Workato Workbot

Dieser Testbericht befasst sich mit den Einsatzbereichen des Bots, der Funktionsweise von Befehlen und Rezepten, den Preisen, den Stärken und Schwächen sowie dem Vergleich mit anderen Tools zur Chat-Automatisierung. Workbot ist Teil der Workato-Plattform und kein eigenständiges Produkt: Jeder Befehl, jede Schaltfläche und jede Benachrichtigung im Bot basiert auf einem Workato-Rezept. Er ist in die Chat-Software Ihres Unternehmens integriert, sodass Mitarbeiter in Anwendungen wie Salesforce, Jira oder Zendesk auf Daten zugreifen, Anfragen genehmigen oder Datensätze anlegen können, ohne zwischen den Registerkarten wechseln zu müssen. Workato kündigte Workbot für Slack erstmals am 25. Januar 2016 an; die Dokumentation umfasst mittlerweile Slack, Microsoft Teams und Workplace.

Wofür wird Workbot verwendet? Überwachung, ChatOps und ein Anfrage-Bot

In der Übersicht von Workato selbst werden drei Hauptanwendungsbereiche genannt. Der erste ist die Überwachung und Ereignisbenachrichtigung: Ein Rezept überwacht eine App und sendet eine Nachricht an einen Kanal oder einen Nutzer, wenn etwas passiert, beispielsweise ein neuer hochkarätiger Geschäftsabschluss, eine fehlgeschlagene Zahlung oder ein dringendes Ticket. Der zweite Anwendungsbereich ist eine ChatOps-Hotline, bei der Support- oder IT-Teams Anfragen entgegennehmen und Fragen direkt in Slack oder Teams beantworten. Der dritte ist ein Anfrage-Bot, der die Bereitstellung von Ressourcen optimiert, zum Beispiel Zugriffsanfragen, neue Laptops oder Softwarelizenzen mit einem Genehmigungsschritt.

Der rote Faden dabei ist, dass man weniger zwischen Apps hin- und herspringen muss: Man muss nicht mehr zwischen Registerkarten wechseln, um relevante Informationen zu finden. Anstatt fünf Tools zu öffnen, gibt ein Nutzer einen Befehl ein oder klickt auf eine Schaltfläche im Chat, und Workbot ruft die relevanten Informationen ab oder erledigt die Aufgabe. Ein einfaches Beispiel verdeutlicht den Nutzen: das Anzeigen von Opportunity-Details aus Salesforce, das Erstellen eines neuen Issues in Jira oder das Posten einer Zendesk-Ticket-Zusammenfassung in einem Kanal.

Wichtigste Funktionen

• Befehle: Ein Befehl folgt dem Muster „App + Aktion + Daten“, beispielsweise „GitHub create issue“. Workbot verfügt über integriertes Verständnis natürlicher Sprache, sodass auch „Erstelle ein Ticket in GitHub“ funktioniert. Jeder Befehl kann Parameter wie Titel, Beschreibung oder Verantwortlichen abfragen.
• Rezepte hinter jedem Befehl: Der Auslöser „Neuer Befehl“ startet ein Rezept, das Rezept kommuniziert mit anderen Apps, und eine „Antwort posten“-Aktion sendet das Ergebnis zurück an den Chat.
• Benachrichtigungen: Jedes Workato-Rezept kann über Workbot eine Nachricht senden, wenn ein Geschäftsereignis eintritt, mit Schaltflächen, über die der Nutzer darauf reagieren kann.
• Umfangreiche Nachrichten in Slack: Workbot unterstützt das „Block Kit“ von Slack für Layouts sowie Modalfenster für Formulare. Ein Rezept kann pausieren und auf die Aktion des Nutzers warten, sodass ein einziges Rezept mehrere Schritte einer Konversation abwickeln kann.
• Ereignisse: Der Auslöser „Neues Ereignis“ reagiert auf Ereignisse der Slack-Ereignis-API sowie auf interaktive Komponenten wie Schaltflächenklicks und das Absenden von Modalfenstern.
• Microsoft Teams: Workbot für Teams verfügt über voreingestellte Salesforce-Befehle, und Teams können ohne Programmieraufwand eigene Befehle erstellen.
• Konnektoren: Da Workbot auf Workato läuft, kann es sich mit jeder von Workato unterstützten App verbinden, wodurch es in der Lage ist, Arbeitsabläufe über eine Vielzahl von Tools hinweg zu automatisieren. Administratoren verwalten, auf welche Verbindungen jede Instanz des Bots zugreifen darf.

Preise für Workbot

Workato veröffentlicht keine Preise, und Workbot wird nicht separat verkauft; es ist im Workato-Abonnement enthalten. Laut den Abrechnungsunterlagen von Workato gelten für Kunden, die seit Februar 2024 beigetreten sind, nutzungsabhängige Tarife, bei denen die Edition und das Aufgabenvolumen die Kosten bestimmen. Schätzungen von Drittanbietern beziffern die Kosten für Einstiegsversionen auf etwa 10.000 US-Dollar pro Jahr, wobei die Kosten für Unternehmensimplementierungen deutlich höher liegen (Latenode, Costbench). Hierbei handelt es sich nicht um Angaben des Anbieters.

