Ninox

Dieser Ninox-Testbericht behandelt die Einsatzbereiche der Ninox-Datenbank, ihre wichtigsten Funktionen, die Preise von Ninox, den Vergleich zwischen der Ninox-Cloud und den nativen Apps, die Installation von Ninox und den Import von Daten, die Stärken und Schwächen des Produkts sowie den Vergleich mit anderen Tools. Ninox ist eine relationale Datenbank mit einem visuellen Builder: Sie erstellen Tabellen und verknüpfte Felder, entwerfen Formulare per Drag-and-Drop und fügen Logik mithilfe von Triggern und einer Skriptsprache hinzu, wenn die integrierten Optionen nicht ausreichen. Die Ninox Software GmbH wurde 2013 in Berlin gegründet und betreibt ihre öffentliche Cloud auf AWS-Servern in Deutschland.

Wofür wird Ninox verwendet?

Ninox wird eingesetzt, um Tabellenkalkulationen und Standardsoftware durch eine maßgeschneiderte Geschäftsanwendung zu ersetzen. Typische Anwendungsbeispiele sind Kundenmanagement, Angebotserstellung und Rechnungsstellung, Bestandsverwaltung, Projekt- und Aufgabenverfolgung, Veranstaltungsplanung, Mitglieder- und Buchungsdaten sowie interne Anfragen. Die Nutzer reichen von Freiberuflern bis hin zu Abteilungen größerer Unternehmen, die eine Software suchen, die sich ihren Prozessen anpasst – und nicht umgekehrt.

Eine typische App beginnt mit einigen Tabellen, zum Beispiel „Kunden“, „Projekte“ und „Aufgaben“, die über Eins-zu-Viele- und Viele-zu-Viele-Beziehungen miteinander verknüpft sind. Formulare zeigen die Details eines Datensatzes an, Ansichten listen die Daten auf und filtern sie, und generierte PDF-Dateien wandeln die Daten in Angebote oder Berichte um. Sie können Datensätze Teammitgliedern zuweisen, den Fortschritt jeder Aufgabe verfolgen und Bilder sowie Dateien anhängen. Da es sich um eine echte relationale Datenbank handelt, kann ein Kunde mit vielen Projekten verknüpft sein – genau hier stößt eine Tabellenkalkulation an ihre Grenzen.

Wichtigste Funktionen

• Tabellen, Felder und verknüpfte Datensätze: Definieren Sie Ihre Datenbankschemata visuell mit Feldtypen wie Text, Zahlen, Datumsangaben, Auswahllisten, Bildern und Dateien, Formelfeldern sowie Verknüpfungen zwischen Tabellen.
• Formulare und Ansichten: Drag-and-Drop-Formulare zur Dateneingabe sowie Tabellen-, Kanban-, Kalender- und Diagrammansichten für dieselben Daten.
• Trigger und Skripting: Trigger-basierte Aktionen werden bei Ereignissen wie einem neuen oder geänderten Datensatz ausgeführt, und die Ninox-Skriptsprache (NX, ähnlich wie JavaScript) ermöglicht das Hinzufügen benutzerdefinierter Geschäftslogik ohne umfassende Programmierung (Ninox-Nutzerblog).
• Dokumente und E-Mail: Erstellen Sie Verträge, Rechnungen und Berichte aus Ihren Daten und versenden sowie verfolgen Sie diese über die integrierte E-Mail-Anbindung für Gmail und Outlook.
• KI: Beschreiben Sie Ihre Anforderungen in einfacher Sprache, und die KI hilft Ihnen beim Erstellen der App; die Anzahl der KI-Eingabeaufforderungen hängt vom Tarif ab.
• Zusammenarbeit und Zugriff: Echtzeit-Aktualisierungen und -Synchronisierung für das gesamte Team, datenbezogene Benachrichtigungen sowie rollenbasierter Zugriff, sodass Nicht-Admin-Benutzer nur Zugriff auf das erhalten, was sie benötigen.
• Sicherheit: Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt; die Cloud ist nach ISO 27001 zertifiziert und DSGVO-konform (Ninox-Plattform).
• API und Integrationen: Eine REST-API mit einem monatlichen Kontingent an Aufrufen pro Tarif zur Anbindung von Ninox an andere Tools sowie Zapier für Automatisierungen. Vorlagen für CRM und Projektmanagement helfen Ihnen beim Einstieg.

Preise für Ninox

Die Preise für Ninox gelten pro Benutzer und Monat. Die folgenden Tarife stammen von der Ninox-Preisseite vom September 2026, sind in Euro angegeben und werden jährlich abgerechnet.

• Kostenlos: 0 € für bis zu 5 Nutzer, 100 MB Speicherplatz, bis zu 5.000 Datensätze, 1.000 API-Aufrufe pro Monat und 100 erstellte Dokumente pro Monat, mit begrenzten KI-Eingabeaufforderungen. Keine Kreditkarte erforderlich.
• Team: 25 € pro Nutzer und Monat. 5 GB Speicherplatz und 50.000 Datensätze pro Nutzer, 10.000 API-Aufrufe pro Nutzer und Monat, 1.000 Dokumente und 1.000 E-Mails pro Nutzer und Monat sowie 30 Tage Änderungsverlauf.
• Business: 40 € pro Benutzer und Monat. 10 GB Speicherplatz und 250.000 Datensätze pro Benutzer, 50.000 API-Aufrufe pro Benutzer und Monat, 5.000 Dokumente und E-Mails pro Benutzer und Monat, unbegrenzte Änderungshistorie und erweiterte KI-Befehle.
• Enterprise: Preis auf Anfrage, mit Optionen für Sicherheit, Governance und Compliance sowie dediziertem Support.

