Kintone

Dieser Kintone-Testbericht befasst sich mit den Einsatzbereichen von Kintone, den wichtigsten Funktionen, den Preisen, der Funktionsweise, den Stärken und Schwächen sowie dem Vergleich mit anderen Plattformen. Kintone ist ein Cloud-Dienst des japanischen Softwareunternehmens Cybozu. Er ermöglicht es Geschäftsanwendern, Apps für Vertriebsdaten, Kundendaten, Anfragen und Aufgaben zu erstellen, und bündelt die Daten, den Workflow sowie die Diskussionen zu jedem Datensatz an einem Ort. Laut dem Hilfezentrum von Cybozu können Sie „ganz einfach auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Systeme erstellen, auch wenn Sie keine Kenntnisse in der Systementwicklung haben“.

Wofür wird Kintone verwendet?

Kintone wird zur Verwaltung von Geschäftsprozessen eingesetzt: Es ersetzt Tabellenkalkulationen, E-Mail-Verläufe und Papierformulare durch kleine Geschäftsanwendungen, die ein Team gemeinsam nutzen kann. Typische Anwendungsbereiche sind Kundeninformationen und einfaches CRM, Projektverfolgung, Anfrage- und Ticketprotokolle für den Kundenservice, Bestandsverwaltung, Qualitätsprüfungen, Genehmigungen und Spesenanträge. Mitarbeiter aus den Bereichen Betrieb, Vertrieb und Marketing nutzen es, um Aufgaben und Projekte zu verfolgen, benutzerdefinierte Workflows einzurichten und eine gemeinsame Datenquelle anstelle vieler Kopien zu pflegen.

Es eignet sich am besten für Teams, die bereits bestehende Geschäftsprozesse optimieren möchten, nicht jedoch für die Entwicklung von Software für Kunden. Laut Kintone nutzen weltweit mehr als 42.000 Unternehmen die Plattform, darunter viele mittelständische Unternehmen und Abteilungen innerhalb größerer Konzerne.

Wichtigste Funktionen

• Apps und Felder: Erstellen Sie eine App von Grund auf neu, aus einer Tabellenkalkulation oder anhand einer von über 50 Vorlagen, und fügen Sie dann Felder wie Text, Zahlen, Datumsangaben, Dropdown-Menüs, Anhänge, Benutzerauswahlfelder und Nachschlagefelder per Drag-and-Drop in andere Apps ein.
• Ansichten und Diagramme: Listen-, Kalender- und benutzerdefinierte Ansichten mit Filtern sowie Diagramme und Zusammenfassungen, um sich einen umfassenden Überblick über Ihre Daten zu verschaffen.
• Prozessmanagement: Definieren Sie Status, Bearbeiter und Genehmigungsschritte mit Verzweigungskriterien, sodass jeder Datensatz einen Workflow durchläuft, der zu Ihrer Arbeitsweise passt.
• Zugriffskontrolle: Legen Sie fest, wer jede App, jeden Datensatz und jedes Feld anzeigen und bearbeiten darf. Dies schützt die Datenintegrität, wenn viele Benutzer eine Datenbank gemeinsam nutzen. Das Trust Center von Kintone listet die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 und die HIPAA-Konformität auf.
• Bereiche und Threads: In Team-Bereichen finden Diskussionen direkt neben den zugehörigen Apps und Datensätzen statt. In Gastbereichen können Sie mit externen Mitgliedern wie Kunden oder Lieferanten zusammenarbeiten.
• Nachrichten und Benachrichtigungen: Kommentieren Sie Datensätze, erwähnen Sie Personen und lassen Sie sich benachrichtigen, wenn sich Daten ändern.
• Plugins, JavaScript und API: Erweitern Sie Apps mit Kintone-Plugins, Anpassungen mittels JavaScript und CSS sowie einer REST-API für die Integration mit anderen Systemen wie Buchhaltungs- oder ERP-Software.
• Mobile Apps: Greifen Sie über Ihr Smartphone auf Datensätze zu und aktualisieren Sie diese.

Preise für Kintone

Laut der Kintone-Preisseite (Stand: September 2026) bietet Kintone einen Tarif mit allen Funktionen an:

• 24 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei einer Mindestanzahl von 5 Benutzern (120 US-Dollar pro Monat).
• Bis zu 900 Apps und 300 Bereiche, 50.000 API-Aufrufe pro Tag und 5 GB Speicherplatz pro Benutzer.
• Prozessmanagement, JavaScript-Anpassungen und Kintone-Plugins sind enthalten.
• Eine 30-tägige kostenlose Testversion mit allen Funktionen.
• Sonderkonditionen für gemeinnützige Organisationen gemäß 501(c)(3), Bildungseinrichtungen und Behörden auf Anfrage.

Es gibt keinen kostenlosen Tarif. Beachten Sie, dass der Preis für jeden Nutzer, der sich anmeldet, gleich ist – unabhängig davon, ob er Apps erstellt oder diese nur nutzt. Ein unerwarteter Kostenfaktor ist die Mindestanzahl von 5 Nutzern: Ein Team aus zwei Personen zahlt dennoch für fünf Lizenzen. Viele Unternehmen nutzen zudem Plugins von Drittanbietern, die von deren Anbietern separat abgerechnet werden.