Eine kostenseitige Überraschung, auf die Sie achten sollten, ist, dass jeder Befehl und jede Benachrichtigung als Ausführung eines Rezepts zählt – ein vielbeschäftigter Bot erhöht also Ihre Aufgabenauslastung. Erkundigen Sie sich bei Workato, wie Workbot-Befehle, Benachrichtigungen und Klicks auf Schaltflächen monatlich auf Ihr Kontingent angerechnet werden, bevor Sie Workbot in einer großen Slack- oder Teams-Organisation einführen.

So funktionieren Workbot-Befehle in der Chat-Software Ihres Unternehmens

Um einen Befehl zu erstellen, erstellst du ein Rezept mit dem Workbot-Trigger „Neuer Befehl“, legst den Befehlsnamen und einen Hinweis fest und wählst die Eingabefelder aus, die ein Benutzer ausfüllen muss. Fügen Sie Aktionen für die Apps hinzu, auf die der Befehl zugreifen soll, und schließen Sie ab mit „Antwort senden“, um das Ergebnis zurückzugeben. Für umfangreichere Abläufe in Slack kann das Rezept ein Modalfenster öffnen (unter Verwendung der Trigger-ID aus dem Befehl), eine Block-Kit-Nachricht mit Schaltflächen senden und auf die Aktion des Benutzers warten, bevor es fortfährt. Aus diesem Grund eignet sich Workbot besonders für Teams, die bereits mit Workato arbeiten: Der Bot ist lediglich eine weitere Möglichkeit, mit den ihnen vertrauten Rezepten zu interagieren, und er kann Mitarbeiter bei alltäglichen Aufgaben unterstützen, während Sie sicherstellen, dass jede Aktion weiterhin über ein geregeltes Rezept abläuft.

Wo Workbot glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Führt echte Automatisierungen über viele Geschäftsanwendungen hinweg durch, nicht nur einfache Chat-Antworten, mit integrierter Überwachung und Benachrichtigungen.
• Ein Rezept kann eine mehrstufige Konversation mit Schaltflächen, Formularen und Genehmigungen abwickeln.
• Funktioniert sowohl in Slack als auch in Microsoft Teams.
• Governance und Konnektoren stammen von der übergeordneten Workato-Plattform.

Nachteile:

• Ist nur sinnvoll, wenn Sie Workato bereits nutzen oder den Kauf planen.
• Keine öffentlich zugänglichen Preise; die Kosten hängen von Ihrem Vertrag und der Nutzung der Aufgaben ab.
• Das Erstellen guter Befehle erfordert Kenntnisse im Erstellen von „Rezepten“, nicht nur eine Eingabeaufforderung.
• Die Funktionen von Teams und Slack unterscheiden sich, und die meisten detaillierten Dokumentationen konzentrieren sich auf Slack.

Wie Workbot im Vergleich abschneidet

• Workato: die Automatisierungsplattform, auf der Workbot läuft.
• Slack Workflow Builder: Slacks eigene No-Code-Workflows, die für Aufgaben direkt in Slack einfacher und kostengünstiger sind.
• Microsoft Copilot Studio: Microsofts Agent-Builder für Teams und das Web.
• Microsoft Power Automate: Flows und Genehmigungsabläufe, deren Ergebnisse in Teams veröffentlicht werden.
• Zapier und Make: Leichtere Automatisierungstools mit Schritten für Slack und Teams.
• Tray.ai und n8n: weitere Automatisierungsplattformen, die Chatbots steuern können.
• Voiceflow: Ein Builder für kundenorientierte KI-Agenten statt für interne ChatOps.

Lohnt sich Workbot?

Workbot lohnt sich für Unternehmen, die bereits Workato einsetzen und möchten, dass ihre Mitarbeiter diese Automatisierungen direkt aus Slack oder Teams nutzen: Genehmigungen, Abfragen, Benachrichtigungen und Serviceanfragen, ohne den Chat verlassen zu müssen. Es ist kein Grund, Workato allein dafür zu kaufen, und Teams, die eine schlankere Lösung für einfache In-Chat-Workflows suchen, sind mit dem Slack Workflow Builder oder Power Automate besser bedient. Wenn Sie Hilfe bei der Gestaltung von Workbot-Befehlen oder den dahinterstehenden „Rezepten“ benötigen, können Ihnen die Automatisierungsagenturen und Entwickler auf LowCodeDevs helfen.

Quellen

• Workbot-Übersicht, Workato-Dokumentation: Plattformen und wichtigste Anwendungsfälle.
• Workbot-Befehle, Workato-Dokumentation: Befehlssyntax, Parameter und der Auslöser „Neuer Befehl“.
• Block Kit, Modals und Warten auf Benutzeraktionen, Workato-Dokumentation: Rich Messages und mehrstufige Abläufe in Slack.
• Workbot-Trigger für Slack, Workato-Dokumentation: der „New“-Ereignis-Trigger.
• Ankündigung von Workbot für Slack, Workato: Einführung im Januar 2016.
• Workbot für Microsoft Teams, Workato Product Hub: Teams-Befehle.
• Abrechnung und Nutzung, Workato-Dokumentation: das nutzungsbasierte Abrechnungsmodell.
• Workato-Preise, Latenode und Costbench: Preisschätzungen von Drittanbietern.