettersi a tutte le app supportate da Workato, il che gli consente di automatizzare i flussi di lavoro su un’ampia varietà di strumenti. Gli amministratori gestiscono a quali connessioni può accedere ciascuna istanza del bot.

Prezzi di Workbot

Workato non pubblica i prezzi e Workbot non è venduto separatamente; è incluso in un abbonamento a Workato. Secondo la documentazione di fatturazione di Workato, i clienti che hanno aderito a partire da febbraio 2024 seguono un modello basato sull’utilizzo, in cui l’edizione e il volume delle attività determinano il costo. Stime di terze parti collocano le edizioni di base a circa 10.000 dollari all’anno, con implementazioni aziendali di costo ben superiore (Latenode, Costbench). Queste non sono cifre fornite dal fornitore.

Un aspetto da tenere presente è che ogni comando e ogni notifica corrispondono all’esecuzione di una ricetta; pertanto, un bot molto attivo aumenta il consumo di attività. Chiedete a Workato in che modo i comandi, le notifiche e i clic sui pulsanti di Workbot vengono conteggiati nel vostro piano mensile prima di implementarlo in una grande organizzazione che utilizza Slack o Teams.

Come funzionano i comandi di Workbot nel software di chat della vostra azienda

Per creare un comando, devi creare una ricetta con il trigger «Nuovo comando» di Workbot, impostare il nome del comando e un suggerimento, e scegliere i campi di input che l’utente deve compilare. Aggiungi azioni per le app su cui il comando deve intervenire, quindi concludi con “Pubblica risposta” per restituire il risultato. Per flussi più articolati in Slack, la ricetta può aprire una finestra modale (utilizzando l’ID del trigger del comando), pubblicare un messaggio Block Kit con pulsanti e attendere l’azione dell’utente prima di proseguire. Ecco perché Workbot è ideale per i team che già utilizzano Workato: il bot rappresenta semplicemente un altro modo per interagire con le ricette che già conoscono e può assistere le persone nelle attività quotidiane, garantendo al contempo che ogni azione avvenga sempre attraverso una ricetta regolamentata.

I punti di forza e i limiti di Workbot

Punti di forza:

• Esegue vere e proprie automazioni su molte app aziendali, non solo semplici risposte in chat, con monitoraggio e avvisi integrati.
• Una singola ricetta può gestire una conversazione in più fasi con pulsanti, moduli e approvazioni.
• Funziona sia su Slack che su Microsoft Teams.
• La governance e i connettori provengono dalla più ampia piattaforma Workato.

Svantaggi:

• Ha senso solo se si utilizza già o si intende acquistare Workato.
• Non ci sono prezzi pubblici; i costi dipendono dal contratto e dall’utilizzo delle attività.
• Per creare comandi efficaci servono competenze nella creazione di ricette, non basta un semplice prompt.
• Le funzionalità di Teams e Slack differiscono e la maggior parte della documentazione dettagliata si concentra su Slack.

Confronto tra Workbot

• Workato: la piattaforma di automazione su cui gira Workbot.
• Slack Workflow Builder: i flussi di lavoro "no-code" di Slack, più semplici ed economici per le attività all'interno di Slack.
• Microsoft Copilot Studio: lo strumento di creazione di agenti di Microsoft per Teams e il web.
• Microsoft Power Automate: flussi e approvazioni che vengono pubblicati su Teams.
• Zapier e Make: strumenti di automazione più leggeri con passaggi per Slack e Teams.
• Tray.ai e n8n: altre piattaforme di automazione in grado di gestire i chatbot.
• Voiceflow: uno strumento per la creazione di agenti AI rivolti ai clienti, piuttosto che per le operazioni interne di ChatOps.

Vale la pena utilizzare Workbot?

Workbot è utile per le aziende che già utilizzano Workato e desiderano che gli utenti possano utilizzare tali automazioni da Slack o Teams: approvazioni, ricerche, avvisi e richieste di assistenza senza uscire dalla chat. Non è un motivo sufficiente per acquistare Workato di per sé, e i team che desiderano un'esperienza più leggera per semplici flussi di lavoro all'interno della chat trovano soluzioni più adatte in Slack Workflow Builder o Power Automate. Se avete bisogno di aiuto per progettare i comandi di Workbot o le ricette alla base di essi, le agenzie di automazione e gli sviluppatori su LowCodeDevs possono darvi una mano.

Fonti

• Panoramica su Workbot, documentazione Workato: piattaforme e principali casi d’uso.
• Comandi di Workbot, documentazione di Workato: sintassi dei comandi, parametri e trigger “Nuovo comando”.
• Block Kit, finestre modali e attesa dell’azione dell’utente, documentazione di Workato: messaggi avanzati e flussi in più fasi su Slack.
• Trigger di Workbot per Slack, documentazione Workato: il trigger "Nuovo evento".
• Annuncio di Workbot per Slack, Workato: lancio a gennaio 2016.
• Workbot per Microsoft Teams, Workato Product Hub: comandi di Teams.
• Fatturazione e utilizzo, documentazione Workato: il modello di fatturazione basato sull’utilizzo.
• Prezzi di Workato, Latenode e Costbench: stime dei prezzi di terze parti.