So funktioniert Kintone: Erstellung von Geschäftsanwendungen

Sie beginnen mit der Erstellung einer App. Importieren Sie eine Tabelle, wählen Sie eine Vorlage aus oder fangen Sie ganz von vorne an. Ziehen Sie dann per Drag & Drop Felder auf das Formular und legen Sie das Layout fest. Als Nächstes legen Sie Zugriffsrechte fest und, falls erforderlich, einen Prozess mit Status und Genehmigungen. Anschließend fügen Sie Ansichten und Diagramme hinzu und teilen die App in einem Bereich, in dem Ihr Team Datensätze besprechen kann. Kintone beschreibt dies als drei wesentliche Schritte: Apps erstellen, Prozesse einrichten und in Bereichen zusammenarbeiten. Die Bedienung ist leicht zu erlernen: Eine einfache erste App kann noch am selben Tag fertig sein, und Sie können sie im Laufe der Zeit an sich ändernde Anforderungen anpassen, ohne auf einen Entwickler warten zu müssen. Diese Flexibilität ist der Hauptgrund, warum Teams eine No-Code-Plattform einer maßgeschneiderten Software vorziehen.

Zusammenarbeit, Kommunikation und Datenintegrität

Kintone verbindet eine Datenbank mit der Zusammenarbeit im Team. Jede App und jeder Datensatz verfügt über einen eigenen Kommentar-Thread, sodass die Kommunikation zu einer Aufgabe direkt neben den Daten stattfindet und nicht per E-Mail. Nutzer können Kollegen erwähnen, Nachrichten senden und später auf frühere Diskussionen zurückgreifen. Bereiche gruppieren die Apps, Threads und Personen eines Teams oder Projekts, und Gastbereiche ermöglichen die Einbindung externer Mitglieder. Berechtigungen pro App, Datensatz und Feld schützen die Datenintegrität: Ein Vertriebsmitarbeiter kann beispielsweise einen Geschäftsabschluss bearbeiten, nicht jedoch das Feld „Rabatt“. Für ein Unternehmen, das viele Abteilungen verwalten muss, ist es diese Mischung aus Struktur und Diskussion, die Kintone von einer einfachen Online-Datenbank unterscheidet.

Ist Kintone ein CRM?

Kintone ist kein reines CRM, wird aber von vielen Teams als solches genutzt. Sie können eine App für Kundeninformationen erstellen, diese mit Geschäften und Supportanfragen verknüpfen und einen Vertriebsprozess mit Statusangaben hinzufügen. Das Ergebnis ist ein flexibles, maßgeschneidertes CRM, das zu Ihrem Unternehmen passt. Es fehlen integrierte Funktionen für E-Mail-Marketing, Lead-Scoring und Prognosen, die spezielle CRM-Software bietet.

Wo Kintone glänzt – und wo es Schwächen zeigt

Stärken:

• Auch für technisch weniger versierte Nutzer ist es einfach, Datenbank-Apps und Workflows zu erstellen, und die Einrichtung einer ersten App nimmt nur wenig Zeit in Anspruch.
• Daten, Workflows und Diskussionen befinden sich an einem Ort.
• Fein abgestufte Berechtigungen und Gastbereiche für die externe Zusammenarbeit.
• Ein Tarif mit allen Funktionen und eine 30-tägige Testphase.

Nachteile:

• Die Mindestanzahl von 5 Nutzern macht die Lösung für sehr kleine Teams kostspielig.
• Die Layout- und Designoptionen sind im Vergleich zu App-Baukästen eher einfach gehalten.
• Für fortgeschrittene Anpassungen sind JavaScript oder kostenpflichtige Plugins erforderlich.
• Die Berichterstellung ist einfacher als bei einem BI-Tool.

Wie schneidet Kintone im Vergleich ab?

• Airtable: eine Datenbank im Tabellenkalkulationsstil mit mehr Ansichten und Vorlagen.
• Quickbase: No-Code-Apps für Unternehmen, die sich an Betriebsteams richten – zu einem höheren Preis.
• Smartsheet: Tabellenkalkulationsbasiertes Projekt- und Arbeitsmanagement.
• Knack und Caspio: Online-Datenbank-Apps mit öffentlichen Webportalen.
• Microsoft Power Apps: die Microsoft 365-Option mit Dataverse.
• AppSheet: Googles No-Code-App-Builder für Workspace-Nutzer.
• TrackVia und Ninox: weitere No-Code-Datenbankplattformen für Unternehmensanwendungen.

Lohnt sich Kintone?

Kintone lohnt sich für Teams ab fünf Personen, die ihre Geschäftsprozesse aus Tabellenkalkulationen und E-Mails in gemeinsame Apps verlagern möchten, in denen Genehmigungen, Berechtigungen und Diskussionen an einem Ort zusammengefasst sind. Der Einheitspreis lässt sich einfach in das Budget einplanen. Für Ein- oder Zweipersonenteams, für kundenorientierte Apps oder wenn Sie ein aufwendiges Design benötigen, ist Kintone weniger geeignet. Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung von Kintone oder der Anbindung an andere Systeme benötigen, können die Low-Code-Agenturen und Entwickler auf LowCodeDevs dies übernehmen.

Quellen

• Kintone-Preise: Tarife, Preise, Mindestanzahl an Nutzern, Limits und Testversion.
• Was ist Kintone? (Kintone-Hilfe): Apps, Datensätze, Prozesse, Bereiche, Plugins und API.
• Eine App von Grund auf erstellen (Kintone-Hilfe): Die Schritte zur App-Erstellung.
• Schnelle Anwendungsentwicklung mit Kintone: Überblick über die No-Code-Plattform.
• Kintone-Alternativen, Software-Finder: Eine Liste von Alternativen.