Eine kostenseitige Überraschung ist, dass jede Person, die in der Ninox-Cloud arbeitet, einen Lizenzplatz benötigt und die Limits für Datensätze, Dokumente, E-Mails und API-Aufrufe pro Benutzer gelten. Ein Team, das viele Rechnungen erstellt oder die API von anderen Tools aus aufruft, sollte diese Kontingente prüfen, bevor es sich für „Team“ statt „Business“ entscheidet.

Ninox Cloud vs. die nativen Apps

Ninox läuft im Browser und als native Apps für Desktop, Tablet und Smartphone. Laut der Dokumentation von Ninox können die Apple-Apps eine Datenbank lokal speichern oder sie über iCloud auf mehreren Geräten synchronisieren – bis zu fünf mit derselben Apple-ID –, ohne dass ein Cloud-Abonnement erforderlich ist. Das macht Ninox zu einer praktischen Datenbank für Personen, die alleine arbeiten. Um gemeinsam mit anderen an denselben Daten zu arbeiten, benötigen Sie die Ninox-Cloud und eine Lizenz für jeden Nutzer.

Ninox installieren und Daten importieren

Um Ninox zu installieren, laden Sie die App aus dem App Store oder von Google Play herunter oder registrieren Sie sich im Browser und beginnen Sie mit einer Vorlage oder einer leeren Datenbank. Durch den Import einer Tabellenkalkulation oder einer CSV-Datei wird aus Ihren vorhandenen Daten eine Tabelle erstellt, und eine auf einem Gerät erstellte Datenbank kann später in die Cloud verschoben werden. Richten Sie zunächst die Tabellen und Verknüpfungen ein, erstellen Sie dann Formulare und fügen Sie schließlich Auslöser für Ereignisse und Aufgaben hinzu. Bitten Sie Ihr Team frühzeitig um Feedback, da spätere Änderungen an der Datenstruktur mit mehr Aufwand verbunden sind.

Wo Ninox glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Eine echte relationale Datenbank, mit der auch Nicht-Entwickler arbeiten können.
• Native Apps für Desktop und Mobilgeräte, mit einer kostenlosen lokalen Option für Einzelbenutzer.
• Integrierte Dokumente, E-Mail und Trigger, sodass für Angebote und Nachfassaktionen keine zusätzlichen Tools erforderlich sind.
• Hosting in Deutschland mit ISO 27001- und DSGVO-Konformität, was für europäische Teams wichtig ist.

Nachteile:

• Komplexe Logik erfordert die Skriptsprache Ninox, deren Erlernen etwas Aufwand erfordert.
• Weniger native Integrationen als bei Airtable; die meisten Verbindungen laufen über die API.
• Die Beschränkungen für Datensätze, Dokumente und API-Aufrufe gelten pro Benutzer, sodass eine intensive Nutzung den Wechsel zum Business-Tarif erforderlich macht.
• Das Design der Formulare ist eher funktional als ausgefeilt.

Wie Ninox im Vergleich abschneidet

• Airtable: eine Datenbank im Tabellenkalkulationsstil mit mehr Integrationen, jedoch ohne lokale Offline-Option.
• Claris FileMaker: die seit langem etablierte Desktop-Datenbank, leistungsfähiger und teurer.
• Knack: eine Online-Datenbank mit einem Portal-Builder für Kunden.
• Baserow und NocoDB: Open-Source-Datenbanken, die Sie selbst hosten können.
• Caspio: eine Online-Datenbank für Web-Apps und Formulare.
• Quickbase und Kintone: Plattformen für Unternehmensanwendungen für größere Teams.
• Microsoft Power Apps: die erste Wahl für Teams, die Microsoft 365 nutzen.

Lohnt sich Ninox?

Ninox lohnt sich für Teams, denen Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen und die eine eigene Unternehmenssoftware für Kunden, Abrechnungen oder Arbeitsabläufe benötigen, ohne einen Entwickler beauftragen zu müssen. Mit dem kostenlosen Tarif und den lokalen Apps können Sie die Lösung mit echten Daten testen. Weniger geeignet ist es für Teams, die auf zahlreiche Integrationen von Drittanbietern angewiesen sind, eine große, öffentlich zugängliche App benötigen oder keine Skriptsprache für komplexe Regeln erlernen möchten. Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl von Ninox oder der Erstellung Ihrer App benötigen, können die Low-Code-Agenturen und Entwickler auf LowCodeDevs diese Aufgabe übernehmen.

Quellen

• Ninox-Preise: Tarife, Preise und Begrenzungen pro Benutzer.
• Ninox-Plattform: Funktionen, Sicherheit und Hosting.
• Ninox, Mac-App und iCloud: Lokale und iCloud-Datenbanken sowie die Cloud für Teams.
• Ninox für Mac im Test, Macworld: Testbericht aus dem Jahr 2022 zur Mac-App, aus der Zeit, bevor die Mac-App kostenlos wurde.
• Was ist die Ninox-Datenbank?, Ninox-Nutzerblog: das relationale Modell, Skripte und Trigger.